regarder la vidéo – Comment Trier par nom de famille dans Excel
Si vous travaillez avec des ensembles de données de noms, le tri est l’une des tâches courantes que vous
Il est assez facile de trier les données par ordre alphabétique en fonction du nom complet, où Excel utilise le premier caractère du nom pour trier.
Mais Que faire si vous voulez trier les données par le nom de famille dans Excel?,
bien que ce ne soit pas aussi simple, cela peut toujours être fait (beaucoup dépend aussi de la façon dont les données des noms sont structurées).
quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous devrez, en quelque sorte, extraire le nom de famille du nom complet et le mettre dans une colonne séparée. Vous pouvez ensuite utiliser cette colonne pour trier vos données par nom de famille par ordre alphabétique.
dans ce tutoriel Excel, je vais vous montrer comment trier une colonne avec des noms en fonction du nom de famille.
Donc, nous allons commencer!,
Ce Tutoriel Couvre:
Extraire et Trier par Nom de famille à l’Aide Rechercher et Remplacer
La première étape de tri sur le nom de famille est d’obtenir le dernier nom dans une colonne séparée.
Vous pouvez le faire en remplaçant tout ce qui précède le nom de famille par un blanc afin que vous n’ayez plus que le nom de famille.
supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données par ordre alphabétique en utilisant le nom de famille.,
Voici les étapes pour trier par nom de famille:
- sélectionnez l’ensemble de données y compris l’en-tête (dans cet exemple, ce serait A1:A10)
- Copiez-le dans la colonne adjacente (si la colonne adjacente n’est pas vide, insérez une nouvelle colonne puis copiez ces noms)
- renommez l’en-tête de colonne copié. Dans cet exemple, je nommerai est ‘nom de famille’
- sélectionnez tous les noms copiés (ne sélectionnez pas l’en-tête)
- maintenez la touche Control enfoncée, puis appuyez sur la touche H. Cela va ouvrir la boîte de dialogue Remplacer et.,
- Dans le champ Rechercher, saisissez * (astérisque suivi par un caractère espace)
- Laisser le Remplacer avec le champ vide:
- Cliquez sur Remplacer Tout. Cela remplacerait instantanément tout le prénom et vous serez laissé avec les noms de famille seulement.
Les étapes ci-dessus conserveraient le nom de famille et supprimeraient tout ce qui le précède. Cela fonctionne bien même lorsque vous avez des prénoms ou des préfixes (tels que Mr.ou Ms).,
Une fois que vous avez les noms de famille dans la colonne adjacente, vous pouvez facilement trier l’ensemble de données (y compris les noms complets) par ordre alphabétique en fonction du nom de famille.
Voici les étapes pour trier par nom de famille:
- sélectionnez l’ensemble de données entier avec les en-têtes (y compris les noms complets et les noms de famille extraits)., Vous pouvez également inclure d’autres colonnes que vous souhaitez trier les noms
- Cliquez sur l’onglet Données
- Cliquez sur le Tri
- Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que ‘Mes données ont des en-têtes » est sélectionné.,
- Dans la « Trier par » option, puis sélectionnez le nom de la colonne qui a juste le nom de famille
- Dans le « Tri », sélectionnez » Valeurs de Cellule’
- Dans l’Ordre de l’option, sélectionnez ‘A à Z’
- Cliquez sur OK
Les étapes ci-dessus permettrait de trier l’ensemble de l’ensemble de données sélectionné sur la base du dernier nom.
une Fois cela fait, vous pouvez supprimer la colonne qui a le dernier nom.,
extraire et alphabétiser par nom de famille en utilisant la formule
bien que la méthode montrée ci-dessus (en utilisant Find and Replace) soit ce que je préfère obtenir tous les noms de famille et trier en fonction de cela, une limitation est que les données résultantes en statique.,
cela signifie que si j’ajoute plus de noms à ma liste, je devrai refaire le même processus pour obtenir les noms de famille.
Si c’est quelque chose que vous ne voulez pas, vous pouvez utiliser la méthode formula pour trier les données par noms de famille.
supposons que vous ayez l’ensemble de données comme indiqué ci-dessous.
Voici la formule qui extraira le nom de famille du nom complet:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))
La formule ci-dessus repose sur le modèle avec un nom complet (qui ne contient que le prénom et le nom dans cet exemple)., Le modèle est qu’il y aurait un caractère d’espace entre le prénom et le nom.
la fonction FIND est utilisée pour obtenir la position du caractère d’espace. Cette valeur est ensuite déduit de la longueur totale de la nom pour obtenir le nombre total de caractères dans le nom.
Cette valeur est ensuite utilisée dans la bonne fonction pour obtenir le nom de famille.
Une fois que vous avez la colonne Nom de famille, vous pouvez trier ces données (Ceci est couvert dans la première méthode en détail).
la formule ci-dessus fonctionnerait lorsque vous n’avez que des noms et prénoms.
Mais que faire si vous avez un prénom aussi., Ou peut-il y avoir une salutation avant le nom (tel que Mr ou MS.)
dans un tel cas, vous devez utiliser la formule ci-dessous:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
La formule ci-dessus trouve la position du dernier caractère d’espace et l’utilise ensuite pour extraire le nom de famille.
je vous recommande d’utiliser la deuxième formule dans tous les cas, et c’est plus infaillible et peut gérer tous les cas (tant que le nom de famille est à la fin du nom).
Remarque: Ces deux formules reposent sur la condition qu’il n’y ait qu’un seul caractère d’espace entre chaque élément de nom., Dans le cas où il y a des espaces doubles, ou des espaces de début/fin, cette formule donnera des résultats incorrects. Dans un tel cas, il est préférable d’utiliser la fonction TRIM pour d’abord se débarrasser des espaces de début, de fin et doubles, puis utiliser la formule ci-dessus.
bien que cela puisse sembler une méthode compliquée, l’avantage d’utiliser une formule est qu’elle rend les résultats dynamiques. Si vous ajoutez plus de noms à votre liste, tout ce que vous avez à faire est de copier la formule et il vous donnera le nom de famille.
à l’Aide de Colonnes de Texte
Texte de Colonnes est encore une façon simple et facile de diviser des cellules dans Excel.,
Vous pouvez spécifier le délimiteur (comme une virgule ou un espace) et l’utiliser pour diviser le contenu de la cellule. Une fois que vous avez les éléments divisés dans des colonnes séparées, vous pouvez utiliser la colonne qui a le nom de famille pour classer les données par ordre alphabétique.
supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous:
Voici les étapes à suivre pour utiliser Text to Column pour trier par nom de famille:
- sélectionnez la colonne qui a le nom (à l’exclusion de l’en-tête)
- cliquez sur L’onglet Data
- dans le groupe ‘Outils de données’, cliquez sur L’option Text to Columns., Cela ouvrira L’Assistant Texte en colonnes
- à l’Étape 1 de L’Assistant »convertir du texte en colonnes », sélectionnez « délimité » et cliquez sur Suivant
- à l’Étape 2, Sélectionnez « espace » comme délimiteur (et décochez toute autre chose si sélectionné), puis cliquez sur le bouton Suivant.
- à L’Étape 3, Sélectionnez la colonne prénom dans L’aperçu des données, puis sélectionnez L’option » Ne pas importer de colonnes (ignorer) ». Cela garantit que le prénom ne fait pas partie du résultat et que vous n’obtenez que le nom de famille.,
- également à L’Étape 3, remplacez la cellule de destination par celle adjacente aux données d’origine. Cela vous permettra d’obtenir le nom de famille séparément et les données des noms d’origine sont intactes.
- Cliquez sur Terminer
une Fois que vous avez le résultat, vous pouvez les trier par nom de famille.
Vous pouvez également envoyer du texte dans des colonnes pour séparer le prénom et le nom lorsque vous avez une virgule comme séparateur.,
Utilisation du remplissage Flash
Un autre moyen rapide et rapide d’obtenir les noms de famille est d’utiliser la fonction de remplissage Flash.
Flash Fill a été introduit dans Excel 2013 et il aide à manipuler les données en identifiant les modèles. Pour que cela fonctionne, vous devez afficher Flash Fill le résultat que vous attendez plusieurs fois.
Une fois qu’il a identifié le motif, il fera rapidement le reste du travail pour vous.
supposons que vous ayez l’ensemble de données de noms ci-dessous.,
Voici les étapes à suivre pour utiliser le remplissage Flash pour obtenir le nom de famille, puis trier en l’utilisant:
- dans la cellule B2, entrez le texte ‘Maury’. C’est le résultat que vous attendez dans la cellule.
- allez à la cellule suivante et entrez le nom du nom dans la cellule adjacente (Elliot dans cet exemple).
- Sélectionner les deux cellules
- Placez le curseur sur la partie inférieure droite de la sélection. Vous remarquerez que le curseur se transforme en icône plus.
- Double-cliquez dessus (ou cliquez et faites-la glisser vers le bas)., Cela vous donnera un résultat dans les cellules (pas susceptible d’être le résultat que vous voulez)
- cliquez sur L’icône Options de remplissage automatique.
- Cliquez sur Flash de Remplissage
Cela vous donnera le résultat qui sera probablement la dernière noms dans toutes les cellules.
je dis probablement, car le remplissage Flash peut ne pas fonctionner dans certains cas. Car il dépend de l’identification d’un modèle, il peut ne pas être en mesure de le faire toujours. Ou parfois, le motif qu’il déchiffre peut ne pas être le bon.,
dans de tels cas, vous devez saisir un résultat attendu dans une ou deux cellules supplémentaires, puis effectuer les étapes 4 à 7.
une Fois que vous avez tous les noms dans une colonne, vous pouvez trier les données en fonction de ces noms de famille.
Il s’agit donc de quatre façons différentes que vous pouvez utiliser pour trier les données par nom de famille. La meilleure méthode serait d’utiliser la technique de recherche et de remplacement, mais si vous voulez rendre vos résultats dynamiques, la méthode de formule est la voie à suivre.
j’Espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile.,
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