med Ad hoc-rapporter är alla tekniska användaren ställer in bi-lösningen, se till att data laddas och är tillgängliga, Ställ in säkerhetsparametrar och ge användarna sina konto inloggningar. Från den punkten skapas de faktiska rapporterna av slutanvändare av företag.
ad hoc–rapportering står i kontrast till hanterad rapportering, där den tekniska användaren–rapportutvecklaren-skapar och distribuerar rapporten., Som du kanske redan gissat, om ditt BI-verktyg av val stöder ad hoc-rapporter, kommer det att bli en stor tidsbesparare för dina tekniska rapportutvecklare.
Vem använder dessa typer av rapporter?
detta beror till stor del på a) vilken typ av Ad hoc-lösning som används, b) slutanvändarens och C) användarens förtroende för lösningen.
de vanligaste skaparna av Ad hoc-rapporter är affärsanvändare och avdelningsdataanalytiker., I vissa BI-butiker kan Ad hoc-rapporteringsåtkomst delas utanför organisationen med affärspartners och externa revisorer, som kan behöva säker tillgång till denna information.
vad används ad Hoc-rapportering och analys för?
ad hoc-analys utförs av företagsanvändare vid behov för att hantera dataanalysbehov som inte tillgodoses av företagets etablerade återkommande rapportering som redan produceras dagligen, veckovis, månadsvis eller årsvis., Fördelarna med självbetjäningsbi som utförs av Ad hoc-analysverktyg inkluderar:
- mer aktuella data: ad hoc-analys kan göra det möjligt för användare att få upp-till-minuten-insikter i data som ännu inte analyserats av en schemalagd rapport.
- nya rapporter som produceras på rekordtid: eftersom dessa rapporter kan vara engångsbruk, vill du producera dem så billigt som möjligt. Ad hoc-rapportfunktioner i ett BI-verktyg gör det möjligt för användare att kringgå den långa processen som kan gå in i en vanlig rapport, inklusive designarbete, utveckling och testning.,
- affärsbeslut kan göras snabbare: tillåter användare-vanligtvis chefer eller chefer-tillgång till data genom ett peka — och — klicka-gränssnitt eliminerar behovet av att begära data och analys från en annan grupp inom företaget. Denna kapacitet möjliggör snabbare svarstider när en affärsfråga kommer upp, vilket i sin tur bör hjälpa användarna att svara på frågor och fatta affärsbeslut snabbare.
- it arbetsbelastningsminskning: eftersom ad hoc-rapportering gör det möjligt för användare att köra egna frågor, fält IT-team Färre förfrågningar för att skapa rapporter och kan fokusera på andra uppgifter.,
även om de flesta ad hoc-rapporter och analyser är avsedda att köras endast en gång, i praktiken, de ofta hamna återanvändas och körs regelbundet. Detta kan leda till onödiga rapporteringsprocesser som påverkar högvolymrapporteringsperioder. Rapporter bör regelbundet ses över för effektivitetsvinster för att avgöra om de fortsätter att tjäna ett användbart affärssyfte.,
målet att skapa ad hoc-rapporter
ad hoc-rapporteringens mål är att ge slutanvändare möjlighet att ställa egna frågor om företagsdata utan att belasta det med uppgiften att skapa en myriad av rapporter för att tjäna olika funktioner och ändamål. Ad hoc-rapportering är därför mest meningsfullt när ett stort antal slutanvändare behöver se, förstå och agera på data mer eller mindre självständigt, samtidigt som de fortfarande är på samma sida så långt som vilken uppsättning siffror de tittar på.
till exempel skulle ett företag med en stor utanför säljkår vara den perfekta passformen för Ad hoc-rapportering., Varje säljare kan ställa in sin egen rapport för sitt territorium, visar prestanda mot försäljningsmål, beställningar, antal besök till varje kund etc., i ett format som är mest meningsfullt för honom. Och lika viktigt är att de använda siffrorna dras från samma datakällor som resten av företaget, vilket främjar konsekvens och minimerar överraskningar i slutet av kvartalet.,
topp 3 Fördelar med Ad Hoc-rapportering
ge slutanvändare att bygga sina egna rapporter sparar pengar och tid
i en studie av över 100 analytics-Chefer, 50% av lagets tid spenderades på Ad hoc-rapporteringsförfrågningar, snarare än att skapa nya instrumentpaneler och analyser. Eftersom den stora majoriteten av Ad hoc rapportering är engångsbruk, sedan kasseras, det är ett stort slöseri med värdefull analytiker tid. Varför gör analytikerna det här? Vanligtvis beror det på att de är de enda i företaget med kompetens att göra det. Men det här är ett enormt missbruk av resurser., Den dyra analytiker tid som bör spenderas på att bygga återanvändbara analyser som kan gynna en stor population av användare. Att sätta denna förmåga i händerna på alla användare, med enkla ad hoc-rapporteringsverktyg, åstadkommer tre viktiga saker: 1) det frigör dyra analytiker och håller dem från att utföra obestridliga uppgifter. 2) Det gör slutanvändare känner befogenhet och självförsörjande 3) Det sparar tid slösas bort för en företagsanvändare att förklara sina krav till en analytiker och låter dem få direkt till jobbet.,
uppmuntra användare att utforska Data ökar Dataupptäckt
intuitiv ad hoc-rapportering stimulerar informationsutbyte mellan avdelningar. Det möjliggör trendigenkänning tillsammans med eventuella relevanta korrelationer baserade på omedelbar tillgång till korrekta, aktuella data. Genom att öka risken för upptäckt ökar du chanserna att hitta saker som inkonsekvenser, nya intäktsmarknader och mer. Att ge slutanvändarna flexibla, lättanvända ad hoc-rapporteringsverktyg gör att de känner sig bemyndigade, låter dem vara mer praktiska med sina data. Vilket skulle du lita på mer?, En rapport gjord av någon i en annan division, i en annan tidszon, eller något du sätter ihop och testade dig själv?
ad Hoc-rapportering effektiviserar beslutsfattandet
av allt ad hoc-rapportering kan vara kärnan, det är en hävstång för att förbättra beslutsfattandet. Rapporter ger en ögonblicksbild av företagets nuvarande tillstånd genom en specifik lins-försäljning, marknadsföring, prestanda och andra åtgärder. Organiserad i ett delbart och lättläst format kan alla anställda ha samma resurser och kunskap som behövs för snabb åtgärd. Det gör dataanalys en laginsats.,
fördelarna med en webbaserad lösning
få kritisk information till rätt personer vid rätt tidpunkt-självbetjäningsresultat plus automatisk schemaläggning/leverans av information kan du underlätta snabb beslutsfattande. Användare får den information de behöver när de behöver det för att svara på kritiska realtidsfrågor.
flexibilitet för ständigt föränderliga miljöer – verksamheten måste utvecklas. Svar på förändrade affärsfrågor blir mer kritiska. Det är omöjligt att förutsäga vilka frågor och svar användare kan behöva i framtiden.,
sparar utbildningskostnader och tid – effektiviserar användarnas tillgång till kritisk information. Lätt att använda guider tillåter användare att få igång snabbt, kräver mindre tid att lära sig programmet och ger tydlig vägledning och spara tid att bygga rapporter.
uppmuntrar samarbete och informationsutbyte – användare kan enkelt skapa, organisera, publicera och göra rapporter tillgängliga för andra användare via webben för visning på begäran.
minskar IT – arbetsbelastningen-det webbaserade rapporteringsprogrammet i sig kan distribueras snabbt för utbredd tillgänglighet för slutanvändare., När utplacerade, det ger användarna möjlighet att bygga rapporterna själva när de behöver information. Ingen väntar på att det rapporterar utvecklare att bygga dem.
vad du ska leta efter i en bra Ad hoc-Rapportlösning
Nu när du har en förståelse för vilka ad hoc-rapporter som är, bör en bra rapporteringslösning kontrollera alla specifika rutor i din funktionslista. Det ska vara intuitivt och enkelt att använda av både företagsanvändare och tekniker. Det ska vara brett tillgängligt med ett lätt fotavtryck så att många människor kan komma åt det., Det bör kunna leverera svaren på användarnas frågor snabbt och rent. Kort sagt, det bör inriktas mot självbetjäning BI och bör vara lätt, snabb och lätt att använda.
en bra ad hoc-rapporteringslösning kommer att erbjuda följande egenskaper:
lätt att använda. Om det är eller ens verkar vara komplicerat, många slutanvändare kommer att stängas av och användar adoption kommer att drabbas., Av denna anledning erbjuder några av de bättre ad hoc-lösningarna som finns tillgängliga idag en grundläggande uppsättning intuitiva funktioner som är trollkarlsdrivna och ser lätt ut även till den ökända ”icke-datorpersonen”, samtidigt som de erbjuder mer avancerade verktyg för användaren som känner sig säker.
Robust. Förutsatt att antagandet inte är en fråga (Se föregående punkt), bör ad hoc-lösningen erbjuda slutanvändarna vad de behöver se, förstå och agera på sina uppgifter., Långt ifrån att vara en mer högteknologisk version av Excel, bör den erbjuda interaktiva funktioner som Ad hoc-instrumentpaneler, drill-down och drill-through, avancerad sortering och filtrering, rika visualiseringsverktyg som värmekartor, diagram och grafer etc.
allmänt tillgänglig. För att det ska vara riktigt användbart, bör en BI-lösning (inklusive ad hoc-rapportering) webblevereras och tillgänglig med en webbläsare. Förutom att erbjuda välbekant navigerbarhet och säkerhet, är en webbaserad lösning tillgänglig från praktiskt taget var som helst och på vilken enhet som helst via Internet-anslutning., En annan fördel med en webbaserad ad-hoc-lösning är att systemadministratören inte behöver ställa in den individuellt på varje användares dator: installera den på servern är tillräckligt, och alla användare behöver komma åt det är en enkel URL.
Dagens bättre webbaserade ad hoc-lösningar är datakällans neutrala, vilket innebär att de kan ansluta praktiskt taget ur lådan till de flesta av dagens vanliga datakällor, inklusive databaser, webbtjänster, platta filer etc., Detta sparar IT-avdelningen bördan av att skapa komplexa metadatastrukturer som det underliggande skiktet, vilket är tidskrävande, besvärligt och dyrt.