czasami faktura jest ostatnią komunikacją, którą masz z klientem i jej bardzo ważne, aby pozostawić trwałe wrażenie. W ProfitBooks wiele firm cierpi z powodu opóźnień w płatnościach z powodu niewłaściwych warunków płatności faktur. W tym poście wyjaśniłem, jak napisać warunki płatności faktury, które mogą pomóc ci szybciej otrzymywać płatności.,
termin płatności wskazuje liczbę dni, które są dostępne dla klienta, aby zapłacić za towary lub usługi, które zostały wykonane przez dostawcę. Każda firma wymaga stałego kapitału obrotowego, aby pokryć swoje koszty operacyjne, takie jak Wynagrodzenie, logistyka itp. oraz fundusze na dalszą ekspansję. Opóźnienia w płatnościach mogą zakłócić przepływ środków pieniężnych, powodując niedobór środków pieniężnych potrzebnych do zakupu surowców w celu wytworzenia produktów końcowych i / lub rozwoju firmy poprzez przejęcie lub fuzję., Jest to szczególnie trudne dla małych firm lub start-upów, których nie stać na opóźnienie płatności. W związku z tym pojawia się potrzeba optymalnych warunków płatności i przejrzystości w przedstawianiu terminów płatności na fakturach.
oto 5 wskazówek, jak napisać skuteczne warunki płatności faktury
1) sformułowanie faktury
ważne jest, aby podczas formułowania faktury natknąć się na uprzejmy i profesjonalny. Przyjazne zwroty takie jak „proszę dokonać płatności na czas”, „proszę zapłacić fakturę w ciągu XX dni” i „dziękuję za skorzystanie z naszej usługi” mogą zwiększyć prawdopodobieństwo płatności o ponad 5%., Uprzejmość tworzy pozytywny wizerunek firmy i zwiększa prawdopodobieństwo otrzymania zapłaty na czas.
2) szczegółowy opis fakturowanych pozycji, np. data odbioru towaru, opis dostarczonego towaru, cena jednostkowa, cena całkowita, kwota podatku itp. zapewni, że sprzedawca jest jasne, co on lub ona płaci za i faktura ma większą szansę na otrzymanie zapłaty na czas. Podobnie ważne jest, aby ustalić z klientem, jakie wszystkie dane są obowiązkowe i powinny być wymienione na fakturze, aby uniknąć odrzucenia faktury i opóźnienia płatności., Wielu sprzedawców ma specyficzne wymagania, takie jak podanie numeru zamówienia zakupu, faktura, którą należy zwrócić uwagę na konkretną osobę lub dział, rachunek do / wysyłki na adresy itp. na kopii faktury. Nieprzestrzeganie tych specyfikacji może mieć negatywny wpływ na terminowe płatności.
3) Days vs. Net
podczas gdy terminy takie jak net 30 lub net 45 są powszechne w mowie biznesowej, jednak są mniej popularne wśród tych, którzy mają ograniczone rozumienie terminologii finansowych. Terminy takie jak „należny przy odbiorze” są niejasne i podlegają własnej interpretacji., Użycie słów takich jak ” dni „zamiast” netto „i włączenie konkretnych warunków płatności, takich jak” należne w ciągu 60 dni ” mają lepszą perspektywę dotarcia do klienta ze zwiększonymi szansami terminowych płatności.
4) przypomnienie o opóźnieniu w płatnościach
dobrym pomysłem jest ponowne powtórzenie wpływu opóźnień w płatnościach poprzez umieszczenie na fakturze adnotacji dotyczącej możliwości zastosowania opóźnionej opłaty w przypadku przekroczenia terminu płatności. Zwiększa to pilność faktury i nakłada na klienta obowiązek terminowej płatności., Dodanie zastrzeżenia dotyczącego opóźnionej opłaty może wpłynąć na szybszą płatność, informując Klienta o konsekwencjach opóźnionej płatności i ułatwiając priorytetowe traktowanie tych faktur w stosunku do innych oczekujących rachunków.
5) Zasady płatności z krótkimi warunkami
podczas gdy dłuższe warunki płatności są możliwe dla kilku klientów, jednak wskazane jest, aby negocjować z klientami krótsze warunki płatności, takie jak 15 lub 30 dni podczas nawiązywania relacji z klientami. Krótszy termin wypłaty zapewni szybszy przepływ środków pieniężnych i odpowiedni kapitał obrotowy, aby spełnić twoje wymagania biznesowe.,
optymalne warunki płatności
chociaż różne firmy mają własne niestandardowe warunki płatności zgodnie z ich rodzajem działalności i wymogami kapitałowymi, istnieje jednak niewiele wspólnych warunków płatności faktur, które są uważane za standardy branżowe. Sprawdź te warunki płatności i ich znaczenie.,
- netto 7 – płatność w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury
- netto 10 – płatność w ciągu 10 dni od daty wystawienia faktury
- netto 30 – płatność w ciągu 30 dni od daty wystawienia faktury
- Netto 60 – płatność w ciągu 60 dni od daty wystawienia faktury
- netto 90 – płatność w ciągu 90 dni od daty wystawienia faktury
- za pobraniem
- CIA – Płatność z góry
- Pia – płatność z góry
- 1% 10 netto 30 – klient kwalifikuje się do 1% rabatu, jeśli płatność zostanie otrzymana w ciągu 10 dni., Pełna płatność jest wymagana po 10 dniach, a ogólny termin płatności wynosi 30 dni od daty faktury
- Contra Payment – Płatność od klienta jest potrącana z dostaw zakupionych od klienta
teraz, gdy zrozumieliśmy sztukę pisania skutecznych warunków płatności faktury, spójrzmy na kilka sposobów, aby skrócić cykl płatności:
1) metoda składania faktury
w przeszłości, poczta ślimakowa była najbardziej preferowaną opcją wysyłania faktur do klientów lub dostawców., Jednak pułapką tego podejścia jest to, że wiele razy faktury zostają zagubione w Tranzycie i nie jest to realizowane do czasu opóźnienia płatności lub wysłania przypomnienia do klienta. Alternatywą dla tego jest e-fakturowanie, w którym dostawcy mogą łatwo zalogować się do portalu, przesłać swoje faktury i przesłać swoje faktury online. Dostawcy i sprzedawcy / klienci otrzymają powiadomienie po pomyślnym złożeniu, co pozwala na lepszą kontrolę nad całym procesem. Inną opcją jest wystawianie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej., Obie opcje są bez papieru, szybkie, ekonomiczne, łatwe do śledzenia i wygodne dla obu stron.
2) rabat za wczesną płatność
każdy lubi zachęty, a twoi klienci nie są różni. Umożliwienie zniżki za wczesną płatność może zmotywować klientów do priorytetowego traktowania Twoich rachunków nad innymi i płacenia ich z wyprzedzeniem. Powszechną praktyką jest oferowanie rabatu w wysokości 1% lub 2% od całkowitej kwoty faktury, jeśli faktura została zapłacona w określonym terminie przed terminem płatności. Np. 1% 10-netto 30., Jest to korzystne dla obu, ponieważ klient może korzystać z obniżonej stawki, podczas gdy dostawca może korzystać z płatności na czas.
3) Wiele opcji płatności
jest to era bankowości cyfrowej, a konsumenci coraz częściej odchodzą od tradycyjnego podejścia do płatności gotówką lub czekiem do bankowości internetowej. Opcje płatności, takie jak EFT (elektroniczny przelew środków) i płatność debetowa / kredytowa są szybsze i bezpieczniejsze, ponieważ pomagają szybciej otrzymywać płatności i zmniejszają ryzyko oszustwa., Rozsądnie jest uwzględnić opcje płatności online w fakturach, ponieważ klienci są bardziej skłonni do dostępu do łącza płatności, aby dokonać płatności w pracy lub w zaciszu własnego domu, zamiast odwiedzać bank, aby zdeponować gotówkę lub czek.
Dowiedz się, jak dodać przycisk „Zapłać Teraz” na fakturach, integrując bramę płatności.,
4) racjonalizacja terminów płatności
okresowa racjonalizacja niespójnych warunków płatności jest dobrą techniką identyfikacji i usuwania zbędnych warunków płatności, które są podatne na opóźnienia płatności i nie są wyrównane zgodnie z pierwotną umową. Krótszy okres wypłaty może poprawić kapitał obrotowy, podczas gdy dłuższy okres jest korzystny dla klienta. Podejście racjonalizacji terminu płatności polega na zrównoważeniu obu aspektów i wyborze optymalnego i opłacalnego terminu.,
5) przypomnienia o wcześniejszych płatnościach
skuteczna strategia windykacji, można rozważyć automatyczne skonfigurowanie przypomnień o płatnościach na kilka dni przed faktycznym terminem płatności. Często klienci nie płacą późno celowo, ale są spóźnieni, ponieważ mają tendencję do zapominania, biorąc pod uwagę fakt, że mają zbyt wiele faktur pod ręką. Automatyczne przypomnienia mogą działać jako przyjazne zachęty dla tych klientów i ułatwiać terminowe płatności, gdy zbliżają się do terminu płatności faktury.,
6) terminowe wystawianie faktur
ważne jest, aby wygenerować fakturę zaraz po dostarczeniu zamówienia, a nie czekać, aż dostawca zacznie gonić za płatnością. Zdefiniowana Data rozliczeniowa wraz z ustalonym terminem płatności jest pomocna dla klientów w przewidywaniu nadchodzącego cyklu rozliczeniowego i terminowym dokonywaniu płatności. Zaplanowanie terminu płatności, który jest bliższy przebiegowi płatności klienta, jest inteligentnym sposobem zapewnienia szybkich i szybkich płatności.,
7) wspieranie zdrowych relacji z klientami
dobry kontakt i proaktywna komunikacja idzie długą drogę w rozwiązywaniu problemów związanych z płatnościami z klientami. Miej przejrzystą i szczerą dyskusję z klientem, gdy zauważysz trend powtarzających się opóźnień w płatnościach. Zdrowe relacje mogą ułatwić konstruktywną dyskusję między obiema stronami w celu zrozumienia przyczyn opóźnienia płatności i osiągnięcia konstruktywnych wniosków w celu niezwłocznego rozwiązania problemu.,
8) utrzymywanie ścisłości z warunkami płatności
podczas gdy okazjonalne zrzeczenie się może być dopuszczalne w celu budowania relacji, jednak nie jest to dobra praktyka, aby oferować Okresy karencji dla klientów, ponieważ mają tendencję do samozadowolenia i wydają się być perennially spóźnione w płaceniu faktur. Ważne jest, aby uświadomić im, że Warunki płatności są ustalone, chyba że zostanie to formalnie określone, a opóźnienia w płatnościach pociągną za sobą kary, w tym i do zawieszenia wszelkich nowych realizacji zamówień do czasu realizacji zaległej płatności.,
9) cotygodniowe uzgadnianie
ważne jest, aby mieć jasny obraz wszystkich niezapłaconych faktur, zarówno bieżących, jak i zaległych, przeprowadzając cotygodniowe uzgadnianie należności. Pomoże to zidentyfikować potencjalne opóźnienia w płatnościach, dzięki czemu można rozpocząć terminowe działania następcze w celu uzyskania płatności na czas.,
10) wniosek o płatność z góry
Nie w pełni nadaje się do małych zamówień, podejście to jest najbardziej odpowiednie dla zamówień masowych, w którym można poprosić Klienta o dokonanie przedpłaty ryczałtowej na początku projektu z obietnicą rozliczenia pozostałej kwoty po zakończeniu zamówienia. To ochroni Cię przed potencjalnymi stratami, a także poprawi przepływ środków pieniężnych.
Uwagi końcowe
pisanie idealnych warunków płatności faktury może być trudne. Korzystanie z przyjaznego dla użytkownika oprogramowania księgowego może pomóc w automatyzacji tego procesu., Na przykład ProfitBooks oferuje różne szablony faktur i opcje ustawiania warunków płatności faktur. Po skonfigurowaniu możesz przestać się tym martwić i skupić się na szybszym zarabianiu.
zacznij tworzyć piękne faktury z ProfitBooks już teraz