Vraag elke professionele atleet of bedrijfsleider hoe ze succesvol werden, en zij zullen u vertellen dat ze een proces onder de knie hebben. Door uit te zoeken welke gewoonten tot succes leidden en welke niet, konden ze hun efficiëntie, effectiviteit en productiviteit op het werk verbeteren.
maar het implementeren van een proces in een bedrijf, afdeling, of zelfs een team is een heel ander dier dan het slijpen van uw eigen persoonlijke proces., Met zoveel bewegende delen, hoe volg je elk aspect van het proces van uw bedrijf, en, uitdagender maar belangrijk dan dat, hoe verfijn je het?
al bijna 50 jaar zijn gegevensstroomdiagrammen een van de meest eenvoudige en effectieve hulpmiddelen voor organisaties om nieuwe processen of systemen te begrijpen, perfectioneren en implementeren. Het zijn visuele representaties van uw proces of systeem, dus ze maken het gemakkelijk te begrijpen en snoeien.
voordat we ingaan op hoe data flow diagrammen u kunnen helpen bij het verfijnen van een van uw bedrijf systemen of processen, maar laten we gaan over wat het precies is.,
Wat is een data flow diagram (DFD)?
een gegevensstroomdiagram, of een DFD, is een visuele weergave van de informatiestroom van een proces of systeem. Door de gegevensstroom van uw proces of systeem in kaart te brengen, helpen DFD ‘ s u uw proces of systeem beter te begrijpen, de knikken ervan te ontdekken, te verbeteren en kunnen ze u zelfs helpen een nieuw proces of systeem te implementeren. DFDs kan variëren van eenvoudige overzichten tot complexe, gedetailleerde displays van een proces of systeem.,
DFD ‘ s werden populair in de jaren 1970 en zijn in staat geweest om hun wijdverbreide gebruik te behouden door gemakkelijk te begrijpen. Visueel weergeven hoe een proces of systeem werkt kan de aandacht van mensen vasthouden en complexe concepten beter uitleggen dan tekstblokken kunnen, zodat DFD’ s in staat zijn om bijna iedereen te helpen de logica en functies van een systeem of proces te begrijpen.
Er zijn twee typen DFD ‘ s: logisch en fysiek. Logische diagrammen geven het theoretische proces weer van het verplaatsen van informatie door een systeem, zoals waar de gegevens vandaan komen, waar het naartoe gaat, hoe het verandert en waar het eindigt.,
fysieke diagrammen laten u het praktische proces zien van het verplaatsen van informatie door een systeem, zoals hoe de specifieke software, hardware, bestanden, werknemers en klanten van uw systeem de stroom van informatie beïnvloeden.
u kunt logische of fysieke diagrammen gebruiken om dezelfde informatiestroom te beschrijven of u kunt ze samen gebruiken om een proces of systeem op een meer gedetailleerd niveau te begrijpen. Maar voordat u een DFD kunt gebruiken om de informatiestroom van uw systeem of proces te begrijpen, moet u de standaardnotaties of symbolen kennen die worden gebruikt om het te beschrijven.,
Data Flow diagramsymbolen
Data Flow diagramsymbolen zijn gestandaardiseerde notaties, zoals rechthoeken, cirkels, pijlen en labels met korte tekst, die de gegevensstroomrichting van een systeem of proces, gegevensinvoer, gegevensuitgangen, gegevensopslagpunten en de verschillende subprocessen beschrijven.
Yourdon & Coad en Gene & Sarson zijn de twee belangrijkste notatiemethoden die in DFD ‘ s worden gebruikt, en ze gebruiken beide vormen en labels om de vier belangrijkste elementen van een DFD weer te geven — externe entiteit, proces, gegevensopslag en gegevensstroom.,
Picture Credit: Lucidchart
1. Externe entiteit
een externe entiteit, die ook wel terminators, bronnen, sinks of actors worden genoemd, is een extern systeem of proces dat gegevens verzendt of ontvangt van en naar het schematische systeem. Ze zijn ofwel de bronnen of bestemmingen van informatie, dus ze worden meestal geplaatst op de randen van het diagram.
2. Proces
proces is een procedure die de gegevens en de stroom ervan manipuleert door binnenkomende gegevens te nemen, te veranderen en er een output mee te produceren., Een proces kan dit doen door berekeningen uit te voeren en logica te gebruiken om de gegevens te sorteren of de stroom van richting te veranderen. Processen beginnen meestal vanaf de linkerbovenhoek van de DFD en eindigen op de rechterbenedenhoek van het diagram.
3. Gegevensopslag
gegevensopslag bevat informatie voor later gebruik, zoals een bestand met documenten dat moet worden verwerkt. Gegevensinputs stromen door een proces en vervolgens door een gegevensopslag terwijl gegevensoutputs uit een gegevensopslag stromen en vervolgens door een proces.
4., Data flow
Data flow is het pad dat de informatie van het systeem neemt van externe entiteiten via processen en gegevensopslag. Met pijlen en beknopte labels kan de DFD u de richting van de gegevensstroom tonen.
maar voordat u begint met het in kaart brengen van gegevensstroomdiagrammen, moet u vier vuistregels volgen om een geldige DFD te maken.
1. Elk proces moet ten minste één input en één output hebben.
2. Elke gegevensopslag moet ten minste één gegevensstroom in en gegevensstroom uit hebben.
3. De opgeslagen gegevens van een systeem moeten een proces doorlopen.
4., Alle processen in een DFD moeten linken naar een ander proces of gegevensopslag.
de verschillende niveaus van DFD ’s en het gegevensstroomdiagram van het Contextniveau
DFD’ s kunnen variëren van eenvoudige overzichten tot complexe, korrelige representaties van een systeem of proces met meerdere niveaus, genummerd van 0 tot verder. Maar de meest voorkomende en intuïtieve DFD ’s zijn niveau 0 DFD’ s, die contextdiagrammen worden genoemd. Het zijn verteerbare overzichten op hoog niveau van de informatiestroom door een systeem of proces, zodat bijna iedereen het kan begrijpen.,
niveau 1 DFD ‘ s zijn nog steeds brede overzichten van een systeem of proces, maar ze zijn ook gedetailleerder — ze splitsen het enkele procesknooppunt van het systeem op in subprocessen. Niveau 2 DFDs duiken nog dieper in detail door elk proces op te splitsen in korrelige subprocessen. Elke DFD die verder gaat dan Niveau 2 is zeldzaam — er zou te veel detail zijn, wat zijn oorspronkelijke doel van gemakkelijk te begrijpen verslaat.,
DFD voorbeeld
Professionals in verschillende industrieën, zoals software engineering, IT, business en product management & ontwerp, kunnen DFD ‘ s gebruiken om een nieuw systeem of proces beter te begrijpen, te verfijnen of te implementeren.
en om u te helpen een concreet begrip te ontwikkelen van hoe een DFD eruit ziet en hoe het de complexe systemen en processen van uw organisatie kan vereenvoudigen, is hier een voorbeeld van een gegevensstroomdiagram op contextniveau van een DVD-leensysteem, zoals Redbox.,
in deze DFD is de klant de bron van informatie, het DVD-leensysteem is het proces, de gegevensstroom en de gegevensopslag, en de winkelier is de bestemming van informatie.
Picture Credit: Lucidchart
Perfecting Your Process
elke grote atleet, executive, business, of service is niet alleen gericht op het volgen van een stellair proces, maar ze zijn ook geobsedeerd met het perfectioneren ervan. Dat gezegd hebbende, het creëren en slijpen van een effectief proces is een van de meest uitdagende taken in de werkende wereld., Maar als u het proces van uw organisatie kunt evalueren met gegevensstroomdiagrammen, zal uw bedrijf een stevige greep hebben op hoe het onder de knie te krijgen.
