I dipendenti dovrebbero ricevere il modulo W-2 e i non dipendenti dovrebbero ricevere il modulo 1099-MISC entro il 31 gennaio per l’anno fiscale precedente, ma il modulo 1099-MISC cambia per l’anno fiscale 2020.
A partire dal 2020, il modulo IRS 1099-NEC segrega i non dipendenti da altri tipi di entità che riceveranno ancora i moduli 1099-MISC. Le regole di archiviazione per i moduli 1099-MISC e 1099-NEC sono praticamente le stesse, tuttavia., L’unica cosa che è veramente cambiato è che i beneficiari dovrebbero ricevere quale forma. Solo i non dipendenti dovrebbero ricevere il modulo 1099-NEC.
Date di scadenza per i moduli W-2s e 1099
Il termine di deposito per i moduli W-2s e 1099-NEC per segnalare il reddito imponibile per l’anno civile in corso è il 31 gennaio dell’anno successivo. Ad esempio, la scadenza per i moduli 2019 W-2s e 1099 era il 31 gennaio 2020.
Il 31 gennaio 2021, è la scadenza per la consegna dei moduli 2020 1099-NEC ai non dipendenti e per la consegna delle copie B, C e 2 dei moduli 2020 W-2 ai dipendenti.,
È necessario presentare i moduli W-2 con la Social Security Administration (SSA) e i moduli 1099 con l’IRS entro la stessa data.
Applicazioni di estensione per W-2s
La vostra azienda può richiedere una proroga di 30 giorni di tempo per presentare i suoi moduli W-2 con la Social Security Administration. È necessario presentare una domanda di estensione completa per iscritto sul modulo IRS 8809 entro gennaio 31. Non è possibile presentare il modulo 8809 elettronicamente per una richiesta di estensione W-2; deve essere inviato fisicamente.
Modulo 8809 copre W-2s e tutti i 1099 forme., Questi moduli di informazioni non richiedono richieste di estensione separate.
L’IRS dice che concederà richieste di estensioni “in casi limitati per circostanze straordinarie o catastrofi.”
Puoi anche richiedere un’estensione di 15 giorni per fornire moduli W-2 ai tuoi dipendenti., Si deve presentare la richiesta scritta entro il 31 gennaio per:
Internal Revenue Service
Attn: Estensione del Coordinatore a Tempo
240 Murall Auto, Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
Includere il nome e l’indirizzo e il tuo Datore di lavoro, il Numero ID, nonché una dichiarazione che stai chiedendo una proroga di tempo per fornire i moduli W-2 per i dipendenti. Dì all’IRS il motivo del ritardo. Il tuo agente autorizzato deve firmare la richiesta.,
Applicazioni di estensione per i moduli 1099
Potresti essere in grado di ottenere un’estensione per il modulo di archiviazione 1099-NEC con l’IRS compilando il modulo IRS 8809. Le richieste di estensione per la segnalazione del reddito non dipendente nella casella 1 del modulo 1099-NEC devono essere presentate su supporto cartaceo, non online. Invia il modulo a:
Dipartimento del Tesoro
Internal Revenue Service Center.
Ogden, UT 84201-0209
È inoltre possibile richiedere fino a un’estensione di 30 giorni per dare moduli 1099-MISC ai destinatari che riceveranno ancora quelli nel 2020, anche se non per i moduli 1099-NEC., Assicurati che la tua lettera sia spedita entro la data di scadenza del 31 gennaio e invia la lettera a:
Internal Revenue Service
Attn: Extension of Time Coordinator
240 Murall Drive, Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
Includi il nome del pagatore, l’indirizzo e il numero di codice fiscale. Indica il tipo di reso per cui stai richiedendo un’estensione e che stai inviando una richiesta per fornire dichiarazioni ai dipendenti. Spiega il motivo del ritardo e chiedi al tuo agente autorizzato di firmare il modulo.,
Non esiste un’estensione automatica per il deposito di moduli W-2 con l’SSA o per il deposito di moduli 1099-NEC.
Che dire dei moduli W-3 e 1096?
I moduli W-3 e 1096 sono i moduli di riepilogo e trasmissione che è necessario utilizzare quando si archiviano i resi cartacei con l’SSA o l’IRS. Non hai bisogno di questi moduli se si file elettronicamente.
Sanzioni per il deposito tardivo di moduli W-2
Le sanzioni possono essere applicate se non si presenta un modulo W-2 corretto entro la data di scadenza e non è possibile mostrare una causa ragionevole.,
Non è necessario includere moduli W-3 se si archiviano W-2 online, ma è possibile pagare una penalità se si archiviano per posta e non si archiviano dichiarazioni W-3 con l’SSA insieme a copie di W-2 dei dipendenti.
È possibile imporre sanzioni anche per dichiarazioni incomplete o imprecise. Si potrebbe evitare le sanzioni se si può mostrare “ragionevole causa” per il vostro fallimento, ma non contare sulla SSA o IRS accettare la tua scusa. Le sanzioni sono più alte se il vostro fallimento è intenzionale, o se l’agenzia può dimostrare che intenzionalmente ignorato la legge.,
Le penalità sono imposte per modulo, quindi se hai compilato male 250 moduli, pagherai la penalità per ogni modulo.,per “fattori attenuanti”
Sanzioni per Tardiva presentazione di 1099-NEC Forme
le Sanzioni possono essere valutati per l’uso improprio 1099-NEC forme, come ad esempio:
- non in un file entro la data di scadenza
- non riuscendo a includere tutte le informazioni richieste
- anche errato informazione;
- il Deposito tramite posta elettronica quando viene richiesto di file elettronicamente
- non segnalare un contribuente ID o il deposito di una scorretta
Si può anche incorrere in una separata pena se non si riesce a fornire 1099-NEC dichiarazioni ai beneficiari in tempo., L’importo si basa su quando fornisci la dichiarazione corretta.
I resi devono essere completi e corretti per evitare sanzioni.
Quanto si paga?
La penalità è di $50 per modulo W-2 o modulo 1099-NEC se si archivia correttamente entro 30 giorni dalla data di scadenza per i documenti scaduti dopo il 31 dicembre 2019, inclusa la data di scadenza del 31 gennaio 2020. Sono 1 110 per modulo se si archivia correttamente più di 30 giorni dopo la data di scadenza, ma entro il 1 ° agosto. Questo aumenta a $270 per modulo se si file dopo il 1 ° agosto, se non si archiviano le correzioni o non si archiviano i moduli.,
L’utilizzo di un fornitore di servizi paghe non solleva l’utente dalla responsabilità di garantire che i moduli W-2 e i moduli 1099-NEC siano archiviati correttamente e in tempo.
Le sanzioni sono meno per le piccole imprese, quelle con receipts 5 milioni o meno in entrate lorde annuali medie per i tre anni fiscali più recenti. L’importo della penalità si basa su quando si file.
Le informazioni contenute in questo articolo non sono consigli fiscali o legali e non sostituiscono tali consigli., Le leggi statali e federali cambiano frequentemente e le informazioni contenute in questo articolo potrebbero non riflettere le leggi del proprio stato o le modifiche più recenti alla legge. Per la consulenza fiscale o legale corrente, si prega di consultare un commercialista o un avvocato.,