Madame Lelica

changements à la déclaration W-2 pour les paiements COVID-19

deux mesures D’allégement COVID-19 de 2020 qui affectent les salaires et traitements des employés doivent être déclarées sur les formulaires W-2 de 2020.

report de L’impôt sur la sécurité sociale des employés. Une action de l’exécutif en août 2020 a permis aux salariés de reporter leur retenue d’impôt sur la sécurité sociale entre le 1er septembre et le 31 décembre 2020., Vous devez:

• inclure tous les salaires pour lesquels vous avez reporté cette retenue d’impôt dans la case 3 (salaires de sécurité sociale) et/ou la case 7 (conseils de sécurité sociale)
• mais ne pas inclure ces montants dans la case 4 (retenue D’impôt de sécurité sociale), si vous avez reporté la retenue.

les Congés de maladie Payés et des Congés Familiaux. La Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) obligeait les employeurs à payer les employés pour les absences liées à la COVID, avec des indemnités de maladie et des congés familiaux., déclaration séparée

Vous devez également étiqueter les paiements, selon le type de paiement:

• « salaire de congé de maladie soumis à la limite de 511 $par jour”
• « salaire de congé de maladie soumis à la limite de 200 per par jour”
• « salaire de congé familial D’urgence”

collecte d’informations pour préparer les formulaires W-2

les informations de ce formulaire proviennent de votre registre de paie, qui indique les totaux cumulatifs pour chaque employé pour les salaires et les retenues à la source, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d’épargne-santé et D’autres éléments.,

parties du formulaire W-2

Les parties de ce formulaire et leur utilisation:

• La copie A est transmise à L’administration de la sécurité sociale (SSA). Copier Un est généralement imprimée sur un rouge.,
• La copie 1 est pour la ville, l’état ou la localité
• LA COPIE B est pour le dépôt avec la déclaration de revenus fédérale de l’employé
• La copie C est pour les dossiers de l’employé
• La copie 2 est une autre copie pour une autre ville, État ou localité

Comment Préparer le Formulaire W-2

Cette information est un aperçu général du processus pour remplir un formulaire W-2. Voir les Instructions pour le formulaire W-2 pour plus de détails.,

informations sur L’employeur: pour chaque W-2 que vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise, y compris le numéro d’identification de l’employeur (EIN) et le nom et l’adresse de l’employeur.

numéro de Contrôle: Vous souhaitez ajouter un contrôle interne nombre sur chaque W-2 si vous payez beaucoup d’employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.

gains des employés:

• salaires totaux, pourboires et autres rémunérations (encadré 1). Il s’agit d’un salaire brut pour tous les employés horaires et salariés.,
• montant Total de la retenue à la source (Case 2)
• salaire total de la sécurité sociale (Jusqu’au maximum de la sécurité sociale) (Case 3).

• Totales de la Sécurité Sociale Impôt Retenu (Boîte de 4)
• Total Medicare salaires et des conseils (Boîte de 5)
• Medicare l’impôt retenu (Boîte de 6)., Ce montant comprend le montant de la taxe D’assurance-maladie supplémentaire pour les employés mieux payés.
• conseils de sécurité sociale (Case 7) et conseils alloués(Case 8) (vérifiez que vous séparez les conseils déclarés des conseils alloués.)

ensuite, vous aurez besoin d’informations sur les employés et le salaire total et la retenue pour chaque employé pour l’année dernière:

autres paiements. Vous avez peut-être versé des paiements anticipés de CEI (crédit pour revenu gagné)(case 9) et des prestations pour personnes à charge (Case 10) à des employés.,

renseignements sur la Participation au régime de retraite et les employés statutaires

sur chaque W-2, vous devez cocher la case appropriée si l’employé participe à un régime de retraite (case 13) ou à un régime non admissible (case 11), Si cet employé est un employé statutaire (case 13) ou s’il a reçu une indemnité de maladie d’un tiers (case 13.

La Case 12 concerne les montants pour d’autres compensations ou rapports. Vous pouvez entrer jusqu’à 4 types de rémunération.,ans

indemnités de maladie non imposables

paiements de parachute doré

frais de déménagement remboursés exclus

Contributions à des comptes d’épargne médicale ou à des comptes d’épargne-santé

options d’achat D’actions non statutaires des employés

cotisations Roth désignées en vertu des régimes 401(k) ou 403(b)

coût de la les exigences de déclaration de la loi sur les soins abordables

les entrées de la case 14 concernent D’autres déductions ou rémunérations qui doivent être divulguées aux employés pour leurs déclarations de revenus.,ple

1. pension après impôt
2. remboursements automatiques
3. impôts spéciaux pour la Californie, New York, New Jersey et Washington
4. contributions caritatives déduites de la rémunération des employés
5. déductions D’assurance maladie et d’avantages sociaux
6. déductions uniformes (pour le coût des uniformes)
7. déductions de cotisations syndicales
8. revenu non imposable
9. frais de véhicule inclus dans les salaires (100% de la valeur locative du véhicule fourni à l’employé et inclus dans la case 1 salaires)
10. Il y a aussi une case pour les articles « autres-non sur la liste » que vous avez déduits des employés.,

informations sur L’état et les locaux

dans cette section, vous entrez des informations sur les salaires et les retenues à la source de l’état et des locaux. Notez qu’il y a de la place pour deux états et deux localités sur le formulaire. Si un employé a travaillé dans plus de deux états ou localités au cours de l’année, utilisez un deuxième W-2 pour inclure les informations supplémentaires., Entrez:

• votre code d’État à deux lettres et le numéro d’identification fiscale de votre entreprise (vérifiez auprès du ministère du revenu de votre état) (case 15)
• salaires de l’État (Case 16)
• impôt sur le revenu retenu par L’État (case 17)
• salaires locaux, le cas échéant (Case 18)
• impôt Local retenu 20)

envoi de formulaires W-2 ou dépôt en ligne

Si vous imprimez et postez vos propres formulaires W-2, Vous pouvez les obtenir de plusieurs sources.

• le site Web de commande de formulaires IRS (prend 7-15 jours)
• Un fournisseur de formulaires en ligne ou un magasin de fournitures de bureau.,
• votre préparateur d’impôt ou votre service de paie
• Certains logiciels de préparation d’impôt d’entreprise

Vous ne pouvez pas imprimer les formulaires W-2 à partir d’une page Web car la copie A ne peut pas être numérisée.

Vous pouvez déposer votre formulaire W-2 en ligne auprès de L’Administration de la sécurité sociale, en vous inscrivant au Service Business Services Online. Vous devez déposer en ligne si vous avez 250 W – 2s ou plus à déposer. Si vous déposez vos formulaires W-2 en ligne auprès de L’Administration de la sécurité sociale, vous n’avez pas besoin d’inclure un formulaire de Transmission W-3.,

distribuer et déposer les formulaires W-2

à l’employé: Copies B, C, 1 et 2

à l’Administration de la sécurité sociale – Copie A. L’ass exige que vous envoyiez la copie A du W-2 de chaque employé avant le 31 janvier de l’année suivante.

Conservez la copie D pour vos enregistrements.

conseils sur la préparation du formulaire W-2

1. Le numéro d’identification fiscale de votre entreprise n’est pas votre numéro D’identification fiscale de l’état., De nombreux États utilisent le numéro d’identification fiscale fédéral (EIN) et ajoutent des chiffres à la fin. Vérifiez auprès de votre département d’état du revenu pour plus d’informations.
2. pourboire revenu. Le revenu du pourboire des employés est soumis aux impôts de sécurité sociale et aux taxes D’assurance-maladie, y compris la taxe complémentaire D’assurance-maladie.
3. boîte 12 – plus de 4 articles. Si vous avez plus de 4 articles pour la case 12, Vous devrez mettre les articles supplémentaires sur un deuxième W-2. Mais n’incluez pas le salaire et la retenue de l’employé sur ce W-2 supplémentaire.
4. Le SSA a un processus spécifique pour corriger les erreurs W-2, en fonction du type d’erreur., Cet article contient des informations sur la façon de corriger les erreurs W-2.