Le stime migliori del progetto derivano dall’essere specifiche su ciò che intendiamo. Ci sono così tante opportunità per fare ipotesi sui progetti. Quando si stima non è il momento di prendere scorciatoie con la comprensione! Prendiamo questo esempio:
- L’attività del progetto è stimata in 20 giorni.
- Claire crede che questo sia 20 giorni di calendario.,
- Julien ritiene che questo sia 20 giorni lavorativi.
- Yan crede che questo sia 20 giorni lavorativi E sa che nel suo paese ci sono due giorni festivi, quindi è mentalmente tenendo conto di quelli.
La differenza nella data effettiva di completamento tra il punto di vista di Claire e quello di Yan è significativa, ed è avvenuta a causa di una mancanza di chiarezza sulla terminologia.
La precisione in tutte le cose è importante, ma mai di più quando si sta cercando di mettere insieme stime chiare e precise per aiutarvi a pianificare il vostro progetto in modo adeguato.,
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Ci sono tre modi principali per discutere l’accuratezza quando si tratta di stime. Diamo un’occhiata a quelli qui.
Ordine di grandezza approssimativo
Vedrai un ordine di grandezza approssimativo abbreviato in ROM., Come intervalli vanno, ti dà un sacco di spazio per giocare con. È un intervallo tra -25% e +75% accurato. Ho anche visto ROM come ±50%. In entrambi i casi, hai un intervallo di 100%.
Se ha senso cambiare l’intervallo per riflettere meglio il messaggio che stai attraversando, allora fallo. La cosa importante è che non si riferisca semplicemente una cifra e si dica: “all’interno di un ordine di grandezza approssimativo questo progetto costerà £150k.” Rendilo specifico e chiama l’intervallo:
- “Questo progetto costerà tra £50k e £200k in base a una stima approssimativa dell’ordine di grandezza.,”
- ” Questo progetto avrà un costo di £100k, ma dobbiamo considerare che è una stima ROM con ±40% di precisione.”
Quando usarlo: ROM è utile quando si avvia il progetto, o anche prima che il progetto è realmente iniziato. Usalo per mostrare l’ampia gamma di costi o sforzi quando stai mettendo insieme il business case. Può aiutare a determinare se vale la pena continuare il progetto e se è utile spostare il progetto in avanti verso un ambito più dettagliato.
Budget estimate
Una stima di budget è compresa tra -10% e +25%, che ti dà un intervallo di 35%., Questo è ancora un margine di errore piuttosto ampio, e agli occhi di molti dirigenti non sarebbe visto come molto accurato.
Noterai che l’importo che puoi andare sotto qui è inferiore all’intervallo sopra la tua cifra prevista (come nel caso della ROM). Penso che sia perché l’esperienza ci dice che è più probabile che tu abbia sottovalutato che sopravvalutato, tenendo conto dei pregiudizi sull’ottimismo e simili, quindi devi darti più spazio. Inoltre, gli sponsor del progetto sono normalmente molto più preoccupati per spendere troppo che per entrare sotto budget.,
Quando usarlo: Questa è ancora una gamma piuttosto ampia e non è particolarmente accurata. Tuttavia, dovrebbe essere sufficiente da utilizzare per mettere insieme il pass iniziale a un budget di progetto.
Stima definitiva
La Guida PMBOK® (quinta edizione) dice che una stima definitiva è compresa tra -5% e +10%. Anche se la frase ‘definitivo’ è nel titolo che ti dà ancora un intervallo per lavorare all’interno – di nuovo con più spazio nella stima sopra la cifra target che sotto.,
Quando usarlo: mentre il tuo progetto avanza, dovresti essere in una posizione migliore per chiarire le tue stime e lavorare in intervalli sempre più piccoli. A questo punto è possibile perfezionare le stime di budget e le eventuali stime ROM rimanenti per aumentare i livelli di precisione, come si ottiene una maggiore chiarezza e sempre più informazioni sulle attività del progetto.
La precisione in tutti questi formati è davvero un’espressione di gradi di fiducia., La metodologia di gestione del progetto può specificare a che punto ci si aspetta di affinare le stime al livello successivo di fiducia, o quando la precisione dovrebbe essere rivisto. Ha senso per me farlo a stage gates o alla fine delle fasi mentre passi da una modalità di progetto a un’altra.
Qualunque sia l’intervallo di stima che usi, la precisione nella comprensione arriva solo se le persone sanno di cosa stai parlando., Nella mia esperienza, ciò significa generalmente utilizzare gli intervalli nel normale discorso e nel reporting, invece di dire “£150k” e quindi aggiungere una piccola nota a piè di pagina con il tuo livello di confidenza in fondo al rapporto. Le parti interessate prendono scorciatoie: non rendono facile per loro di interpretare volontariamente o altrimenti male le stime.
Più accurate sono le tue stime, più è probabile che ti serviranno bene per tutto il tuo progetto e rifletteranno ciò che effettivamente accade durante il ciclo di vita del progetto. Si può ottenere solo che la precisione di raffinazione come si va come più informazioni si fa conoscere., Condividerlo con il team e con gli stakeholder significa che tutti hanno la stessa immagine del progetto e possono prendere decisioni migliori su come portarlo avanti.