fråga någon professionell idrottsman eller företagsledare hur de blev framgångsrika, och de kommer att berätta att de behärskar en process. Genom att räkna ut vilka av deras vanor som ledde till framgång och som inte gjorde det, kunde de förbättra sin effektivitet, effektivitet och produktivitet på jobbet.
men att implementera en process i ett företag, en avdelning eller till och med ett lag är ett helt annat djur än att finslipa din egen personliga process., Med så många rörliga delar, Hur spårar du varje aspekt av ditt företags process, och, mer utmanande men ändå viktigt än det, hur förfinar du det?
i nästan 50 år har dataflödesscheman varit ett av de enklaste och mest effektiva verktygen för organisationer att förstå, perfekt och implementera nya processer eller system. De är visuella representationer av din process eller system, så de gör det enkelt att förstå och beskära.
innan vi dyker in i hur dataflödesscheman kan hjälpa dig att förfina något av ditt företags system eller processer, men låt oss gå över vad det exakt är.,
Vad är ett DATAFLÖDESSCHEMA (DFD)?
ett dataflödesschema, eller ett DFD, är en visuell representation av en process eller ett systems informationsflöde. Genom att kartlägga din process eller systemets flöde av data, DFDs hjälpa dig att bättre förstå din process eller system, avslöja dess veck, förbättra den, och kan även hjälpa dig att genomföra en ny process eller system. DFDs kan sträcka sig från enkla översikter till komplexa, granulära skärmar av en process eller system.,
DFDs blev populär på 1970-talet och har kunnat behålla sin utbredda användning genom att vara lätt att förstå. Visuellt visar hur en process eller system fungerar kan hålla människors uppmärksamhet och förklara komplexa begrepp bättre än block av text kan, så DFDs kan hjälpa nästan vem som helst förstå ett system eller process ” logik och funktioner.
det finns två typer av DFDs — logisk och fysisk. Logiska diagram visar den teoretiska processen att flytta information genom ett system, som var data kommer ifrån, var det går, hur det ändras och var det hamnar.,
fysiska diagram visar den praktiska processen att flytta information via ett system, som hur systemets specifika programvara, hårdvara, filer, anställda och kunder påverkar dess informationsflöde.
Du kan antingen använda logiska eller fysiska diagram för att beskriva samma informationsflöde eller så kan du använda dem tillsammans för att förstå en process eller ett system på en mer detaljerad nivå. Men innan du kan använda en DFD för att förstå ditt system eller processens informationsflöde måste du känna till standardnotationerna eller symbolerna som används för att beskriva det.,
Dataflödesdiagramsymboler
Dataflödesdiagramsymboler är standardiserade noteringar, som rektanglar, cirklar, pilar och korttextetiketter, som beskriver ett system eller process ” dataflödesriktning, dataingångar, datautgångar, datalagringspunkter och dess olika underprocesser.
Yourdon& Coad och Gen& Sarson är de två huvudsakliga metoderna för notation som används i DFDs, och de använder båda former och etiketter för att representera de fyra huvudelementen i en DFD — extern enhet, process, datalagring och dataflöde.,
Picture Credit: Lucidchart
1. Extern enhet
en extern enhet, som också kallas terminatorer, källor, sänkor eller aktörer, är ett externt system eller process som skickar eller tar emot data till och från det schemalagda systemet. De är antingen källor eller destinationer av information, så de är oftast placerade på diagrammets kanter.
2. Process
Process är ett förfarande som manipulerar data och dess flöde genom att ta inkommande data, ändra den och producera en utgång med den., En process kan göra detta genom att utföra beräkningar och använda logik för att sortera data eller ändra dess flöde av riktning. Processer börjar vanligtvis från övre vänstra delen av DFD och slutar längst ner till höger i diagrammet.
3. Datalagring
datalagring innehåller information för senare användning, som en fil med dokument som väntar på att behandlas. Dataingångar strömmar genom en process och sedan genom ett datalager medan datautgångar strömmar ut ur ett datalager och sedan genom en process.
4., Dataflöde
dataflöde är den väg som systemets information tar från externa enheter genom processer och datalager. Med pilar och kortfattade etiketter kan DFD visa riktningen för dataflödet.
men innan du börjar mappa ut dataflödesscheman måste du följa fyra tumregler för att skapa en giltig DFD.
1. Varje process ska ha minst en ingång och en utgång.
2. Varje datalager ska ha minst ett dataflöde i och dataflöde ut.
3. Ett systems lagrade data måste gå igenom en process.
4., Alla processer i en DFD måste länka till en annan process eller datalagring.
de olika nivåerna av DFDs och Kontextnivådataflödesschemat
DFDs kan sträcka sig från enkla översikter till komplexa, granulära representationer av ett system eller process med flera nivåer, numrerade från 0 till bortom. Men de vanligaste och intuitiva DFDs är Nivå 0 DFDs, som kallas sammanhangsdiagram. De är smältbara, översikter på hög nivå av informationsflödet genom ett system eller en process, så nästan alla kan förstå det.,
dfd Nivå 1 är fortfarande breda översikter över ett system eller en process, men de är också mer detaljerade-de bryter ner systemets enda processnod i underprocesser. Nivå 2 DFDs dyka ännu djupare i detalj genom att bryta ner varje process i granulära underprocesser. Varje DFD som går förbi nivå 2 är sällsynt – det skulle vara för mycket detaljer, vilket besegrar sitt ursprungliga syfte att vara lätt att förstå.,
DFD Exempel
Yrkesverksamma inom olika branscher, som software engineering, IT, näringsliv, och produktledning & design, kan använda DFDs för att bättre förstå, förfina, eller implementera ett nytt system eller en process.
och för att hjälpa dig att utveckla en konkret förståelse för hur en DFD ser ut och hur det kan förenkla din organisations komplexa system och processer, här är ett exempel på en kontextnivå dataflödesschema för en DVD upplåning system, som Redbox.,
i denna DFD är kunden informationskällan, DVD-upplåningssystemet är processen, dataflödet och datalagret och affärsinnehavaren är informationens destination.
bildkredit: Lucidchart
finslipa din Process
varje stor idrottsman, chef, företag eller tjänst är inte bara inriktad på att följa en stellar process, men de är också besatta av att finslipa den. Med detta sagt, att skapa och finslipa en effektiv process är en av de mest utmanande uppgifterna i arbetsvärlden., Men om du kan utvärdera din organisations process med dataflödesscheman, kommer ditt företag att ha ett fast grepp om hur man behärskar det.
