Chiedi a qualsiasi atleta professionista o dirigente aziendale come hanno avuto successo, e ti diranno che hanno imparato un processo. Capendo quali delle loro abitudini hanno portato al successo e quali no, potrebbero migliorare la loro efficienza, efficacia e produttività sul lavoro.
Ma l’implementazione di un processo in un business, reparto, o anche una squadra è un animale completamente diverso rispetto affinare il proprio processo personale., Con così tante parti in movimento, come si fa a tenere traccia di ogni aspetto del processo di business’, e, più impegnativo ma importante di quello, come si fa a perfezionarlo?
Per quasi 50 anni, i diagrammi di flusso di dati sono stati uno degli strumenti più semplici ed efficaci per le organizzazioni per comprendere, perfezionare e implementare nuovi processi o sistemi. Sono rappresentazioni visive del tuo processo o sistema, quindi lo rendono facile da capire e potare.
Prima di immergerci in come i diagrammi di flusso di dati possono aiutarti a perfezionare qualsiasi sistema o processo della tua azienda, tuttavia, esaminiamo di cosa si tratta esattamente.,
Che cos’è un diagramma di flusso di dati (DFD)?
Un diagramma di flusso di dati, o DFD, è una rappresentazione visiva del flusso di informazioni di qualsiasi processo o sistema. Mappando il flusso di dati del processo o del sistema, DFDs ti aiuta a comprendere meglio il processo o il sistema, a scoprire i nodi, a migliorarlo e può persino aiutarti a implementare un nuovo processo o sistema. I DFD possono variare da semplici panoramiche a display complessi e granulari di un processo o di un sistema.,
I DFD sono diventati popolari negli 1970 e sono stati in grado di mantenere il loro uso diffuso essendo facili da capire. Visualizzare visivamente come funziona un processo o un sistema può attirare l’attenzione delle persone e spiegare concetti complessi meglio dei blocchi di testo, quindi i DFD sono in grado di aiutare quasi chiunque a cogliere la logica e le funzioni di un sistema o di un processo.
Esistono due tipi di DFD: logico e fisico. I diagrammi logici mostrano il processo teorico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, come da dove provengono i dati, dove vanno, come cambiano e dove finiscono.,
I diagrammi fisici mostrano il processo pratico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, come il modo in cui il software, l’hardware, i file, i dipendenti e i clienti specifici del sistema influenzano il flusso di informazioni.
È possibile utilizzare diagrammi logici o fisici per descrivere lo stesso flusso di informazioni o utilizzarli insieme per comprendere un processo o un sistema a un livello più granulare. Ma prima di poter utilizzare un DFD per comprendere il flusso di informazioni del sistema o del processo, è necessario conoscere le notazioni o i simboli standard utilizzati per descriverlo.,
Simboli del diagramma di flusso di dati
I simboli del diagramma di flusso di dati sono notazioni standardizzate, come rettangoli, cerchi, frecce ed etichette di testo breve, che descrivono la direzione del flusso di dati di un sistema o di un processo, input di dati, output di dati, punti di archiviazione dati e i suoi vari sotto-processi.
Yourdon & Coad e Gene & Sarson sono i due principali metodi di notazione utilizzati nei DFD, ed entrambi usano forme ed etichette per rappresentare i quattro elementi principali di un DFD: entità esterna, processo, archivio dati e flusso di dati.,
Immagine di credito: Lucidchart
1. Entità esterna
Un’entità esterna, nota anche come terminatori, sorgenti, sink o attori, è un sistema o processo esterno che invia o riceve dati da e verso il sistema con diagrammi. Sono le fonti o le destinazioni delle informazioni, quindi di solito sono posizionate sui bordi del diagramma.
2. Processo
Il processo è una procedura che manipola i dati e il loro flusso prendendo i dati in entrata, cambiandoli e producendo un output con esso., Un processo può farlo eseguendo calcoli e utilizzando la logica per ordinare i dati o modificare il flusso di direzione. I processi di solito iniziano dall’alto a sinistra del DFD e finiscono in basso a destra del diagramma.
3. Archivio dati
Gli archivi dati contengono informazioni per un uso successivo, come un file di documenti che è in attesa di essere elaborato. Gli input di dati fluiscono attraverso un processo e quindi attraverso un archivio dati mentre gli output di dati fluiscono da un archivio dati e quindi attraverso un processo.
4., Flusso di dati
Il flusso di dati è il percorso che le informazioni del sistema prendono da entità esterne attraverso processi e archivi di dati. Con le frecce e le etichette succinte, il DFD può mostrare la direzione del flusso di dati.
Ma prima di iniziare a mappare i diagrammi del flusso di dati, è necessario seguire quattro regole empiriche per creare un DFD valido.
1. Ogni processo dovrebbe avere almeno un ingresso e un’uscita.
2. Ogni archivio dati deve avere almeno un flusso di dati in entrata e in uscita.
3. I dati memorizzati di un sistema devono passare attraverso un processo.
4., Tutti i processi in un DFD devono collegarsi a un altro processo o archivio dati.
I diversi livelli di DFDs e il diagramma di flusso dei dati a livello di contesto
DFDs possono variare da semplici panoramiche a rappresentazioni complesse e granulari di un sistema o processo con più livelli, numerati da 0 a oltre. Ma i DFD più comuni e intuitivi sono i DFD di livello 0, che sono chiamati diagrammi di contesto. Sono panoramiche digeribili e di alto livello del flusso di informazioni attraverso un sistema o un processo, quindi quasi chiunque può capirlo.,
I DFD di livello 1 sono ancora ampie panoramiche di un sistema o di un processo, ma sono anche più dettagliati: suddividono il singolo nodo di processo del sistema in sottoprocessi. I DFD di livello 2 approfondiscono ulteriormente i dettagli suddividendo ogni processo in sottoprocessi granulari. Qualsiasi DFD che supera il livello 2 è raro-ci sarebbero troppi dettagli, che sconfiggono il suo scopo originale di essere facile da capire.,
Esempio DFD
I professionisti in vari settori, come l’ingegneria del software, l’IT, il business e la gestione del prodotto& design, possono utilizzare DFDs per comprendere, perfezionare o implementare un nuovo sistema o processo.
E per aiutarti a sviluppare una comprensione concreta dell’aspetto di un DFD e di come può semplificare i sistemi e i processi complessi della tua organizzazione, ecco un esempio di diagramma di flusso dei dati a livello di contesto di un sistema di prestito DVD, come Redbox.,
In questo DFD, il cliente è la fonte di informazioni, il sistema di prestito DVD è il processo, il flusso di dati e l’archivio dati e il negoziante è la destinazione delle informazioni.
Picture Credit: Lucidchart
Perfezionare il tuo processo
Ogni grande atleta, dirigente, azienda o servizio non si concentra solo sul seguire un processo stellare, ma è anche ossessionato dal perfezionarlo. Detto questo, creare e affinare un processo efficace è uno dei compiti più impegnativi nel mondo del lavoro., Ma se è possibile valutare il processo della vostra organizzazione con diagrammi di flusso di dati, la vostra azienda avrà una solida conoscenza su come dominarlo.
