Ibland är din faktura den sista kommunikation som du har med din klient och det är mycket viktigt att lämna ett bestående intryck. På ProfitBooks, vi har sett många företag lider av sena betalningar på grund av felaktig faktura betalningsvillkor. I det här inlägget har jag förklarat hur man skriver fakturabetalningsvillkor som kan hjälpa dig att få betalt snabbare.,
en betalningsperiod anger antalet dagar som är tillgängliga för kunden att betala för de varor eller tjänster som har gjorts av leverantören. Alla företag kräver en stadig rörelsekapital för att möta sina driftskostnader som lön, logistik etc. samt medel för fortsatt expansion. Betalningsförseningar kan störa kassaflödet vilket resulterar i brist på kontanter som krävs för att köpa råvaror för att tillverka slutprodukterna och / eller växa verksamheten genom förvärv eller fusion., Detta är särskilt utmanande för småföretag eller nystartade företag som inte har råd med betalningsförseningen. Därför uppstår behovet av optimala betalningsvillkor och tydlighet i betalningstid representation på fakturor.
här är 5 tips för att skriva effektiva faktura betalningsvillkor
1) faktura formulering
det är viktigt att komma över som artig och professionell samtidigt formulera din faktura. Vänliga fraser som ”Vänligen gör betalningen i tid”, ”Vänligen betala din faktura inom XX dagar” och ”tack för att du använder vår tjänst” kan öka betalningssannolikheten med mer än 5 procent., Politeness skapar en positiv bild av företaget och ökar sannolikheten för att få betalt i tid.
2) specificerad Layout
En detaljerad beskrivning av de fakturerade posterna, t.ex. Datum för mottagande av varor, beskrivning av levererade varor, pris per enhet, totalt pris, skattebelopp etc. kommer att se till att säljaren är tydlig om vad han eller hon betalar för och fakturan har en bättre chans att få betalt i tid. På samma sätt är det viktigt att med kunden kontrollera vad alla detaljer är obligatoriska och bör nämnas på fakturan för att undvika fakturaavvisande och betalningsförsening., Många leverantörer har specifika krav som tillhandahållande av inköpsordernummer, faktura som ska uppmärksammas på en viss person eller avdelning, faktura till / fartyg till adresser etc. på fakturakopian. Underlåtenhet att följa dessa specifikationer kan påverka betalningar i tid negativt.
3) dagar vs Net
medan termer som net 30 eller net 45 är vanliga i affärssällskap, men de är mindre populära bland dem som har begränsad förståelse för finansiella terminologier. Termer som ”Due on receipt” är vaga och omfattas av en egen tolkning., Användning av ord som ”dagar” i stället för ”netto” och införandet av specifika betalningsvillkor som ”förfaller i 60 dagar” har en bättre möjlighet att få igenom till kunden med ökade chanser att snabba betalningar.
4) antydan om en sen avgift
det är en bra idé att omvärdera effekten av sen betalning genom att lägga en anteckning på fakturan om tillämpligheten av en sen avgift om betalningen korsar förfallodagen. Detta lägger brådska till fakturan och sätter onus av snabb betalning till kunden., Att lägga till en försenad avgift varning kan påverka snabbare betalning genom att utbilda kunden om konsekvenserna av att betala sent och underlätta prioriteringen av dessa fakturor över andra väntande räkningar.
5) betalningspolicy med korta villkor
medan längre betalningsvillkor är möjliga för få kunder, men det är tillrådligt att du förhandlar med kunder för kortare betalningsvillkor som 15 eller 30 dagar samtidigt som du etablerar din relation med kunderna. En kortare löneperiod kommer att säkerställa snabbare kassaflöde och tillräcklig rörelsekapital för att uppfylla dina affärskrav.,
optimala betalningsvillkor
medan olika företag har sina egna anpassade betalningsvillkor i enlighet med deras affärstyp och kapitalkrav, men det finns få vanliga fakturabetalningsvillkor som betraktas som branschstandarder. Kolla in dessa betalningsvillkor och deras betydelse.,
- Net 7 – betalning på 7 dagar från fakturadatum
- Net 10 – betalning på 10 dagar från fakturadatum
- Net 30 – betalning på 30 dagar från fakturadatum
- Net 60 – betalning på 60 dagar från fakturadatum
- Net 90 – betalning på 90 dagar från fakturadatum
- COD – Cash on Delivery
- CIA – Cash in Advance
- PIA – betalning i förskott
- 1% 10 Net 30 – kunden är berättigad till 1% rabatt om betalning mottas inom 10 dagar., Full betalning krävs efter 10 dagar och det totala förfallodatumet är 30 dagar från fakturadatumet
- Contra betalning-betalning från kunden kvittas mot leveranser som köpts från kunden
Nu när vi har förstått konsten att skriva effektiva fakturabetalningsvillkor, låt oss titta på några sätt att förkorta betalningskvittotcykeln:
1) faktura inlämningsmetod
tidigare var snail mail det mest föredragna alternativet att skicka fakturor till kunderna eller leverantörerna., Dock är fallgropen i detta tillvägagångssätt att många gånger, fakturor får felplacerad i transit och detta inte realiseras förrän så länge det finns en betalningsförsening eller en påminnelse skickas till kunden. Ett alternativ till detta är e-fakturering där leverantörer enkelt kan logga in på en portal, ladda upp sina fakturor och skicka in sina fakturor online. Leverantörer och leverantörer / kunder kommer att få en anmälan post framgångsrik inlämning möjliggör bättre kontroll över hela processen. Det andra alternativet är att utfärda fakturor via e-post., Båda alternativen är papperslösa, snabba, kostnadseffektiva, lätt att spåra och bekvämt för båda parter.
2) rabatt för tidig betalning
alla gillar incitament och dina kunder är inte annorlunda. Att tillåta en rabatt för tidig betalning kan motivera kunder att prioritera dina räkningar över andra och betala dem i förväg. Det är vanligt att erbjuda en rabatt på 1% eller 2% på det totala fakturabeloppet om fakturan betalas inom en viss period som ligger före förfallodagen. E. g. 1%10 – netto 30., Detta är en win-win för både som kunden kan njuta av ett rabatterat pris medan leverantören kan dra nytta av i tid betalningar.
3) flera betalningsalternativ
Detta är en tid präglad av digital bank och konsumenterna i allt högre grad rör sig bort från den traditionella metoden för kontanter eller check betalning till Internetbank. Betalningsalternativ som EFT (elektronisk fond överföring) och debet / kredit betalning är snabbare och säkrare eftersom de hjälper dig att få betalt snabbare och minska risken för bedrägeri., Det är klokt att inkludera online betalningsalternativ i dina fakturor som kunder är mer benägna att få tillgång till en betalningslänk för att göra betalning på jobbet eller inom bekvämligheterna i sina hem, snarare än att behöva besöka banken för att sätta in kontanter eller check.
Läs om hur du lägger till knappen ”Betala nu” på fakturor genom att integrera en betalningsgateway.,
4) rationalisering av betalningsfristen
periodisk rationalisering av inkonsekventa betalningsvillkor är en bra teknik för att identifiera och undanröja överflödiga betalningsvillkor som är benägna att betalningsförseningar och inte anpassas enligt det ursprungliga kontraktet. En kortare lön sikt kan förbättra ditt rörelsekapital medan en längre sikt är fördelaktigt för kunden. En rationaliseringsmetod för betalningsfrister handlar om att balansera båda aspekterna och välja en term som är optimal och livskraftig.,
5) påminnelser om tidig betalning
en effektiv insamlingsstrategi kan du överväga automatisk inställning av betalningspåminnelser några dagar före det faktiska förfallodagen. Ofta betalar kunderna inte sent avsiktligt men är sena eftersom de tenderar att glömma med tanke på att de har för många fakturor till hands. Automatiska påminnelser kan fungera som en vänlig knuff för dessa kunder och underlätta snabb betalning när de närmar sig fakturan förfallodagen.,
6) snabb fakturering
det är viktigt att generera din faktura så snart ordern levereras i motsats till att vänta på att leverantören börjar jaga för betalningen. Att ha en definierad faktureringsdatum tillsammans med en fast betalning förfallodatum är till hjälp för dina kunder att förutsäga den kommande faktureringscykeln och göra snabba betalningar. Schemalägga ett förfallodatum som är närmare kundens betalning kör är ett smart sätt att säkerställa snabba och snabba betalningar.,
7) främja en sund relation med kunder
en bra rapport och proaktiv kommunikation går långt för att lösa betalningsrelaterade problem med kunder. Ha en öppen och uppriktig diskussion med kunden när du märker en trend av återkommande sena betalningar. Ett sunt förhållande kan underlätta en konstruktiv diskussion mellan de två parterna för att förstå de bakomliggande orsakerna till försenad betalning och komma till en konstruktiv slutsats för att snabbt ta itu med frågan.,
8) upprätthålla stringency med betalningsvillkor
medan en tillfällig undantag kan vara acceptabelt att bygga relationer, men det är inte en bra praxis att hålla erbjuda grace perioder till kunderna som de tenderar att bli självbelåtna och tenderar att vara perennialt sent att betala sina fakturor. Det är viktigt att du får dem att inse att betalningsvillkor är fastställda om inte formellt skrämmas och sena betalningar kommer att medföra påföljder inklusive och upp till avstängning av någon ny order uppfyllelse tills den försenade betalningen realiseras.,
9) veckovis avstämning
det är viktigt att ha en tydlig bild av alla obetalda fakturor, både nuvarande och försenade, genom att genomföra en veckovis avstämning av dina kundfordringar. Detta kommer att hjälpa dig att identifiera potentiella sena betalningar så att du kan initiera snabb uppföljning för att framkalla betalningar i tid.,
10) begär en förskottsbetalning
inte helt lämplig för små beställningar, detta tillvägagångssätt är mest lämpad för bulk order där du kan begära kunden att göra en klumpsumma förskottsbetalning vid början av projektet med ett löfte om att lösa det återstående beloppet post order slutförande. Detta kommer att skydda dig från potentiella förluster och även förbättra ditt kassaflöde.
slutliga anteckningar
skriva perfekt faktura betalningsvillkor kan vara knepigt. Med hjälp av en användarvänlig bokföringsprogram kan hjälpa dig att automatisera detta., ProfitBooks erbjuder till exempel olika fakturamallar och alternativ för att ställa in fakturabetalningsvillkor. När det är inställt kan du sluta oroa dig för det och fokusera på att få betalt snabbare.
Börja Skapa Vackra Fakturor Med ProfitBooks Nu