avec les rapports ad hoc, tout ce que l’utilisateur technique fait est de configurer la solution BI, de s’assurer que les données sont chargées et disponibles, de définir les paramètres de sécurité et de donner aux utilisateurs leurs identifiants de Compte. À partir de ce moment, les rapports réels sont créés par les utilisateurs finaux de l’entreprise.
le reporting Ad hoc contraste avec le reporting géré, où l’utilisateur technique–le développeur du rapport–crée et distribue le rapport., Comme vous l’avez peut-être déjà deviné, si votre outil de BI de choix prend en charge les rapports ad hoc, ce sera un gros gain de temps pour vos développeurs de rapports techniques.
qui utilise ces types de rapports?
cela dépend en grande partie a) du type de solution ad hoc utilisée, b) des besoins de l’utilisateur final et c) de la confiance de l’utilisateur dans la solution.
Les créateurs les plus courants de rapports ad hoc sont les utilisateurs opérationnels et les analystes de données ministériels., Dans certains magasins BI, l’accès aux rapports ad hoc peut être partagé en dehors de l’organisation avec des partenaires commerciaux et des auditeurs externes, qui peuvent avoir besoin d’un accès sécurisé à ces informations.
à quoi servent les rapports et analyses ad Hoc?
l’analyse ad hoc est effectuée par les utilisateurs de l’entreprise au besoin pour répondre aux besoins d’analyse de données non satisfaits par les rapports récurrents établis de l’entreprise qui sont déjà produits sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle., Les avantages de la BI en libre-service menée par des outils d’analyse ad hoc incluent:
- Plus de données actuelles: l’analyse Ad hoc peut permettre aux utilisateurs d’obtenir des informations actualisées sur des données non encore analysées par un rapport planifié.
- nouveaux rapports produits en un temps record: étant donné que ces rapports peuvent être à usage unique, vous souhaitez les produire le moins cher possible. Les fonctionnalités de rapport ad hoc dans un outil de BI permettent aux utilisateurs d’éviter le long processus qui peut entrer dans un rapport normal, y compris le travail de conception, le développement et les tests.,
- Les décisions liées à la branche d’activité peuvent être prises plus rapidement: permettre aux utilisateurs-généralement aux gestionnaires ou aux dirigeants-d’accéder aux données via une interface pointer — cliquer élimine la nécessité de demander des données et des analyses à un autre groupe au sein de l’entreprise. Cette capacité permet des temps de réponse plus rapides lorsqu’une question commerciale se pose, ce qui devrait aider les utilisateurs à répondre aux problèmes et à prendre des décisions commerciales plus rapidement.
- réduction de la charge de travail informatique: étant donné que les rapports ad hoc permettent aux utilisateurs d’exécuter leurs propres requêtes, les équipes informatiques soumettent moins de demandes pour créer des rapports et peuvent se concentrer sur d’autres tâches.,
bien que la plupart des rapports et analyses ad hoc ne soient exécutés qu’une seule fois, dans la pratique, ils finissent souvent par être réutilisés et exécutés régulièrement. Cela peut conduire à des processus de déclaration inutiles qui affectent les périodes de déclaration à grand volume. Les rapports devraient être examinés périodiquement afin de déterminer s’ils continuent de servir à des fins commerciales utiles.,
L’objectif de la création de rapports ad hoc
L’objectif D’Ad hoc reporting est de permettre aux utilisateurs finaux de poser leurs propres questions sur les données de l’entreprise, sans l’encombrer de la tâche de créer une myriade de rapports pour servir différentes fonctions et objectifs. Les rapports Ad hoc ont donc le plus de sens lorsqu’un grand nombre d’utilisateurs finaux ont besoin de voir, de comprendre et d’agir sur les données de manière plus ou moins indépendante, tout en restant sur la même longueur d’onde quant à l’ensemble de chiffres qu’ils regardent.
par exemple, une entreprise avec une grande force de vente externe serait la solution idéale pour le reporting ad hoc., Chaque représentant commercial peut mettre en place son propre rapport pour son territoire, montrant la performance par rapport aux objectifs de vente, les commandes prises, le nombre de visites à chaque client, etc., dans un format qui fait le plus de sens pour lui. Et tout aussi important, les chiffres utilisés sont tirés des mêmes sources de données que le reste de l’entreprise, favorisant ainsi la cohérence et minimisant les surprises à la fin du trimestre.,
les 3 principaux avantages du Reporting ad Hoc
permettre aux utilisateurs finaux de créer leurs propres rapports permet d’économiser de l’argent et du temps
dans une étude menée auprès de plus de 100 gestionnaires d’analyses, 50% du temps de l’équipe a été consacré à des demandes de reporting Étant donné que la grande majorité des rapports ad hoc sont à usage unique, puis rejetés, c’est une perte majeure de temps précieux pour les analystes. Pourquoi les analystes de faire ceci? Habituellement, c’est parce qu’ils sont les seuls dans l’entreprise avec les compétences pour le faire. Mais c’est une énorme utilisation abusive des ressources., Ce temps d’analyse coûteux qui devrait être consacré à la construction d’analyses réutilisables pouvant bénéficier à une large population d’utilisateurs. Mettre cette capacité entre les mains de tous les utilisateurs, avec des outils de reporting ad hoc simples, accomplit trois choses clés: 1) il libère les analystes coûteux et les empêche d’effectuer des tâches incontestables. 2) Cela permet aux utilisateurs finaux de se sentir autonomes et autonomes 3) cela permet d’économiser le temps perdu pour qu’un utilisateur professionnel explique ses besoins à un analyste et leur permet de se mettre directement au travail.,
encourager les utilisateurs à explorer les données augmente la découverte des données
Les rapports ad hoc intuitifs stimulent le partage de l’information entre les ministères. Il permet la reconnaissance des tendances ainsi que toutes les corrélations pertinentes potentielles basées sur la disponibilité immédiate de données précises et à jour. En augmentant les chances de découverte, vous augmentez les chances de trouver des éléments tels que des incohérences, de nouveaux marchés de revenus, etc. Donner aux utilisateurs finaux des outils de reporting ad hoc flexibles et faciles à utiliser leur permet de se sentir autonomes et d’être plus pratiques avec leurs données. Qui seriez-vous le plus confiance?, Un rapport fait par quelqu’un dans une autre division, dans un fuseau horaire différent, ou quelque chose que vous avez mis en place et testé vous-même?
le Reporting Ad Hoc rationalise la prise de décision
de toutes les choses que le reporting ad hoc peut être, à la base, c’est un levier pour améliorer la prise de décision. Les rapports donnent un aperçu de l’état actuel de l’entreprise à travers une lentille spécifique – ventes, marketing, performance, et d’autres mesures. Organisés dans un format partageable et facile à lire, tous les employés peuvent disposer des mêmes ressources et connaissances nécessaires pour une action rapide. Cela fait de l’analyse des données un travail d’équipe.,
avantages d’une Solution basée sur le Web
obtenez des informations critiques aux bonnes personnes au bon moment-les résultats en libre – service ainsi que la planification / livraison automatique de l’information vous permettent de faciliter la prise de décision en temps opportun. Les utilisateurs obtiennent les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils en ont besoin pour répondre à des questions critiques en temps réel.
flexibilité pour des environnements en constante évolution – L’entreprise doit évoluer. Les réponses aux questions métier changeantes deviennent plus critiques. Il est impossible de prédire quelles questions et réponses les utilisateurs pourraient avoir besoin à l’avenir.,
réduit les coûts et le temps de formation – rationalise l’accès des utilisateurs aux informations critiques. Les assistants faciles à utiliser permettent aux utilisateurs de se mettre en marche rapidement, nécessitant moins de temps pour apprendre l’application et fournissant des conseils clairs et un gain de temps pour créer des rapports.
encourage la collaboration et le partage d’informations – les utilisateurs peuvent facilement créer, organiser, publier et mettre des rapports à la disposition d’autres utilisateurs via le Web pour un affichage à la demande.
réduit la charge de travail informatique – L’application de reporting Web elle-même peut être déployée rapidement pour une disponibilité généralisée aux utilisateurs finaux., Une fois déployé, il permet aux utilisateurs de créer eux-mêmes les rapports chaque fois qu’ils ont besoin des informations. Pas d’attente pour les développeurs de rapports informatiques pour les construire.
que Rechercher dans une bonne solution de rapport Ad hoc
maintenant que vous comprenez ce que sont les rapports ad hoc, une bonne solution de rapport devrait cocher toutes les cases spécifiques de votre liste de fonctionnalités. Il devrait être intuitif et facile à utiliser par les utilisateurs professionnels et les technologues. Il devrait être largement accessible avec une empreinte légère afin que de nombreuses personnes puissent y accéder., Il devrait être en mesure de fournir les réponses aux questions rapidement et proprement. En bref, il devrait être orienté vers la BI en libre-service et devrait être léger, rapide et facile à utiliser.
Un bon reporting ad hoc solution offre les caractéristiques suivantes:
Facile à utiliser. Si elle est ou semble même être compliqué, de nombreux utilisateurs finaux sera désactivée et l’adoption par les utilisateurs en souffrira., Pour cette raison, certaines des meilleures solutions ad hoc disponibles aujourd’hui offrent un ensemble de fonctionnalités intuitives de base pilotées par un assistant et qui sembleront faciles même pour la proverbiale « personne non informatique”, tout en offrant des ensembles d’outils plus avancés pour l’utilisateur qui se sent confiant.
robuste. En supposant que l’adoption n’est pas un problème (voir le point précédent), la solution ad hoc devrait offrir aux utilisateurs finaux ce dont ils ont besoin pour voir, comprendre et agir sur leurs données., Loin d’être une version plus high-tech D’Excel, il devrait offrir des fonctionnalités interactives telles que des tableaux de bord ad-hoc, drill-down et drill-through, tri et filtrage avancés, des outils de visualisation riches comme des cartes thermiques, des graphiques et des graphiques, etc.
Largement accessible. Pour qu’elle soit vraiment utile, une solution de BI (y compris les rapports ad hoc) doit être livrée sur le web et accessible avec un navigateur. En plus d’offrir une navigabilité et une sécurité familières, une solution Web est disponible à partir de pratiquement n’importe où et sur n’importe quel appareil via une connexion Internet., Un autre avantage d’une solution ad hoc basée sur le Web est que l’administrateur système n’aura pas à la configurer individuellement sur la machine de chaque utilisateur: l’installer sur le serveur suffit, et tous les utilisateurs ont besoin d’y accéder est une simple URL.
Les meilleures solutions ad hoc basées sur le Web d’Aujourd’hui sont neutres en matière de sources de données, ce qui signifie qu’elles peuvent se connecter pratiquement toutes prêtes à la plupart des sources de données couramment utilisées d’aujourd’hui, y compris les bases de données, les services Web, les fichiers plats, etc., Cela évite au service informatique de créer des structures de métadonnées complexes en tant que couche sous-jacente, ce qui est long, lourd et coûteux.