zapytaj każdego profesjonalnego sportowca lub menedżera biznesowego, jak odniósł sukces, a oni powiedzą ci, że opanował proces. Zastanawiając się, które z ich nawyków doprowadziły do sukcesu, a które nie, mogli poprawić swoją wydajność, efektywność i produktywność w pracy.
ale wdrożenie procesu do firmy, działu, a nawet zespołu to zupełnie inne zwierzę niż doskonalenie własnego procesu osobistego., Przy tak wielu ruchomych częściach, Jak śledzić każdy aspekt procesu biznesowego, a co ważniejsze, jak go udoskonalić?
od prawie 50 lat schematy przepływu danych są jednym z najprostszych i najbardziej skutecznych narzędzi dla organizacji do zrozumienia, doskonalenia i wdrażania nowych procesów lub systemów. Są wizualną reprezentacją Twojego procesu lub systemu, dzięki czemu są łatwe do zrozumienia i przycinania.
Zanim jednak przyjrzymy się, w jaki sposób schematy przepływu danych mogą pomóc udoskonalić systemy lub procesy Twojej firmy, przejdźmy do tego, czym dokładnie jest.,
co to jest schemat przepływu danych (DFD)?
schemat przepływu danych, lub DFD, jest wizualną reprezentacją dowolnego procesu lub systemu przepływu informacji. Mapując proces lub przepływ danych w systemie, DFDs pomaga lepiej zrozumieć proces lub system, odkryć jego załamania, poprawić go, a nawet może pomóc wdrożyć nowy proces lub system. DFD może wahać się od prostych przeglądów do złożonych, ziarnistych wyświetlaczy procesu lub systemu.,
DFD stały się popularne w latach 70.i były w stanie utrzymać ich powszechne zastosowanie, będąc łatwym do zrozumienia. Wizualne wyświetlanie, jak działa proces lub system, może przyciągnąć uwagę ludzi i wyjaśnić złożone pojęcia lepiej niż bloki tekstu może, więc DFDs są w stanie pomóc prawie każdemu zrozumieć logikę i funkcje systemu lub procesu.
istnieją dwa rodzaje DFD-logiczny i fizyczny. Diagramy logiczne pokazują teoretyczny proces przenoszenia informacji przez system, np. skąd pochodzą dane, dokąd trafiają, jak się zmieniają i gdzie się kończą.,
Schematy fizyczne pokazują praktyczny proces przenoszenia informacji przez system, na przykład jak specyficzne oprogramowanie, Sprzęt, pliki, pracownicy i klienci systemu wpływają na jego przepływ informacji.
możesz użyć diagramów logicznych lub fizycznych do opisania tego samego przepływu informacji lub możesz użyć ich w połączeniu, aby zrozumieć proces lub system na bardziej szczegółowym poziomie. Ale zanim można użyć DFD do zrozumienia systemu lub procesu ” przepływu informacji, trzeba znać standardowe notacje lub symbole używane do jego opisania.,
Symbole schematów przepływu danych
symbole schematów przepływu danych są znormalizowanymi notacjami, takimi jak prostokąty, okręgi, Strzałki i etykiety z krótkim tekstem, które opisują kierunek przepływu danych systemu lub procesu, wejścia danych, wyjścia danych, punkty przechowywania danych i różne jego podprocesy.
Yourdon& Coad i Gene& Sarson to dwie główne metody zapisu używane w DFD, a obie używają kształtów i etykiet do reprezentowania czterech głównych elementów DFD-zewnętrznego podmiotu, procesu, przechowywania danych i przepływu danych.,
Obraz kredyt: Lucidchart
1. Jednostka zewnętrzna
jednostka zewnętrzna, znana również jako terminatory, źródła, zlewozmywaki lub aktorzy, to zewnętrzny system lub proces, który wysyła lub odbiera dane do i z systemu ze schematem. Są albo źródłem, albo miejscem przeznaczenia informacji, więc są zwykle umieszczane na krawędziach diagramu.
2. Proces
Proces to procedura, która manipuluje danymi i ich przepływem, pobierając przychodzące dane, zmieniając je i tworząc z nimi wyjście., Proces może to zrobić, wykonując obliczenia i używając logiki do sortowania danych lub zmiany jego przepływu kierunku. Procesy zwykle zaczynają się od lewego górnego rogu DFD i kończą w prawym dolnym rogu diagramu.
3. Przechowywanie danych
przechowuje informacje do późniejszego wykorzystania, takie jak plik dokumentów, który czeka na przetworzenie. Dane wejściowe przepływają przez proces, a następnie przez magazyn danych, podczas gdy dane wyjściowe przepływają z magazynu danych, a następnie przez proces.
4., Przepływ danych
przepływ danych to ścieżka, którą informacje systemu pobierają od podmiotów zewnętrznych poprzez procesy i magazyny danych. Za pomocą strzałek i zwięzłych etykiet DFD może pokazać kierunek przepływu danych.
ale zanim zaczniesz mapować schematy przepływu danych, musisz przestrzegać czterech reguł, aby utworzyć poprawny DFD.
1. Każdy proces powinien mieć co najmniej jedno wejście i jedno wyjście.
2. Każdy magazyn danych powinien mieć co najmniej jeden przepływ danych i przepływ danych.
3. Przechowywane dane systemu muszą przejść przez proces.
4., Wszystkie procesy w DFD muszą łączyć się z innym procesem lub magazynem danych.
różne poziomy DFDs i schemat przepływu danych na poziomie kontekstowym
DFDs mogą wahać się od prostych przeglądów do złożonych, ziarnistych reprezentacji systemu lub procesu z wieloma poziomami, ponumerowanymi od 0 do poza. Ale najbardziej powszechne i intuicyjne DFD są Poziom 0 DFD, które są nazywane diagramami kontekstowymi. Są one strawnym, wysokopoziomowym przeglądem przepływu informacji przez system lub proces, więc prawie każdy może to zrozumieć.,
DFD poziomu 1 są nadal szerokim przeglądem systemu lub procesu, ale są również bardziej szczegółowe-rozkładają pojedynczy węzeł procesu systemu na podprocesy. DFD poziomu 2 zanurz się jeszcze głębiej w szczegółach, rozkładając każdy proces na ziarniste podprocesy. Każdy DFD, który przekroczy poziom 2, jest rzadkością-byłoby zbyt wiele szczegółów, co podważa jego pierwotny cel bycia łatwym do zrozumienia.,
przykład DFD
specjaliści z różnych branż, takich jak inżynieria oprogramowania, IT, biznes i zarządzanie produktami& mogą używać DFD, aby lepiej zrozumieć, udoskonalić lub wdrożyć nowy system lub proces.
aby pomóc ci rozwinąć konkretne zrozumienie, jak wygląda DFD i jak może uprościć złożone systemy i procesy Twojej organizacji, oto przykład schematu przepływu danych na poziomie kontekstowym systemu wypożyczania płyt DVD, takiego jak Redbox.,
w tym DFD klient jest źródłem informacji, system wypożyczania DVD jest procesem, przepływem danych i przechowywaniem danych, a sprzedawca jest miejscem przeznaczenia informacji.
Picture Credit: Lucidchart
doskonalenie procesu
każdy wielki sportowiec, dyrektor, firma, lub usługi są nie tylko koncentruje się na podążaniu za gwiezdnym procesem, ale są również obsesją na punkcie doskonalenia go. To powiedziawszy, tworzenie i doskonalenie skutecznego procesu jest jednym z najtrudniejszych zadań w świecie pracy., Ale jeśli możesz ocenić proces swojej organizacji za pomocą schematów przepływu danych, Twoja firma będzie miała mocne pojęcie o tym, jak go opanować.
