Madame Lelica

Comment connaissez-vous les lignes directrices de Medicare pour la documentation de physiothérapie? Qu’en est-il pour la documentation d’ergothérapie? Si vous êtes un PT ou un OT-et que vous êtes quelque chose de moins de 100% confiant dans votre connaissance des règles de documentation de L’assurance—maladie qui s’appliquent à votre spécialité-alors vous êtes au bon endroit., Le non-respect de ces normes pourrait entraîner des problèmes, à la fois sous la forme de remboursements refusés et d’audits potentiels. Alors, lisez la suite et assurez-vous que vous êtes totalement à la hauteur de toutes les exigences de documentation de l’assurance-maladie Partie B en matière de physique et d’ergothérapie. (Comme une note de côté, si vous êtes à la recherche de Medicare partie a exigences de documentation de thérapie, Cliquez ici.)

règles de L’Assurance-Maladie pour la Documentation

L’assurance-maladie rembourse les services de physiothérapie et d’ergothérapie de la partie B lorsque le formulaire de demande et les documents justificatifs indiquent avec précision les services couverts médicalement nécessaires., Ainsi, l’élaboration d’une documentation lisible et pertinente n’est qu’une pièce du casse-tête du remboursement., Votre documentation doit également:

• justifier les services que vous facturez;
• Se conformer à tous les règlements D’assurance—maladie applicables (y compris ceux associés à la RPF);
• prendre en charge tous les codes CPT énumérés (y compris ceux qui sont entrés en vigueur en janvier 2017); et
• Se conformer aux lois nationales et locales ainsi qu’aux directives professionnelles de L’American Physical Therapy Association (APTA) ou de l’American Erg Therapy Association (AOTA) – même si les exigences de L’assurance-maladie sont moins strictes.,

en d’autres termes, votre documentation doit être défendable (et cela signifie que vous facturez Medicare ou tout autre payeur). Comme nous l’avons expliqué dans cette ressource,  » la documentation défendable soutient la prise de décision clinique-et garantit que les fournisseurs adhèrent aux normes de pratique convenues. Il s’agit essentiellement d’un enregistrement historique de l’état et des progrès de vos patients ainsi que de vos interventions thérapeutiques., À cette fin, la documentation défendable sert trois objectifs principaux:

1. Communication
2. justification du paiement
3. Protection juridique/atténuation des risques”

Simplifiez la conformité à L’assurance-maladie. Découvrez comment WebPT simplifie les exigences des notes SOAP.

cela dit, il est tout à fait inutile de « documenter chaque détail de chaque interaction avec le patient. »Au lieu de cela, assurez—vous que vous racontez correctement » l’histoire du patient-et que vous êtes clair sur son besoin de services de physiothérapie.,” Cette dernière partie est particulièrement importante, car Medicare ne couvre que les services médicalement nécessaires, et la nécessité médicale exige que les patients ne bénéficient pas des services fournis par un fournisseur non agréé. Cela signifie que votre documentation doit démontrer explicitement Pourquoi vos patients ont besoin de vos services, par opposition à, disons, un entraîneur personnel.,

pour ce faire, vous devez vous assurer que vous:

• « tenez compte de tous les facteurs compliquants;
• « Détaillez les déficits fonctionnels spécifiques;
• « expliquez comment ces déficits affectent l’indépendance du patient et les activités de la vie quotidienne;
• « communiquez si le patient s’améliore ou régresse; et
• « fournissez des détails pertinents et uniques qui surviennent lors de chaque visite du patient (en d’autres termes, évitez d’être répétitif).,”

les éléments des soins aux patients

pour les bénéficiaires de la partie B de Medicare, les thérapeutes doivent documenter les éléments suivants des soins aux patients:

L’évaluation

avant de commencer le traitement, le thérapeute agréé doit évaluation du patient, qui comprend:

• diagnostic médical
• traitement d’une déficience ou d’un dysfonctionnement
• observation subjective
• observation objective (p. ex.,, les déficiences identifiées et leur gravité ou leur complexité)
• évaluation (y compris le potentiel de réadaptation)
• Plan (information pertinente au plan de soins)

et, bien sûr, tout cela devrait être pris en compte dans votre documentation. Vous pourriez reconnaître les quatre derniers éléments comme la base de vos notes de savon.

le Plan de soins (POC)

• sur la base de l’évaluation, le thérapeute doit ensuite créer un POC—complet avec les détails du traitement, la durée estimée du traitement et les résultats attendus du traitement., Au minimum, Medicare exige que le POC comprenne:
• diagnostic médical
• objectifs fonctionnels à Long terme
• Type de services ou d’interventions effectués
• quantité de services ou d’interventions (c.-à-d. le nombre de fois par jour que le thérapeute fournit le traitement; si le thérapeute ne précise pas un nombre, Medicare prendra une séance de traitement par jour)
• fréquence du traitement (c.-à-d. le nombre de fois par semaine; n’utilisez pas de plages) et durée du traitement (c.-À-D.,

de plus, si un patient reçoit des services de thérapie dans plusieurs disciplines (p. ex., PT, OT et SLP), il doit y avoir un POC pour chaque spécialité, et chaque thérapeute doit établir indépendamment:

• quelle déficience ou dysfonctionnement il traite, et
• Les objectifs du traitement thérapeutique.

Certification POC

L’assurance-maladie exige qu’un médecin autorisé ou un praticien non physicien (CN) date et signe le POC dans les 30 jours., Pour faciliter les choses, cependant, le médecin certificateur n’a pas besoin d’être le médecin régulier du patient—ou même de voir le patient du tout (bien que certains médecins exigent une visite). Selon CMS, le fournisseur de certification peut être  » un docteur en médecine, ostéopathie (y compris un praticien Ostéopathe), médecine podiatrique, ou optométrie (pour la réadaptation de basse vision seulement)., »Cependant, » les chiropraticiens et les médecins de chirurgie dentaire ou de médecine dentaire ne sont pas considérés comme des médecins pour les services de thérapie et ne peuvent ni Orienter les patients vers des services de thérapie de réadaptation ni établir de plans de soins thérapeutiques. »

un autre conseil: pour éviter un refus automatique de la demande D’assurance-maladie, assurez-vous d’inscrire le nom du fournisseur de certification et le numéro NPI dans le champ de commande/médecin référent sur le formulaire de demande.

Recertification POC

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, le plan de soins précise la fréquence et la durée du traitement., Essentiellement, les fournisseurs indiquent la quantité de temps de traitement dont ils s’attendent à ce qu’un patient ait besoin pour atteindre ses objectifs fonctionnels. Cependant, les choses ne se passent pas toujours comme prévu, et parfois les progrès des patients peuvent être plus lents que prévu. Lorsque cela se produit, le thérapeute autorisé doit documenter ce qui s’est passé et remplir une recertification, qui doit être signée par un médecin ou une centrale nucléaire. Dans certains cas, L’assurance-maladie peut exiger des documents supplémentaires pour vérifier que le patient a besoin d’un traitement supplémentaire au-delà de ce qui a été initialement proposé., Et même lorsque les choses se passent comme prévu, Medicare exige une recertification après 90 jours de traitement.

Si vous êtes membre de WebPT, vous pouvez utiliser le rapport de Plan De Soins de WebPT pour identifier les plans de soins en attente de certification ainsi que ceux qui nécessitent une certification—avant la fin de ces 90 jours.

la note quotidienne (alias., La Note de traitement)

pour remplir une note quotidienne, un fournisseur doit mettre à jour le dossier du patient pour chaque visite thérapeutique, y compris au moins les informations suivantes:

• la date du service
• ce qui s’est passé lors de cette session (c.-à-d., tous les services fournis)
• combien de temps le fournisseur a passé à exécuter chaque service
• si quelque chose a changé, y compris les ajouts ou les suppressions de traitements ou de modalités
• toutes les observations faites par le fournisseur pendant son travail avec le patient

concernant la spécificité des notes quotidiennes, le manuel de couverture, iom Pub., 100-02, Chapitre 15, §220.3. E. note de traitement se lit comme suit: « le but de ces notes est simplement de créer un enregistrement de tous les traitements et interventions qualifiées qui sont fournis et d’enregistrer le temps des services afin de justifier l’utilisation des codes de facturation sur le formulaire de réclamation. Une Documentation est requise pour chaque jour de traitement et chaque service de thérapie., Le format ne doit pas être dicté par l’entrepreneur et peut varier en fonction de la pratique du clinicien responsable et/ou du milieu clinique The La note de traitement n’est pas requise pour documenter la nécessité médicale ou la pertinence des services de thérapie en cours. Les Descriptions des interventions qualifiées doivent être incluses dans le plan ou la note d’avancement et sont permises, mais pas requises quotidiennement., »

tout cela dit, les experts en facturation internes de WebPT, Dianne Jewell, PT, DPT, PhD, FAPTA, et John Wallace, PT, MS, estiment que  » Inclure des détails au-delà du style de notation gym-record vaut le temps supplémentaire, car cela peut aider les auditeurs à comprendre pourquoi vous avez soumis les codes que vous avez fait sur la réclamation. »

le rôle des assistants thérapeutes

Comme nous l’avons expliqué dans cet article, selon L’assurance—maladie, un assistant thérapeute peut fournir un traitement—et compléter la documentation quotidienne-pour les patients dans un cadre de pratique privée ambulatoire sous la supervision directe d’un thérapeute agréé., Cependant, afin de recevoir le paiement pour les services fournis par un assistant, vous devez non seulement répondre à toutes les conditions de Medicare, mais aussi documenter que vous l’avez fait. Voici quelques conseils de L’expert en conformité Tom Ambury pour vous aider à faire exactement cela:

1. Document que vous avez examiné le POC avec l’assistant qui fournit les services sous votre direction.
2. prendre des notes des réunions régulières d’examen des progrès des patients avec l’assistant.
3. expliquez si / quand le traitement passe à la tâche plus complexe suivante.,
4. Cosignez la note quotidienne et demandez à votre assistant de documenter qu’il ou elle « a fourni des services sous la supervision directe de (nom du thérapeute superviseur). »

veuillez noter que les notes quotidiennes sont la seule documentation qu’un assistant thérapeute peut remplir, car le thérapeute autorisé doit gérer tout ce qui nécessite une évaluation ou une analyse clinique.

le rapport D’étape

au minimum, un thérapeute agréé doit remplir une note d’étape—ou Rapport d’étape—pour chaque patient avant sa dixième visite., Dans ce document, le thérapeute doit:

• inclure une évaluation des progrès du patient vers les objectifs actuels.
• faites un jugement professionnel sur la poursuite des soins.
• Modifier les objectifs et / ou le traitement, si nécessaire.
• mettre fin aux services, si nécessaire (voir la section note de décharge ci-dessous).

selon Jewell et Wallace, « le rapport D’étape de L’assurance-maladie est destiné à traiter les progrès du patient vers ses objectifs, comme indiqué dans le plan de soins établi., Le simple fait de documenter le traitement fourni lors de la dixième visite ne répond pas à cette exigence—même si vous effectuez des tests standardisés de suivi et enregistrez les résultats. »

Il est également important de noter que même si vous pouvez facturer les réévaluations, vous ne pouvez pas facturer les notes de progrès. Dans une note de progrès, vous justifiez simplement la nécessité médicale continue de vos soins. De plus, il n’est pas approprié de facturer une réévaluation lorsque vous remplissez seulement une note d’avancement de routine., Comme nous en avons discuté ici, les circonstances dans lesquelles vous devez effectuer et facturer une réévaluation sont en fait assez limitées. Le faire régulièrement pourrait lever un grand drapeau rouge.

la note sommaire de sortie

pour remplir une note de sortie, le thérapeute autorisé doit détailler la conclusion des soins d’un patient et son congé subséquent. Comme nous l’avons expliqué dans cet article, à la sortie, la documentation défendable devrait « inclure un résumé objectif comparant l’état du patient au début du traitement à son état à la fin du traitement., »

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