Quanto conosci il Medicare linee guida per la terapia fisica, la documentazione? Che dire della documentazione sulla terapia occupazionale? Se sei un PT o OT-e sei qualcosa di meno di 100% fiducioso nella vostra conoscenza delle regole di documentazione Medicare che si applicano alla vostra specialità—allora siete nel posto giusto., Il mancato rispetto di questi standard potrebbe comportare problemi, sia sotto forma di rimborsi negati che di potenziali audit. Quindi, continua a leggere e assicurati di essere totalmente all’altezza di tutti i requisiti di documentazione sulla terapia fisica e occupazionale di Medicare Part B. (Come nota a margine, se siete alla ricerca di Medicare parte A requisiti di documentazione terapia, clicca qui.)
Medicare Rules for Documentation
Medicare rimborsa per la Parte B servizi di terapia fisica e occupazionale quando il modulo di richiesta e la documentazione di supporto riportano accuratamente i servizi coperti necessari dal punto di vista medico., Pertanto, lo sviluppo di una documentazione leggibile e pertinente è solo un pezzo del puzzle del rimborso., La documentazione deve inoltre:
- Giustificare i servizi che bill;
- Rispettare tutte le leggi di Medicare i regolamenti (compresi quelli associati con FLR);
- Supporto sono elencati codici CPT (tra questi anche quelli che, entrati in vigore nel gennaio 2017); e
- essere Conformi a leggi statali e locali nonché professionale linee guida dell’American Physical Therapy Association (APTA) o l’American Occupational Therapy Association (AOTA)—anche se Medicare sono i requisiti meno rigorosi.,
In altre parole, la tua documentazione deve essere difendibile (e questo vale se stai fatturando Medicare o qualsiasi altro pagatore). Come abbiamo spiegato in questa risorsa, ” La documentazione difendibile supporta il processo decisionale clinico e garantisce che i fornitori aderiscano agli standard di pratica concordati. È essenzialmente un record storico delle condizioni e dei progressi dei tuoi pazienti, nonché dei tuoi interventi terapeutici., A tal fine, la documentazione difendibile serve a tre scopi principali:
- Comunicazione
- Giustificazione del pagamento
- Protezione legale/Mitigazione del rischio”
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Detto questo, è del tutto inutile “documentare ogni singolo dettaglio minuto di ogni interazione paziente.”Invece, assicurati di raccontare con precisione la storia del paziente e di essere chiaro sul suo bisogno di servizi di terapia fisica.,”Quest’ultima parte è particolarmente importante, perché Medicare copre solo i servizi necessari dal punto di vista medico e la necessità medica richiede che i pazienti non traggano beneficio dai servizi eseguiti da un fornitore non autorizzato. Ciò significa che la tua documentazione deve dimostrare esplicitamente perché i tuoi pazienti hanno bisogno dei tuoi servizi, al contrario, ad esempio, di un personal trainer.,
Per ottenere questo, si desidera assicurarsi che siete:
- “Contabilità per tutti i fattori di complicazione;
- “Dettagli specifici deficit funzionali;
- “, Spiegando come tali deficit impatto del paziente indipendenza e le attività della vita quotidiana;
- “Comunicare se il paziente sta migliorando o regredendo; e
- “Fornendo importanti e unici dettagli che emergono nel corso di ogni visita di paziente (in altre parole, evitare di essere ripetitivo).,”
Gli Elementi di Cura del Paziente
Per Medicare Parte B, i beneficiari, i terapeuti devono documentare i seguenti elementi di cura del paziente:
Valutazione
Prima di iniziare il trattamento, la licenza terapeuta deve completare una valutazione iniziale di un paziente, che include:
- diagnosi
- Trattamento di deterioramento o disfunzione
- osservazione Soggettiva
- osservazione Oggettiva (ad es., E la loro gravità o complessità)
- Valutazione (incluso il potenziale di riabilitazione)
- Piano (informazioni pertinenti al piano di cura)
E, naturalmente, tutto questo dovrebbe essere contabilizzato per te nella tua documentazione. Potresti riconoscere gli ultimi quattro elementi come fondamento delle tue note di sapone.
Il piano di cura (POC)
- In base alla valutazione, il terapeuta deve quindi creare un POC—completo di dettagli sul trattamento, il periodo di trattamento stimato e i risultati attesi del trattamento., Al minimo, Medicare richiede il POC includere:
- diagnosi
- a Lungo termine obiettivi funzionali
- Tipo di servizi o interventi eseguiti
- la Quantità di servizi o interventi (cioè, il numero di volte al giorno il terapeuta fornisce il trattamento; se il terapeuta non si specifica un numero, Medicare assumere una sessione di trattamento al giorno)
- Frequenza di trattamento (cioè, il numero di volte la settimana; non utilizzare gli intervalli) e la durata del trattamento (es., inoltre, se un paziente sta ricevendo servizi di terapia in più discipline (ad esempio, PT, OT e SLP), allora deve esserci un POC per ogni specialità e ogni terapeuta deve stabilire in modo indipendente:
- quale compromissione o disfunzione sta trattando e
- gli obiettivi per il trattamento terapeutico.
Certificazione POC
Medicare richiede che un medico autorizzato o un medico non medico (NPP) date e firmi il POC entro 30 giorni., Per rendere le cose più facili, però, il medico di certificazione non deve essere il medico regolare del paziente—o anche vedere il paziente a tutti (anche se alcuni medici richiedono una visita). Secondo CMS, il fornitore di certificazione può essere ” un dottore in medicina, osteopatia (incluso un medico osteopatico), medicina podiatrica o optometria (solo per la riabilitazione ipovedente).,”Tuttavia,” chiropratici e medici di chirurgia dentale o odontoiatria non sono considerati medici per i servizi di terapia e non possono né indirizzare i pazienti per i servizi di terapia riabilitativa né stabilire piani di terapia di cura.”
Un altro suggerimento: per evitare una negazione automatica del reclamo da parte di Medicare, assicurati di elencare il nome del fornitore di certificazione e il numero NPI nel campo medico di ordinazione/referente sul modulo di richiesta.
Ricertificazione POC
Come accennato in precedenza, il piano di cura specifica la frequenza e la durata del trattamento., Essenzialmente, i fornitori indicano la quantità di tempo di terapia che si aspettano che un paziente avrà bisogno per raggiungere i suoi obiettivi funzionali. Tuttavia, le cose non vanno sempre come previsto, e talvolta il progresso paziente può essere più lento del previsto. Quando ciò si verifica, il terapeuta autorizzato deve documentare ciò che è accaduto e completare una ricertificazione, che deve essere firmata da un medico o NPP. In alcuni casi, Medicare può richiedere documentazione aggiuntiva per verificare che il paziente abbia bisogno di una terapia aggiuntiva oltre a quanto originariamente proposto., E anche quando le cose vanno secondo i piani, Medicare richiede la ricertificazione dopo 90 giorni di trattamento.
Se sei un membro WebPT, puoi utilizzare il report Plan of Care di WebPT per identificare quali piani di assistenza sono ancora in attesa di certificazione e quali richiedono la certificazione, prima che scadano i 90 giorni.
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La nota del giorno (alias, Il Trattamento di Nota)
Per completare un quotidiano di nota, un provider deve aggiornare il paziente file per ogni terapia visitare, tra cui almeno le seguenti informazioni:
- La data di servizio
- Quello che ha avuto luogo in quel di sessione (cioè, tutti i servizi forniti)
- Quanto tempo il provider ha trascorso l’esecuzione di ogni servizio
- Se nulla è cambiato, comprese le eventuali aggiunte o eliminazioni di trattamenti o di modalità
- Eventuali osservazioni, il provider fatte durante il lavoro con il paziente
per quanto Riguarda la specificità di note giornaliere, la Copertura Manuale, IOM Pub., 100-02, Capitolo 15, §220.3. E. La nota sul trattamento recita: “Lo scopo di queste note è semplicemente quello di creare una registrazione di tutti i trattamenti e gli interventi qualificati che vengono forniti e di registrare l’ora dei servizi al fine di giustificare l’uso dei codici di fatturazione sul modulo di richiesta. La documentazione è necessaria per ogni giorno di trattamento e ogni servizio di terapia., Il formato non deve essere dettato dal contraente e può variare a seconda della pratica del clinico responsabile e/o dell’impostazione clinica…La nota di trattamento non è necessaria per documentare la necessità medica o l’adeguatezza dei servizi di terapia in corso. Le descrizioni degli interventi qualificati dovrebbero essere incluse nel piano o nella nota sullo stato di avanzamento e sono consentite, ma non richieste quotidianamente.,”
Detto questo, gli esperti di fatturazione interni di WebPT, Dianne Jewell, PT, DPT, PhD, FAPTA e John Wallace, PT, MS, ritengono che “includere i dettagli oltre lo stile di notazione della palestra-record valga il tempo supplementare, in quanto può aiutare gli auditor a capire perché hai inviato i codici che hai fatto sul reclamo.”
Il ruolo degli assistenti terapeuta
Come abbiamo spiegato in questo articolo, per Medicare, un assistente terapeuta può fornire un trattamento—e completare la documentazione nota quotidiana—per i pazienti in un ambiente ambulatoriale pratica privata sotto la diretta supervisione di un terapeuta autorizzato., Tuttavia, al fine di ricevere il pagamento per i servizi forniti da un assistente, è necessario non solo soddisfare tutte le condizioni di Medicare, ma anche documento che hai fatto così. Ecco alcuni suggerimenti dell’esperto di conformità Tom Ambury per aiutarti a fare proprio questo:
- Documenta che hai esaminato il POC con l’assistente che fornisce i servizi sotto la tua direzione.
- Prendere appunti di regolari riunioni di revisione dei progressi del paziente con l’assistente.
- Spiegare se / quando il trattamento avanza al prossimo compito più complesso.,
- Firma la nota giornaliera e richiedi che il tuo assistente documenti che lui o lei “ha fornito servizi sotto la diretta supervisione di (nome del terapeuta supervisore).”
Si prega di notare che le note giornaliere sono l’unica documentazione che un assistente terapeuta può completare, in quanto il terapeuta autorizzato deve gestire tutto ciò che richiede valutazione clinica o analisi.
The Progress Report
Come minimo, un terapeuta autorizzato deve completare una nota sui progressi—aka progress report—per ogni paziente dalla sua decima visita., In esso, il terapeuta deve:
- Includere una valutazione dei progressi del paziente verso gli obiettivi attuali.
- Fai un giudizio professionale sulla cura continua.
- Modificare gli obiettivi e / o il trattamento, se necessario.
- Terminare i servizi, se necessario (vedere la sezione nota di scarico di seguito).
Secondo Jewell e Wallace, ” Il Medicare progress report ha lo scopo di affrontare i progressi del paziente verso i suoi obiettivi, come indicato nel piano di cura stabilito., La semplice documentazione del trattamento fornito alla decima visita non soddisfa questo requisito, anche se si eseguono test standardizzati di follow—up e si registrano risultati.”
È anche importante notare che mentre è possibile fatturare per le rivalutazioni, non è possibile fatturare per le note di avanzamento. In una nota sui progressi, stai semplicemente giustificando la continua necessità medica delle tue cure. Inoltre, non è appropriato fatturare per una rivalutazione quando si sta completando solo una nota di avanzamento di routine., Come abbiamo discusso qui, le circostanze in cui è necessario eseguire e fatturare per una rivalutazione sono in realtà piuttosto limitate. Facendo così regolarmente potrebbe vomitare una grande bandiera rossa.
La nota riassuntiva di scarico
Per completare una nota di scarico, il terapeuta autorizzato deve dettagliare la conclusione della cura di un paziente e la sua successiva dimissione. Come abbiamo spiegato in questo post, alla dimissione, la documentazione difendibile dovrebbe ” includere un riassunto oggettivo che confronta lo stato del paziente quando il trattamento ha iniziato al suo stato alla fine del trattamento.,”
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