Uneori, factura este ultima comunicare pe care o ai cu clientul tău și este foarte important să lăsați o impresie de durată. La ProfitBooks, am văzut multe companii suferă de plăți întârziate din cauza condițiilor necorespunzătoare de plată a facturilor. În această postare, am explicat cum să scrieți termenii de plată a facturii care vă pot ajuta să plătiți mai repede.,un termen de plată indică numărul de zile disponibile clientului pentru a plăti bunurile sau serviciile care au fost prestate de furnizor. Orice afacere necesită un capital de lucru constant pentru a-și satisface cheltuielile operaționale, cum ar fi salariul, logistica etc. precum și fonduri pentru extinderea continuă. Întârzierile la plată pot perturba fluxul de numerar, ducând la lipsa de numerar necesară pentru achiziționarea de materii prime pentru fabricarea produselor finale și / sau dezvoltarea afacerii prin achiziție sau fuziune., Acest lucru este deosebit de dificil pentru întreprinderile mici sau Start-up-uri care nu își pot permite întârzierea plăților. Prin urmare, apare necesitatea unor termene optime de plată și claritate în reprezentarea termenului de plată pe facturi.
aici sunt 5 sfaturi pentru scrierea facturii eficiente Termeni de plată
1) formularea facturii
este important să vină peste ca politicos și profesional în timp ce formularea factura. Expresii prietenoase precum „Vă rugăm să efectuați plata la timp”, „plătiți factura în termen de XX zile” și „Vă mulțumim că ați beneficiat de serviciul nostru” pot crește probabilitatea de plată cu mai mult de 5%., Politețea creează o imagine pozitivă a companiei și crește probabilitatea de a fi plătită la timp.
2) dispunere detaliată
O descriere detaliată a articolelor facturate, de exemplu, data primirii mărfurilor, descrierea mărfurilor livrate, prețul pe unitate, prețul total, valoarea impozitului etc. va asigura că vânzătorul este clar despre ceea ce el sau ea plătește pentru și factura are o șansă mai bună de a fi plătit la timp. De asemenea, este important să se stabilească cu clientul cu privire la ce toate detaliile sunt obligatorii și ar trebui să fie menționate pe factură pentru a evita respingerea facturii și întârzierea plății., Mulți furnizori au cerințe specifice, cum ar fi furnizarea numărului comenzii de cumpărare, factura care trebuie acordată atenției unei anumite persoane sau departament, factura către / expedierea adreselor etc. pe copia facturii. Nerespectarea acestor specificații poate avea un impact negativ asupra plăților la timp.
3) Zile vs. Net
în Timp ce termeni ca net 30 sau net 45 sunt frecvente în limbajul de afaceri, dar ele sunt mai puțin populare printre cei care au o înțelegere limitată de finanțe terminologii. Termeni precum „datorat la primire” sunt vagi și sunt supuși interpretării proprii., Utilizarea cuvintelor precum „zile” în loc de ” net „și includerea unor termeni de plată specifici, cum ar fi „scadent în 60 de zile”, au o perspectivă mai bună de a ajunge la client cu șanse sporite de plăți în timp util.
4) indiciu al unei taxe de întârziere
este o idee bună să reiterați impactul întârzierii plății, punând o notă pe factură cu privire la aplicabilitatea unei taxe de întârziere în cazul în care plata depășește data scadenței. Acest lucru adaugă urgență facturii și pune sarcina plății la timp către client., Adăugarea unei atenționări a taxelor de întârziere poate influența plata mai rapidă prin educarea clientului cu privire la repercusiunile plății cu întârziere și facilitarea prioritizării acestor facturi față de alte facturi în așteptare.
5) politica de Plata, cu termene scurte
în Timp ce termene de plata mai sunt fezabile pentru câteva clienții, totuși este recomandabil să negocieze cu clienții pentru mai scurte plătească termeni, cum ar fi 15 sau 30 de zile, în timp ce stabilirea de relatia ta cu clientii. Un termen de plată mai scurt va asigura un flux de numerar mai rapid și un capital de lucru adecvat pentru a satisface cerințele dvs. de afaceri.,în timp ce diferite companii au propriile lor condiții de plată personalizate în conformitate cu tipul de afacere și cerințele de capital, totuși există puține condiții comune de plată a facturilor care sunt considerate standarde industriale. Consultați acești Termeni de plată și semnificația lor.,
- Net 7 – Plată datorată în 7 zile de la data facturii
- Net 10 – Plata în 10 zile de la data facturii
- Net de 30 de Plată scadente în termen de 30 de zile de la data facturii
- Net de 60 de Plată datorată în 60 de zile de la data facturii
- Net de 90 de Plată datorată în 90 de zile de la data facturii
- COD – Numerar la Livrare
- CIA – Numerar în Avans
- PIA – Plata în Avans
- 1% 10 Net 30 – Clientul este eligibil pentru reducere de 1%, dacă plata este primită în termen de 10 zile., Este necesară plata integrală după 10 zile și în general scadenta este de 30 de zile de la data facturii
- Contra Plată – Plata de la client fiind compensate cu consumabile achiziționate de la client
Acum că ne-am înțeles arta de a scrie eficient factura termene de plată, să ne uităm la câteva modalități de a scurta chitanța de plată a ciclului de:
1) Factura prezentarea metodei
În trecut, snail mail a fost opțiunea cea mai preferată de expediere a facturilor de la clienți sau furnizori., Cu toate acestea, capcana acestei abordări este că de multe ori, facturile se rătăcesc în tranzit și acest lucru nu se realizează până când nu există o întârziere de plată sau un memento este trimis clientului. O alternativă la aceasta este facturarea electronică, în care Furnizorii se pot conecta cu ușurință la un portal, își pot încărca facturile și își pot trimite facturile online. Furnizorii și vânzătorii / clienții vor primi o notificare după depunerea cu succes, permițând un control mai bun asupra întregului proces. Cealaltă opțiune este de a emite facturi prin e-mail., Ambele opțiuni sunt informatizate, rapide, rentabile, ușor de urmărit și convenabile pentru ambele părți.2) reducere pentru plata anticipată
tuturor le plac stimulentele,iar clienții dvs. nu sunt diferiți. Acordarea unei reduceri pentru plata anticipată poate motiva clienții să acorde prioritate facturilor dvs. față de ceilalți și să le plătească din timp. Este o practică obișnuită să oferiți o reducere de 1% sau 2% din suma totală a facturii dacă factura este plătită într-un anumit termen care este înainte de data scadenței. De exemplu 1% 10-net 30., Acesta este un câștig-câștig pentru ambele, deoarece clientul se poate bucura de o rată redusă, în timp ce furnizorul poate beneficia de plăți la timp.3) mai multe opțiuni de plată
aceasta este epoca serviciilor bancare digitale, iar consumatorii se îndepărtează din ce în ce mai mult de abordarea tradițională a plății în numerar sau cec la serviciile bancare online. Opțiunile de plată precum EFT (Electronic Fund Transfer) și plata debitului / creditului sunt mai rapide și mai sigure, deoarece vă ajută să fiți plătit mai rapid și să reduceți șansele de fraudă., Este prudent să includeți opțiunile de plată online în facturile dvs., deoarece clienții sunt mai înclinați să acceseze un link de plată pentru a efectua plata în timp ce lucrează sau în confortul casei lor, în loc să fie nevoiți să viziteze banca pentru a depune numerar sau cec.aflați cum să adăugați butonul „Plătiți acum” pe facturi prin integrarea unui gateway de plată.,
4) raționalizarea termenelor de plată
raționalizarea periodică a termenilor de plată inconsistenți este o tehnică bună pentru identificarea și eliminarea termenilor de plată redundanți care sunt predispuși la întârzieri de plată și nu sunt aliniate conform contractului inițial. Un termen de plată mai scurt vă poate îmbunătăți capitalul de lucru, în timp ce un termen mai lung este benefic pentru client. O abordare de raționalizare a termenului de plată are în vedere echilibrarea ambelor aspecte și optarea pentru un termen optim și viabil.,5) memento-uri de plată anticipată o strategie eficientă de colecții, puteți lua în considerare configurarea automată a memento-urilor de plată cu câteva zile înainte de data scadenței efective. Adesea, clienții nu plătesc cu întârziere în mod intenționat, dar întârzie, deoarece tind să uite, având în vedere faptul că au prea multe facturi la îndemână. Mementourile automate pot acționa ca un ghiont prietenos pentru acești clienți și pot facilita plata la timp pe măsură ce se apropie de data scadenței facturii.,
6) facturare în timp util
este important să generați factura dvs. de îndată ce comanda este livrată, spre deosebire de așteptarea ca furnizorul să înceapă să urmărească plata. Având o dată de facturare definită, împreună cu o dată scadentă de plată fixă, este util pentru clienții dvs. să prezică ciclul de facturare viitoare și să efectueze plăți în timp util. Programarea unei date scadente care este mai aproape de rulajul de plată al clientului este o modalitate inteligentă de a asigura plăți rapide și prompte.,7) promovarea relație sănătoasă cu clienții un raport bun și o comunicare proactivă merge un drum lung în rezolvarea problemelor legate de plată cu clienții. Aveți o discuție transparentă și sinceră cu clientul ori de câte ori observați o tendință de întârziere a plăților recurente. O relație sănătoasă poate facilita o discuție constructivă între cele două părți pentru a înțelege motivele care stau la baza plății întârziate și a ajunge la o concluzie constructivă pentru a aborda problema cu promptitudine.,8) menținerea stringenței cu Termenii de plată
În timp ce o renunțare ocazională ar putea fi acceptabilă pentru a construi relații, totuși nu este o practică bună să oferiți clienților perioade de grație, deoarece tind să devină mulțumiți și tind să întârzie peren în plata facturilor. Este esențial să-i faceți să realizeze că termenele de plată sunt fixe, cu excepția cazului în care sunt anunțate în mod oficial, iar plățile întârziate vor atrage penalități, inclusiv și până la suspendarea oricărei onorări a comenzilor noi până la momentul efectuării plății restante.,9) reconciliere Săptămânală
este important să aveți o imagine clară a tuturor facturilor neplătite, atât curente, cât și restante, efectuând o reconciliere săptămânală a conturilor dvs. de creanțe. Acest lucru vă va ajuta să identificați potențialele plăți întârziate, astfel încât să puteți iniția urmărirea în timp util pentru a obține plăți la timp.,10) solicitarea unei plăți în avans
Nu este în întregime potrivită pentru comenzile mici, această abordare este cea mai potrivită pentru comenzile în vrac, în care puteți solicita Clientului să efectueze o plată în avans forfetară la debutul proiectului, cu promisiunea de a soluționa suma rămasă după finalizarea comenzii. Acest lucru vă va proteja de pierderile potențiale și, de asemenea, vă va îmbunătăți fluxul de numerar.
note finale
scrierea Termenilor și Condițiilor de plată a facturii perfecte poate fi dificilă. Utilizarea unui software de contabilitate ușor de utilizat vă poate ajuta să automatizați acest lucru., De exemplu, ProfitBooks oferă diverse șabloane de facturi și opțiuni pentru a seta termenii de plată a facturilor. Odată ce este configurat, puteți opri îngrijorătoare despre ea și să se concentreze pe obtinerea plătit mai repede.
începeți să creați facturi frumoase cu cărțile de profit Acum