Les employés devraient recevoir le formulaire W-2 et les non-employés devraient recevoir le formulaire 1099-MISC au plus tard le 31 janvier pour l’année d’imposition précédente, mais le formulaire 1099-MISC
à partir de 2020, le formulaire IRS 1099-NEC sépare les non-employés des autres types d’entités qui recevront toujours les formulaires 1099-MISC. Les règles de dépôt pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC sont à peu près les mêmes, cependant., La seule chose qui a vraiment changé est de savoir quels bénéficiaires devraient recevoir quel formulaire. Seuls les non-employés doivent recevoir le formulaire 1099-NEC.
dates D’échéance pour les formulaires W-2s et 1099
la date limite de production des formulaires W-2s et 1099-NEC pour déclarer le revenu imposable pour l’année civile en cours est le 31 janvier de l’année suivante. Par exemple, la date limite pour les formulaires W-2s et 1099 2019 était le 31 janvier 2020.
le 31 janvier 2021 est la date limite pour remettre les formulaires 1099-NEC 2020 aux Non-employés et pour remettre les Copies B, C et 2 des formulaires W-2 2020 aux employés.,
Vous devez déposer des formulaires W-2 auprès de L’administration de la sécurité sociale (SSA) et des formulaires 1099 auprès de l’IRS à la même date.
demandes D’Extension pour W-2s
votre entreprise peut demander une prolongation de 30 jours pour déposer ses formulaires W-2 auprès de L’Administration de la sécurité sociale. Vous devez soumettre une demande de prolongation complète par écrit sur le formulaire IRS 8809 d’ici le 31 janvier. Vous ne pouvez pas déposer le formulaire 8809 par voie électronique pour une demande de prolongation W-2; il doit être envoyé par la poste physiquement.
Formulaire 8809 couvre W-2s et tous 1099 formulaires., Ces formulaires d’information ne nécessitent pas de demandes de prolongation distinctes.
l’IRS dit qu’il accordera des demandes de prorogations « dans des cas limités pour des circonstances extraordinaires ou une catastrophe. »
Vous pouvez également demander une prolongation de 15 jours pour fournir les formulaires W-2 à vos employés., Vous devez soumettre la demande par écrit au plus tard le 31 janvier à l’adresse suivante:
Internal Revenue Service
à l’attention du Coordonnateur de la prorogation de délai
240 Murall Drive, Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
indiquez le nom et l’adresse de votre entreprise et votre numéro D’identification D’employeur, ainsi qu’une déclaration indiquant que vous demandez une prorogation de délai pour fournir les formulaires W-2 aux employés. Dites à L’IRS la raison du retard. Votre mandataire autorisé doit signer la demande.,
demandes D’Extension pour les formulaires 1099
vous pourriez être en mesure d’obtenir une extension pour le dépôt du formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS en remplissant le formulaire IRS 8809. Les demandes de prolongation pour déclarer les revenus des non-employés dans la case 1 du formulaire 1099-NEC doivent être soumises sur papier et non en ligne. Envoyez le formulaire à:
département du Trésor
Internal Revenue Service Center.
Ogden, UT 84201-0209
Vous pouvez également demander une prolongation de 30 jours pour donner des formulaires 1099-MISC aux destinataires qui les recevront toujours en 2020, mais pas pour les formulaires 1099-NEC., Assurez-vous que votre lettre porte le cachet de la poste avant la date d’échéance du 31 janvier et envoyez la lettre à:
Internal Revenue Service
Attn: extension of Time Coordinator
240 Murall Drive, Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
incluez le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale de votre payeur. Indiquez le type de déclaration pour laquelle vous demandez une prolongation et que vous soumettez une demande pour fournir des relevés aux employés. Expliquez la raison du retard et demandez à votre agent autorisé de signer le formulaire.,
Il n’y a pas d’extension automatique pour le dépôt des formulaires W-2 auprès de la SSA ou pour le dépôt des formulaires 1099-NEC.
Qu’en est-il des formulaires W-3 et 1096?
Les formulaires W-3 et 1096 sont les formulaires de résumé et de transmission que vous devez utiliser lorsque vous produisez des déclarations papier auprès du SSA ou de l’IRS. Vous n’avez pas besoin de ces formulaires si vous produisez par voie électronique.
pénalités pour dépôt tardif de formulaires W-2
des pénalités peuvent s’appliquer si vous ne produisez pas un formulaire W-2 correct à la date d’échéance et que vous ne pouvez pas fournir de motif raisonnable.,
Vous n’avez pas à inclure de formulaires W-3 Si vous produisez des W-2 en ligne, mais vous pourriez payer une pénalité si vous produisez par la poste et que vous ne produisez pas de déclarations W-3 avec des copies des w-2 des employés.
des pénalités peuvent également être imposées pour les déclarations incomplètes ou inexactes. Vous pourriez éviter les pénalités si vous pouvez montrer une « cause raisonnable » pour votre échec, mais ne comptez pas sur le SSA ou L’IRS acceptant votre excuse. Les pénalités sont plus élevées si votre manquement est volontaire, ou si l’agence peut prouver que vous avez intentionnellement ignoré la loi.,
des pénalités sont imposées par formulaire, donc si vous avez mal rempli 250 formulaires, vous paierez la pénalité pour chaque formulaire.,pour les « facteurs atténuants importants »
pénalités pour dépôt tardif des formulaires 1099-NEC
des pénalités peuvent être imposées pour mauvaise manipulation des formulaires 1099-NEC, tels que:
- défaut de produire à la date d’échéance
- défaut D’inclure tous les renseignements requis
- y compris les renseignements incorrects
- par la poste lorsque vous deviez produire des déclarations électroniques
- omettant de déclarer une pièce d’identité de contribuable ou d’en produire une fausse
Vous pouvez également encourir une pénalité distincte si vous ne fournissez pas à temps les relevés 1099-NEC aux bénéficiaires., Le montant est basé sur le moment où vous fournissez le relevé correct.
les Retours doivent être complètes et correctes pour éviter les pénalités.
Combien allez-Vous Payer?
la pénalité est de 50 $par formulaire W-2 ou 1099-NEC si vous produisez correctement dans les 30 jours suivant la date d’échéance pour les dépôts dus après le 31 décembre 2019, y compris la date d’échéance du 31 janvier 2020. C’est 110 if par formulaire si vous déposez correctement plus de 30 jours après la date d’échéance, mais avant le 1er août. Cela passe à 270 $par formulaire si vous produisez après le 1er août, si vous ne produisez pas de corrections ou si vous ne produisez pas les formulaires.,
à l’Aide d’un service de paie fournisseur ne vous libère pas de votre responsabilité de vous assurer que les formulaires W-2 et 1099-NEC formulaires sont déposés correctement et à temps.
Les pénalités sont moindres pour les petites entreprises, celles dont les revenus bruts annuels moyens sont inférieurs ou égaux à 5 millions de dollars pour les trois dernières années d’imposition. Le montant de la pénalité est basé sur le moment où vous déposez.
les informations contenues dans cet article ne sont pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne se substituent pas à de tels conseils., Les lois étatiques et fédérales changent fréquemment, et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre état ou les modifications les plus récentes de la loi. Pour des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.,