soms is uw factuur de laatste communicatie die u met uw klant heeft en het is erg belangrijk om blijvende indruk achter te laten. Bij ProfitBooks, we hebben gezien veel bedrijven lijden aan late betalingen als gevolg van onjuiste factuur betalingstermijnen. In deze post, Ik heb uitgelegd hoe u factuur betalingsvoorwaarden die u kunnen helpen sneller betaald schrijven.,
een betalingstermijn geeft het aantal dagen aan dat de cliënt ter beschikking staat om te betalen voor de goederen of diensten die door de leverancier zijn geleverd. Elk bedrijf vereist een stabiel werkkapitaal om zijn operationele uitgaven zoals Salaris, logistiek enz. te voldoen. evenals fondsen voor verdere expansie. Betalingsachterstanden kunnen de cashflow verstoren, wat resulteert in een tekort aan contant geld dat nodig is om grondstoffen te kopen om de eindproducten te produceren en / of het bedrijf te laten groeien door middel van overname of fusie., Dit is vooral een uitdaging voor kleine bedrijven of start-ups die zich de betalingsachterstand niet kunnen veroorloven. Daarom is er behoefte aan optimale betalingstermijnen en duidelijkheid in de weergave van betalingstermijnen op facturen.
hier zijn 5 tips voor het schrijven van effectieve betalingsvoorwaarden voor facturen
1) Factuurformulering
Het is belangrijk om beleefd en professioneel over te komen tijdens het opstellen van uw factuur. Vriendelijke zinnen als’ please make the payment on time’,’ vriendelijk betalen uw factuur binnen XX days ‘en’ Thank you for making our service ‘ kan de betalingskans verhogen met meer dan 5 procent., Beleefdheid creëert een positief imago van het bedrijf en verhoogt de kans op het krijgen van betaald op tijd.
2) gespecificeerde lay-out
Een gedetailleerde beschrijving van de factuurposten, bv. Datum van ontvangst van de goederen, beschrijving van de geleverde goederen, prijs per eenheid, totale prijs, belastingbedrag enz. zorgt ervoor dat de verkoper duidelijk is waar hij of zij voor betaalt en dat de factuur meer kans maakt op tijdige betaling. Ook is het belangrijk om met de klant na te gaan wat alle gegevens verplicht zijn en op de factuur moeten worden vermeld om weigering van de factuur en betalingsachterstand te voorkomen., Veel leveranciers hebben specifieke eisen zoals het verstrekken van inkoopordernummer, factuur om aandacht te worden gemaakt voor een bepaalde persoon of afdeling, factuur naar / schip naar adressen etc. op de kopie van de factuur. Niet-naleving van deze specificaties kan een negatief effect hebben op tijdige betalingen.
3) dagen vs.Net
terwijl termen als net 30 of net 45 gebruikelijk zijn in zakelijke taal, zijn ze echter minder populair onder degenen die een beperkt begrip hebben van financiële terminologieën. Termen als’ opeisbaar ‘ zijn vaag en zijn onderworpen aan de eigen interpretatie., Het gebruik van woorden als ‘dagen’ in plaats van ‘netto’ en het opnemen van specifieke betalingstermijnen zoals ‘Due in 60 days’ hebben een beter vooruitzicht om door te dringen tot de klant met verhoogde kansen op tijdige betalingen.
4) Hint van een te late vergoeding
Het is een goed idee om de impact van te late betaling te herhalen door een notitie op de factuur te plaatsen met betrekking tot de toepasselijkheid van een te late vergoeding in het geval de betaling de vervaldatum overschrijdt. Dit voegt urgentie toe aan de factuur en legt de taak van tijdige betaling op aan de klant., Het toevoegen van een late vergoeding waarschuwing kan een snellere betaling beïnvloeden door het opleiden van de klant over de gevolgen van het betalen van te laat en het vergemakkelijken van de prioritering van deze facturen ten opzichte van andere lopende rekeningen.
5) betalingsbeleid met korte termijn
hoewel langere betalingstermijnen voor weinig cliënten haalbaar zijn, is het toch raadzaam dat u met cliënten voor kortere betalingstermijnen zoals 15 of 30 dagen onderhandelt terwijl u uw relatie met de cliënten tot stand brengt. Een kortere betalingstermijn zorgt voor een snellere cashflow en voldoende werkkapitaal om aan uw bedrijfsvereisten te voldoen.,
optimale betalingsvoorwaarden
hoewel verschillende bedrijven hun eigen aangepaste betalingsvoorwaarden hebben in overeenstemming met hun type bedrijf en kapitaalvereisten, zijn er toch weinig gemeenschappelijke betalingstermijnen voor facturen die als industriestandaarden worden beschouwd. Bekijk deze betalingsvoorwaarden en hun betekenis.,
- de Netto-7 – Betaling binnen 7 dagen na factuurdatum
- Netto 10 – Betaling in 10 dagen na factuur datum
- Netto 30 – Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum
- de Netto-60 – Betaling binnen 60 dagen na factuurdatum
- de Netto-90 – Betaling in 90 dagen vanaf de factuurdatum
- Onder rembours te laten leveren
- CIA – Cash Advance
- PIA – Vooruitbetaling
- 1% 10 Netto-30 – de Klant in aanmerking komt voor 1% korting bij betaling binnen 10 dagen., Volledige betaling is vereist na 10 dagen en de totale vervaldatum is 30 dagen vanaf de factuurdatum
- Contra Betaling-Betaling van de klant wordt verrekend met leveringen gekocht van de klant
nu we de kunst van het schrijven van effectieve betalingstermijnen voor facturen hebben begrepen, laten we kijken naar enkele manieren om de betalingsontvangstcyclus te verkorten:
1) methode voor het indienen van facturen
in het verleden was snail mail de meest geprefereerde optie om facturen naar klanten of leveranciers te verzenden., Echter, de valkuil van deze aanpak is dat vaak, facturen misplaatst in transit en dit wordt niet gerealiseerd totdat op dat moment is er een betalingsachterstand of een herinnering wordt verzonden naar de klant. Een alternatief hiervoor is e-invoicing, waarbij leveranciers eenvoudig kunnen inloggen op een portal, hun facturen uploaden en hun facturen online kunnen indienen. Leveranciers en leveranciers / klanten zullen een bericht ontvangen na succesvolle indiening waardoor een betere controle over het hele proces. De andere optie is om facturen uit te geven via e-mail., Beide opties zijn papierloos, snel, kosteneffectief, gemakkelijk te volgen en handig voor beide partijen.
2) KORTING voor vervroegde betaling
iedereen houdt van incentives en uw klanten zijn niet anders. Het toestaan van een korting voor vroege betaling kan klanten motiveren om prioriteit te geven aan uw rekeningen over anderen en betalen ze van tevoren. Het is gebruikelijk om een korting van 1% of 2% op het totale factuurbedrag aan te bieden als de factuur binnen een bepaalde termijn wordt betaald die voor de vervaldatum ligt. Bijv. 1% 10 – net 30., Dit is een win-win voor zowel als de klant kan genieten van een gereduceerd tarief, terwijl de leverancier kan profiteren van op tijd betalingen.
3) meerdere betalingsopties
Dit is het tijdperk van digitaal bankieren en consumenten stappen steeds meer af van de traditionele aanpak van contante of cheque-betaling naar online bankieren. Betalingsopties zoals EFT (Electronic Fund Transfer) en Debit / Credit payment zijn sneller en veiliger omdat ze u helpen sneller betaald te worden en de kans op fraude te verminderen., Het is verstandig om online betalingsopties in uw facturen op te nemen als klanten meer geneigd zijn om toegang te krijgen tot een betalingslink om betaling te doen terwijl op het werk of binnen het comfort van hun huizen, in plaats van de bank te bezoeken om contant geld of cheque te storten.
leer hoe u de knop ‘Nu Betalen’ op facturen kunt toevoegen door een betaalgateway te integreren.,
4) rationalisering van de betalingstermijn
periodieke rationalisering van inconsistente betalingstermijnen is een goede techniek om overbodige betalingstermijnen vast te stellen en te elimineren die vatbaar zijn voor betalingsachterstanden en die niet overeenkomstig het oorspronkelijke contract op elkaar zijn afgestemd. Een kortere betalingstermijn kan uw werkkapitaal verbeteren, terwijl een langere termijn gunstig is voor de klant. Bij een rationalisering van de betalingstermijn wordt gekeken naar het in evenwicht brengen van beide aspecten en het kiezen voor een optimale en haalbare termijn.,
5) vroegtijdige betalingsherinneringen
Een effectieve incassostrategie, kunt u overwegen om betalingsherinneringen automatisch in te stellen enkele dagen voor de werkelijke vervaldatum. Vaak klanten niet te laat te betalen opzettelijk, maar zijn te laat als ze de neiging om te vergeten gezien het feit dat ze te veel facturen bij de hand. Automatische herinneringen kunnen fungeren als een vriendelijk duwtje voor deze klanten en tijdige betaling te vergemakkelijken als ze de vervaldatum van de factuur te benaderen.,
6) tijdige facturering
Het is belangrijk om uw factuur te genereren zodra de bestelling wordt geleverd, in plaats van te wachten tot de leverancier de betaling gaat najagen. Het hebben van een gedefinieerde factureringsdatum samen met een vaste betaaldatum is nuttig voor uw klanten om de komende factureringscyclus te voorspellen en tijdig betalingen te doen. Het plannen van een vervaldatum die dichter bij de betaling van de klant run is een slimme manier om te zorgen voor snelle en snelle betalingen.,
7) het bevorderen van een gezonde relatie met klanten een goede verstandhouding en proactieve communicatie helpt bij het oplossen van betalingsgerelateerde problemen met klanten. Heb een transparante en openhartige discussie met de klant wanneer u een trend van terugkerende betalingsachterstanden opmerkt. Een gezonde relatie kan een constructieve discussie tussen de twee partijen vergemakkelijken om de onderliggende redenen voor vertraagde betaling te begrijpen en tot een constructieve conclusie te komen om het probleem snel aan te pakken.,
8) het handhaven van strikte betalingstermijnen
terwijl een incidentele ontheffing aanvaardbaar zou kunnen zijn om relaties op te bouwen, is het echter geen goede praktijk om respijtperiodes aan de klanten te blijven aanbieden omdat zij geneigd zijn zelfgenoegzaam te worden en de neiging hebben om hun facturen voortdurend te laat te betalen. Het is van essentieel belang dat u hen laat weten dat de betalingsvoorwaarden zijn vastgesteld, tenzij formeel aangegeven en late betalingen leiden tot boetes inclusief en tot opschorting van eventuele nieuwe orderafhandeling tot het moment dat de achterstallige betaling is gerealiseerd.,
9) wekelijkse reconciliatie
Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van alle onbetaalde facturen, zowel lopende als achterstallige, door het uitvoeren van een wekelijkse reconciliatie van uw rekeningen vorderingen. Dit zal u helpen potentiële late betalingen te identificeren, zodat u tijdig follow-ups kunt starten om betalingen op tijd uit te lokken.,
10) het aanvragen van een vooruitbetaling
niet geheel geschikt voor kleine bestellingen, deze aanpak is het meest geschikt voor bulkorders waarbij u de klant kunt verzoeken om een forfaitaire vooruitbetaling te doen bij het begin van het project met een belofte om het resterende bedrag na voltooiing van de bestelling af te wikkelen. Dit zal u beschermen tegen mogelijke verliezen en ook het verbeteren van uw cashflow.
Final Notes
het schrijven van perfecte betalingsvoorwaarden voor facturen kan lastig zijn. Met behulp van een gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware kan u helpen dit te automatiseren., ProfitBooks biedt bijvoorbeeld verschillende factuursjablonen en opties om betalingsvoorwaarden voor facturen in te stellen. Zodra het is setup, U kunt stoppen met zorgen te maken over het en zich richten op het krijgen van betaald sneller.
begin nu met het maken van mooie facturen met ProfitBooks