parfois, votre facture est la dernière communication que vous avez avec votre client et il est très important de laisser une impression durable. Chez ProfitBooks, nous avons vu de nombreuses entreprises souffrir de retards de paiement en raison de conditions de paiement de factures incorrectes. Dans cet article, j’ai expliqué comment rédiger les conditions de paiement des factures qui peuvent vous aider à être payé plus rapidement.,
un délai de paiement indique le nombre de jours dont dispose le client pour payer les biens ou les services rendus par le fournisseur. Toute entreprise a besoin d’un fonds de roulement stable pour faire face à ses dépenses opérationnelles comme le salaire, la logistique, etc. ainsi que des fonds pour une expansion continue. Les retards de paiement peuvent perturber les flux de trésorerie, ce qui entraîne une pénurie de liquidités nécessaire pour acheter des matières premières afin de fabriquer les produits finaux et / ou développer l’entreprise par acquisition ou fusion., Cela est particulièrement difficile pour les petites entreprises ou les start-ups qui ne peuvent pas se permettre le retard de paiement. Par conséquent, il est nécessaire d’optimiser les conditions de paiement et de clarifier la représentation des termes de paiement sur les factures.
Voici 5 conseils pour rédiger des conditions de paiement de facture efficaces
1) libellé de la facture
Il est important de se présenter comme poli et professionnel lors de la formulation de votre facture. Des phrases amicales comme « veuillez effectuer le paiement à temps », « veuillez payer votre facture dans les XX jours » et « merci de bénéficier de notre service » peuvent augmenter la probabilité de paiement de plus de 5%., La politesse crée une image positive de l’entreprise et augmente la probabilité d’être payé à temps.
2) Mise en page détaillée
Une description détaillée des articles facturés, par exemple la Date de réception des marchandises, la description des marchandises livrées, le prix unitaire, le prix total, le montant de la taxe, etc. s’assurer que le vendeur est clair sur ce qu’il ou elle paie et la facture a une meilleure chance d’être payé à temps. De même, il est important de vérifier avec le client quels sont tous les détails obligatoires et doivent être mentionnés sur la facture pour éviter le rejet de la facture et le retard de paiement., De nombreux fournisseurs ont des exigences spécifiques telles que la fourniture d’un numéro de bon de commande, la facture à faire attention à une personne ou un département particulier, la facture à / expédier à des adresses, etc. sur la copie de la facture. Le Non-respect de ces spécifications peut avoir un impact négatif sur les paiements en temps opportun.
3) jours vs. Net
alors que des termes comme net 30 ou net 45 sont communs dans le langage des affaires, mais ils sont moins populaires parmi ceux qui ont une compréhension limitée des terminologies de la finance. Des termes tels que « dû à réception » sont vagues et soumis à sa propre interprétation., L’utilisation de mots comme « jours » au lieu de » net « et l’inclusion de conditions de paiement spécifiques comme » dû dans 60 jours » ont une meilleure perspective de passer au client avec des chances accrues de paiements en temps opportun.
4) soupçon de frais de retard
Il est judicieux de réitérer l’impact du retard de paiement en inscrivant une note sur la facture concernant l’applicabilité des frais de retard au cas où le paiement dépasserait la date d’échéance. Cela ajoute de l’urgence à la facture et met le fardeau du paiement en temps opportun sur le client., L’ajout d’une mise en garde sur les frais de retard peut influer sur un paiement plus rapide en informant le client des répercussions d’un paiement en retard et en facilitant la hiérarchisation de ces factures par rapport aux autres factures en attente.
5) Politique de paiement à court terme
bien que des conditions de paiement plus longues soient réalisables pour peu de clients, il est conseillé de négocier avec les clients des conditions de salaire plus courtes comme 15 ou 30 jours tout en établissant votre relation avec les clients. Une période de rémunération plus courte garantira un flux de trésorerie plus rapide et un fonds de roulement adéquat pour répondre aux besoins de votre entreprise.,
conditions de paiement optimales
bien que différentes entreprises aient leurs propres conditions de paiement personnalisées en fonction de leur type d’entreprise et de leurs exigences en matière de capital, il existe peu de conditions de paiement de factures courantes qui sont considérées comme des normes de l’industrie. Consultez ces conditions de paiement et leur signification.,
- Net 7 – paiement dû en 7 jours à compter de la date de facture
- Net 10 – paiement dû en 10 jours à compter de la date de facture
- NET 30 – paiement dû en 30 jours à compter de la date de facture
- NET 60 – paiement dû en 60 jours à compter de la date/li>
- Pia – paiement à l’avance
- 1% 10 Net 30 – le client peut bénéficier d’une réduction de 1% si le paiement est reçu dans les 10 jours., Le paiement intégral est requis après 10 jours et la date d’échéance globale est de 30 jours à compter de la date de facturation
- Contra Payment – le paiement du client étant compensé par les fournitures achetées du client
maintenant que nous avons compris l’art de rédiger des conditions de paiement efficaces, examinons quelques façons de raccourcir le cycle de réception des paiements:
1) Méthode de soumission des factures
dans le passé, le courrier postal était l’option la plus préférée pour expédier les factures aux clients ou aux fournisseurs., Cependant, l’écueil de cette approche est que de nombreuses fois, les factures sont égarées en transit et cela n’est réalisé qu’au moment où il y a un retard de paiement ou un rappel est envoyé au client. Une alternative à cela est la facturation électronique dans laquelle les fournisseurs peuvent facilement se connecter à un portail, télécharger leurs factures et soumettre leurs factures en ligne. Les fournisseurs et les fournisseurs / clients recevront une notification après la soumission réussie permettant un meilleur contrôle sur l’ensemble du processus. L’autre option consiste à émettre des factures par e-mail., Les deux options sont sans papier, rapides, rentables, faciles à suivre et pratiques pour les deux parties.
2) Remise pour paiement anticipé
Tout le monde aime les incitations et vos clients ne sont pas différents. Permettre un rabais pour un paiement anticipé peut motiver les clients à prioriser vos factures par rapport aux autres et à les payer à l’avance. Il est courant d’offrir une réduction de 1% ou 2% sur le montant total de la facture si la facture est payée dans un délai spécifique qui est en avance sur la date d’échéance. Par exemple 1% 10 – net 30., C’est un gagnant-gagnant pour les deux car le client peut profiter d’un taux réduit tandis que le fournisseur peut bénéficier de paiements à temps.
3) Plusieurs options de paiement
c’est l’ère de la banque numérique et les consommateurs s’éloignent de plus en plus de l’approche traditionnelle du paiement en espèces ou par chèque pour se tourner vers la banque en ligne. Les options de paiement telles que le TEF (transfert électronique de fonds) et le paiement par débit / crédit sont plus rapides et plus sûres car elles vous aident à être payé plus rapidement et à réduire les risques de fraude., Il est prudent d’inclure des options de paiement en ligne dans vos factures, car les clients sont plus enclins à accéder à un lien de paiement pour effectuer le paiement au travail ou dans le confort de leur domicile, plutôt que d’avoir à se rendre à la banque pour déposer de l’argent ou un chèque.
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4) rationalisation des délais de paiement
la rationalisation périodique des délais de paiement incohérents est une bonne technique pour identifier et supprimer les délais de paiement redondants qui sont sujets à des retards de paiement et ne sont pas alignés sur le contrat initial. Une période de rémunération plus courte peut améliorer votre fonds de roulement, tandis qu’une période plus longue est bénéfique pour le client. Une approche de rationalisation des délais de paiement vise à équilibrer les deux aspects et à opter pour une durée optimale et viable.,
5) rappels de paiement anticipé
Une stratégie de recouvrement efficace, vous pouvez envisager la mise en place automatique de rappels de paiement quelques jours avant la date d’échéance réelle. Souvent, les clients ne paient pas en retard intentionnellement, mais sont en retard car ils ont tendance à oublier compte tenu du fait qu’ils ont trop de factures sous la main. Les rappels automatiques peuvent agir comme un coup de pouce amical pour ces clients et faciliter le paiement en temps opportun à l’approche de la date d’échéance de la facture.,
6) facturation en temps opportun
Il est important de générer votre facture dès la livraison de la commande plutôt que d’attendre que le fournisseur commence à courir après le paiement. Avoir une date de facturation définie avec une date d’échéance de paiement fixe est utile pour vos clients de prédire le cycle de facturation à venir et d’effectuer des paiements en temps opportun. Planifier une date d’échéance plus proche du cycle de paiement du client est un moyen intelligent d’assurer des paiements rapides et rapides.,
7) favoriser une relation saine avec les clients
Un bon rapport et une communication proactive contribuent grandement à résoudre les problèmes de paiement avec les clients. Avoir une discussion transparente et franche avec le client chaque fois que vous remarquez une tendance de retards de paiement récurrents. Une relation saine peut faciliter une discussion constructive entre les deux parties pour comprendre les raisons sous-jacentes du retard de paiement et en venir à une conclusion constructive pour régler la question rapidement.,
8) maintenir la rigueur avec les conditions de paiement
bien qu’une renonciation occasionnelle puisse être acceptable pour établir des relations, ce n’est pas une bonne pratique de continuer à offrir des délais de grâce aux clients car ils ont tendance à devenir complaisants et ont tendance à être constamment en retard dans le paiement de leurs factures. Il est essentiel que vous leur fassiez comprendre que les conditions de paiement sont fixées sauf indication formelle et que les retards de paiement entraîneront des pénalités, y compris et jusqu’à la suspension de toute nouvelle exécution de la commande jusqu’au moment où le paiement en retard est réalisé.,
9) rapprochement hebdomadaire
Il est important d’avoir une vue claire de toutes les factures impayées, en cours et en souffrance, en effectuant un rapprochement hebdomadaire de vos comptes débiteurs. Cela vous aidera à identifier les retards de paiement potentiels afin que vous puissiez initier des suivis en temps opportun pour obtenir des paiements à temps.,
10) demander un paiement initial
pas tout à fait adapté pour les petites commandes, cette approche est la plus adaptée pour les commandes en gros dans lequel vous pouvez demander au client de faire un paiement anticipé forfaitaire au début du projet avec une promesse de régler le montant restant après l’achèvement de la commande. Cela vous protégera des pertes potentielles et améliorera également votre flux de trésorerie.
notes finales
La Rédaction de conditions de paiement de facture parfaites peut être délicate. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité convivial peut vous aider à automatiser cela., Par exemple, ProfitBooks propose divers modèles de facture et options pour définir les conditions de paiement des factures. Une fois qu’il est configuré, vous pouvez arrêter de vous en soucier et vous concentrer sur le fait d’être payé plus rapidement.
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