Madame Lelica

Se Video – Hvordan å Sortere Etter etternavn I Excel

Hvis du arbeider med navn på datasett, sortere det er en av de vanligste oppgaver du ville ha å gjøre ofte.

Det er ganske lett å sortere data i alfabetisk rekkefølge basert på fullt navn, hvor Excel bruker den første bokstaven i navnet for å sortere.

Men hva hvis du ønsker å sortere data etter den siste navnet i Excel?,

Mens det er ikke så enkelt, det kan fortsatt gjøres mye avhenger også av måten navn data er strukturert).

uansett hvilken metode du bruker, vil du ha å, liksom, ekstrakt siste navn fra det fulle navnet og putte det i en egen kolonne. Deretter kan du bruke denne kolonnen for å sortere dataene etter etternavn i alfabetisk rekkefølge.

I denne Excel tutorial, vil jeg vise deg hvordan du skal sortere en kolonne med navn basert på etternavn.

Så la oss komme i gang!,

Trekke ut og Sortere etter etternavn ved Hjelp av søk og Erstatt

Det første trinnet for å sortere etter det siste navnet er for å få det siste navnet i en egen kolonne.

Du kan gjøre det ved å skifte ut alt før den siste navnet med en blank, slik at du bare har det siste navnet venstre.

Tenk deg at du har et dataset som vist nedenfor og du vil sortere dataene i alfabetisk rekkefølge ved å bruke etternavnet.,

Nedenfor er fremgangsmåten for å sortere etter den siste navn:

1. Velg datasettet inkludert header (i dette eksemplet, ville det være A1:A10)
2. Kopier i tilstøtende kolonne (hvis den tilstøtende kolonnen er ikke tom, sette inn en ny kolonne og deretter kopiere disse navnene)
3. Endre navn på den kopierte kolonneoverskriften. I dette eksemplet jeg vil nevne er ‘etternavn’
4. Velg alle kopierte navn (ikke velg topptekst)
5. Hold inne ctrl-tasten og trykk deretter på H-tasten. Dette vil åpne dialogboksen søk og Erstatt-boksen.,
6. I å Finne det feltet, angi * (stjerne symbol etterfulgt av et mellomrom)
7. La Erstatt med-feltet stå tomt
8. Klikk på Erstatt Alle. Dette ville øyeblikkelig erstatte all den første navnet, og du vil sitte igjen med siste navn.

trinnene ovenfor ville holde etternavn og fjerne alt som er før det. Dette fungerer godt, selv når du har mellomnavn eller prefikser (for eksempel Mr. eller Ms).,

Når du har de siste navnene i den tilstøtende kolonne, du kan enkelt sortere datasettet (inkludert fullstendig navn) alfabetisk basert på etternavn.

Nedenfor er fremgangsmåten for å sortere etter den siste navn:

1. Velg hele datasettet med overskrifter (herunder den fullstendige navn og hentet etternavn)., Du kan også inkludere andre kolonner som du ønsker å sortere sammen med navn
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter
4. I Sorter i dialogboksen, sørg for at «Mine data har overskrifter’ er valgt.,
5. I ‘Sorter etter’ – alternativet, velg navnet på kolonnen som bare har etternavn
6. I ‘Sorter På’, velg ‘Celle Verdier’
7. I den Rekkefølgen alternativet, velger du ‘A-Z’
8. Klikk OK

trinnene ovenfor ville sortere hele utvalgte datasett basert på etternavn.

Når dette er gjort, kan du slette den kolonnen som har etternavn.,

Pakk ut og Alphabetize av etternavn ved Hjelp av Formelen

Mens den metoden som er vist ovenfor (ved hjelp av søk og Erstatt) er det jeg foretrekker å få alle de siste navnene og sortere basert på det, er en begrensning av det er at den resulterende data i statisk.,

Dette betyr at hvis jeg legge til flere navn på listen min, vil jeg ha å gjøre den samme prosessen på nytt for å få de siste navnene.

Hvis dette er noe du ikke vil, kan du bruke formelen metode for å sortere dataene etter etternavn.

Tenk deg at du har datasettet som er vist nedenfor.

Nedenfor er formelen som vil trekke ut den siste navn fra den fullt navn:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))

Den ovennevnte formel er avhengig av mønsteret med en fullt navn (som inneholder bare den første og siste navn i dette eksemplet)., Mønsteret er at det ville være et mellomrom mellom første og siste navn.

FINN-funksjonen brukes for å få posisjonen til den mellomrom. Denne verdien er da trukket fra den totale lengden på navnet for å få det totale antallet tegn i det siste navnet.

Denne verdien er brukt i den HØYRE-funksjonen for å få det siste navnet.

Når du har den siste navn-kolonnen, kan du sortere dataene (dette er dekket i den første metoden i detalj).

Den ovennevnte formel ville fungere når du bare har fornavn og etternavn.

Men hva hvis du har et mellomnavn som godt., Eller kanskje det er en hyllest før navnet (for eksempel Mr. eller Ms.)

I et slikt tilfelle, må du bruke følgende formel:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

De ovennevnte formel finner posisjonen til den siste mellomrom og deretter bruker den til å trekke ut det siste navnet.

jeg anbefaler at du bruker den andre formelen i alle tilfeller, og det er mer fool-proof, og kan håndtere alle tilfeller (så lenge som siste navn er på slutten av navnet).

Merk: Disse to formlene stole på den forutsetning at det er bare ett mellomrom mellom hvert navn element., I tilfelle det er dobbelt mellomrom, eller leder/etterfølgende mellomrom, denne formelen vil gi feil resultater. I et slikt tilfelle, er det best å bruke TRIM-funksjonen til å først kvitte seg med noen ledende, etterfølgende og doble mellomrom, og deretter bruke den ovennevnte formel.

Selv om dette kan virke som en komplisert metode, fordelen ved å bruke en formel er at den gjør resultatene dynamiske. Hvis du vil legge til flere navn på listen, alt du trenger å gjøre er å kopiere formelen, og det vil gi deg den siste navnet.

ved Hjelp av Tekst til Kolonner

Tekst-til-Kolonner er igjen en enkel og enkel måte å splitte celler i Excel.,

Du kan angi skilletegn (for eksempel komma eller mellomrom), og bruke det til å dele innholdet i cellen. Når du har delt elementer i separate kolonner, kan du bruke den kolonnen som har etternavn til alphabetize data.

Tenk deg at du har et dataset som vist nedenfor:

Nedenfor er fremgangsmåten for å bruke Tekst-til-Kolonnen for å sortere etter den siste navn:

1. Velg den kolonnen som har navnet (med unntak av overskriften)
2. Klikk kategorien Data
3. I ‘Data Verktøy» – gruppe, klikk på Tekst til Kolonner., Dette vil åpne Tekst-til-Kolonner-veiviseren
4. I Trinn 1 i «Konverter Tekst-til-Kolonner-Veiviseren’, velg ‘Avgrenset’ og klikk på Neste.
5. I Trinn 2, velg «Space» som Skilletegn (og fjern noe annet hvis valgt), og klikk deretter på Neste-knappen.
6. I Trinn 3, velger du den første navn-kolonnen i Data forhåndsvisning og deretter velge «ikke importere kolonner (hoppe over)» – alternativet. Dette sikrer at det første navnet er ikke en del av resultatet og du får bare etternavn.,
7. Også i Trinn 3, kan du endre målmappen celle til en som er i tilknytning til de opprinnelige dataene. Dette vil sikre at du får den etternavn separat og opprinnelige navn data er intakt.
8. Klikk på Fullfør

Når du har resultatet, kan du sortere etter etternavn.

Du kan også Tekst til Kolonner for å skille første og siste navn når du har et komma som skilletegn.,

ved Hjelp av Flash Fyll

en Annen rask og rask måte å få de siste navnene er å bruke Blits Fill-funksjonen.

Flash Fylle ble innført i Excel 2013, og det bidrar til å manipulere data ved å identifisere mønstre. For at dette skal fungere, trenger du for å vise Flash Fylle resultat du kan forvente et par ganger.

Når det identifiserer mønster, det vil raskt gjøre resten av jobben for deg.

Tenk deg at du har under navn dataset.,

Nedenfor er fremgangsmåten for å bruke Blits Fill å få det siste navnet og deretter sorter ved hjelp av det:

1. I celle B2 skriver du inn tekst ‘Maury’. Dette er et resultat du kan forvente i cellen.
2. Gå til neste celle, og skriv inn etternavnet for navn i tilstøtende celle (Elliot i dette eksemplet).
3. Velg begge cellene
4. før musepekeren over nedre høyre del av utvalget. Du vil merke at markøren endres til pluss-ikonet.
5. Dobbeltklikk på (eller klikk og dra den ned)., Dette vil gi deg noen resultere i cellene (ikke sannsynlig til å være det resultatet du vil)
6. Klikk på Autofyll-Alternativer-ikonet.
7. Klikk på Flash Fyll

Dette vil gi deg et resultat som trolig vil være den siste navn i alle cellene.

jeg si sannsynlig, som Flash Fyll kan ikke fungere i noen tilfeller. Siden det kommer an på å identifisere et mønster, kan det ikke være i stand til å gjøre som alltid. Eller noen ganger, er mønsteret det deciphers kanskje ikke den rette.,

I slike tilfeller, må du angi et forventet resultat i to eller flere celler og gjør deretter trinn 4-7.

Når du har alle de siste navnene i en kolonne, kan du sortere data basert på de siste navnene.

Slik disse er fire forskjellige måter du kan bruke for å sortere dataene etter etternavn. Den beste metoden ville være å bruke søk og Erstatt teknikk, men hvis du ønsker å gjøre resultatene dynamiske, formelen metoden er veien å gå.

Håper du fant denne tutorial nyttig.,

Du kan også gjerne følgende Excel-tutorials:

• Hvordan å Sortere Etter Farge i Excel
• Hvordan å Sortere Regneark i Excel
• Hvordan å Sortere Data i Excel ved hjelp av VBA
• Automatisk Sortere Data i Alfabetisk Rekkefølge ved hjelp av Formelen
• Hvordan å gjøre en Flere Nivå Data Sortering i Excel