Madame Lelica

Watch Video – Cum se Sortează după numele de familie în Excel

dacă lucrați cu nume seturi de date, sortarea este una dintre sarcinile comune pe care ar trebui să le faceți des.

este destul de ușor să sortați datele în ordine alfabetică pe baza numelui complet, unde Excel folosește primul caracter al numelui pentru a sorta.

dar dacă doriți să sortați datele după numele de familie în Excel?,

deși nu este la fel de simplu, se poate face în continuare (multe depind și de modul în care sunt structurate datele numelor).indiferent de metoda pe care o utilizați, va trebui să extrageți cumva numele de familie din numele complet și să îl puneți într-o coloană separată. Puteți utiliza apoi această coloană pentru a sorta datele după numele de familie în ordine alfabetică.

în acest tutorial Excel, vă voi arăta cum să sortați o coloană cu nume pe baza prenumelui.

deci, să începem!,

extrageți și Sortați după nume folosind găsiți și înlocuiți

primul pas pentru a sorta după numele de familie este să obțineți numele de familie într-o coloană separată.

puteți face acest lucru înlocuind totul înainte de numele de familie cu un gol, astfel încât să aveți doar numele de familie rămas.să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date în ordine alfabetică folosind numele de familie.,

mai Jos sunt pașii pentru a sorta în funcție de nume de familie:

1. Selectați setul de date, inclusiv antetul (în acest exemplu, ar fi A1:A10)
2. Copiați-l în coloana alăturată (în cazul în care coloana alăturată nu este gol, se introduce o nouă coloană și apoi copiați aceste nume)
3. Redenumiți copiat antet de coloană. În acest exemplu, voi numi este „nume de familie”
4. Selectați toate numele copiate (nu selectați antetul)
5. țineți tasta de Control și apoi apăsați tasta H. Aceasta va deschide caseta de dialog găsiți și înlocuiți.,
6. În a Găsi ceea ce câmp, introduceți * (asterisc simbol urmat de un caracter spațiu)
7. Lăsați Înlocui cu câmpul gol
8. faceți Clic pe Înlocuiți Toate. Acest lucru ar înlocui instantaneu toate prenumele și veți rămâne doar cu numele de familie.

pașii de mai sus ar păstra numele de familie și ar elimina totul înainte. Acest lucru funcționează bine chiar și atunci când aveți nume de mijloc sau prefixe (cum ar fi Mr.sau Ms).,

odată ce aveți numele de familie în coloana adiacentă, puteți sorta cu ușurință setul de date (inclusiv numele complete) în ordine alfabetică pe baza numelui de familie.

mai jos sunt pașii pentru a sorta după numele de familie:

1. selectați întregul set de date cu anteturi (inclusiv numele complete și numele de familie extrase)., Puteți include, de asemenea, alte coloane pe care doriți să sortați, împreună cu numele
2. faceți Clic pe fila Date
3. faceți Clic pe Sortare
4. Într-un Fel de casetă de dialog, asigurați-vă că-Mi datele au anteturi’ este selectat.,
5. În anii ‘un Fel de’ opțiune, selectați numele de coloana care are doar numele de familie
6. În anii ‘un Fel Pe”, selectați „Valorilor Celulelor’
7. În Scopul de opțiune, selectați de la a la Z’
8. faceți Clic pe OK

pașii De mai sus ar sorta întregul selectat setul de date bazate pe numele de familie.

odată terminat, puteți șterge coloana care are numele de familie.,

extrageți și alfabetizați după nume folosind Formula

în timp ce metoda prezentată mai sus (folosind găsiți și înlocuiți) este ceea ce prefer să obțin toate numele de familie și să sortez pe baza acesteia, o limitare a acesteia este că datele rezultate în statică.,aceasta înseamnă că, dacă adaug mai multe nume în lista mea, va trebui să fac din nou același proces pentru a obține numele de familie.

dacă nu doriți acest lucru, puteți utiliza metoda formulei pentru a sorta datele după nume de familie.

Să presupunem că aveți setul de date așa cum se arată mai jos.

mai Jos este formula care va extrage numele de la denumirea completă:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))

formula De mai sus se bazează pe modelul cu un nume complet (care conține doar numele și prenumele în acest exemplu)., Modelul este că ar exista un caracter spațial între numele și prenumele.

funcția FIND este utilizată pentru a obține poziția caracterului spațial. Această valoare este apoi scăzută din lungimea totală a numelui pentru a obține numărul total de caractere din numele de familie.această valoare este apoi utilizată în funcția potrivită pentru a obține numele de familie.

după ce aveți coloana nume de familie, puteți sorta aceste date (aceasta este acoperită în detaliu în prima metodă).

formula de mai sus ar funcționa atunci când aveți doar numele și prenumele.

dar dacă aveți și un nume de mijloc., Într-un astfel de caz, trebuie să utilizați formula de mai jos:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

formula de mai sus găsește poziția ultimului caracter spațiu și apoi o folosește pentru a extrage numele de familie.vă recomandăm să utilizați a doua formulă în toate cazurile, și este mai prost-dovada și se pot ocupa de toate cazurile (atâta timp cât numele este la sfârșitul numelui).Notă: Aceste două formule se bazează pe condiția ca între fiecare element de nume să existe un singur caracter spațial., În cazul în care există spații duble sau spații de conducere/sfârșit, această formulă va da rezultate incorecte. Într-un astfel de caz, este mai bine să utilizați funcția de decupare pentru a scăpa mai întâi de orice spații principale, finale și duble, apoi utilizați formula de mai sus.deși acest lucru poate părea o metodă complicată, beneficiul utilizării unei formule este că face ca rezultatele să fie dinamice. Dacă adăugați mai multe nume în lista dvs., tot ce trebuie să faceți este să copiați formula și vă va da numele de familie.

utilizarea textului în coloane

textul în coloane este din nou o modalitate simplă și ușoară de a împărți celulele în Excel.,

puteți specifica delimitatorul (cum ar fi virgula sau spațiul) și îl puteți folosi pentru a împărți conținutul celulei. După ce aveți elementele împărțite în coloane separate, puteți utiliza coloana care are numele de familie pentru a alfabetiza datele.

să Presupunem că avem un set de date așa cum se arată mai jos:

mai Jos sunt pașii pentru a utiliza Text în Coloană pentru a sorta în funcție de nume de familie:

1. Selectați coloana care are numele (cu excepția antet)
2. faceți Clic pe fila Date
3. În anii ‘Date Instrumente de grup, faceți clic pe Text pentru Coloanele opțiune., Aceasta va deschide Text în Coloane wizard
4. În Pasul 1 de Convert Text to Columns Wizard”, selectați „Delimitat’ și faceți clic pe Next
5. În Pasul 2, selectați „Spațiu” ca Delimitator (și debifați orice altceva dacă este selectat) și apoi faceți clic pe butonul Next.
6. la Pasul 3, Selectați coloana prenume din previzualizarea datelor și apoi selectați opțiunea ” nu importați coloane (săriți)”. Acest lucru asigură că prenumele nu face parte din rezultat și veți obține doar numele de familie.,
7. De asemenea, la Pasul 3, schimbați celula de destinație cu cea care este adiacentă datelor originale. Acest lucru vă va asigura că obțineți numele de familie separat, iar datele de nume originale sunt intacte.
8. Faceți clic pe Finish

odată ce aveți rezultatul, puteți sorta după numele de familie.

puteți, de asemenea, Text în coloane pentru a separa numele și prenumele atunci când aveți o virgulă ca separator.,

Utilizarea Flash Fill

o altă modalitate rapidă și rapidă de a obține numele de familie este utilizarea funcției Flash Fill.

Flash Fill a fost introdus în Excel 2013 și ajută la manipularea datelor prin identificarea tiparelor. Pentru ca acest lucru să funcționeze, trebuie să afișați Flash completați rezultatul pe care îl așteptați de câteva ori.odată ce identifică modelul, va face rapid restul lucrării pentru dvs.

Să presupunem că aveți numele de mai jos set de date.,

mai jos sunt pașii pentru a utiliza Flash Fill pentru a obține numele de familie și apoi sortați folosind-o:

1. în celula B2, Introduceți textul „Maury”. Acesta este rezultatul pe care îl așteptați în celulă.
2. mergeți la celula următoare și introduceți numele de familie în celula adiacentă (Elliot în acest exemplu).
3. selectați ambele celule
4. treceți cursorul peste partea din dreapta jos a selecției. Veți observa că cursorul se schimbă într-o pictogramă plus.
5. faceți dublu clic pe el (sau faceți clic și trageți-l în jos)., Acest lucru vă va oferi un rezultat în celule (nu este probabil să fie rezultatul dorit)
6. Faceți clic pe pictograma Opțiuni Completare automată.
7. faceți Clic pe Bliț de Umplere

Acest lucru va da rezultatul care va fi probabil ultimul nume în toate celulele.

spun probabil, deoarece umplerea Flash poate să nu funcționeze în unele cazuri. Deoarece depinde de identificarea unui model, este posibil să nu poată face asta întotdeauna. Sau uneori, modelul pe care îl descifrează poate să nu fie cel potrivit.,în astfel de cazuri, ar trebui să introduceți un rezultat așteptat în una sau două celule și apoi să faceți pașii 4-7.după ce aveți toate numele de familie într-o coloană, puteți sorta datele pe baza acestor nume de familie.deci, acestea sunt patru moduri diferite pe care le puteți utiliza pentru a sorta datele după numele de familie. Cea mai bună metodă ar fi să folosiți tehnica găsirii și înlocuirii, dar dacă doriți să faceți rezultatele dinamice, metoda formulei este calea de urmat.Sper că ați găsit acest tutorial util.,

S-ar putea să vă placă și următoarele tutoriale Excel:

• cum se Sortează după culoare în Excel
• cum se sortează foile de lucru în Excel
• cum se sortează datele în Excel folosind VBA
• sortează automat datele în ordine alfabetică folosind Formula
• cum se sortează mai multe niveluri de date în Excel