A volte, la fattura è l’ultima comunicazione che hai con il tuo cliente ed è molto importante lasciare un’impressione duratura. A ProfitBooks, abbiamo visto molte aziende soffrono di ritardi nei pagamenti a causa di termini di pagamento fattura impropri. In questo post, ho spiegato come scrivere i termini di pagamento della fattura che possono aiutarti a essere pagato più velocemente.,
Un termine di pagamento indica il numero di giorni a disposizione del cliente per pagare i beni o i servizi resi dal fornitore. Qualsiasi azienda richiede un capitale circolante costante per soddisfare le sue spese operative come stipendio, logistica ecc. così come i fondi per la continua espansione. I ritardi di pagamento possono interrompere il flusso di cassa con conseguente carenza di denaro necessario per l’acquisto di materie prime al fine di produrre i prodotti finali e / o far crescere il business attraverso l’acquisizione o la fusione., Questo è particolarmente impegnativo per le piccole imprese o start up che non possono permettersi il ritardo di pagamento. Quindi, sorge la necessità di termini di pagamento ottimali e chiarezza nella rappresentazione dei termini di pagamento sulle fatture.
Ecco 5 suggerimenti per la scrittura efficace fattura termini di pagamento
1) Fattura Formulazione
E ‘ importante imbattersi come educato e professionale, mentre la formulazione della fattura. Frasi amichevoli come ‘Si prega di effettuare il pagamento in tempo’, ‘Gentilmente pagare la fattura entro XX giorni’ e ‘Grazie per avvalendosi del nostro servizio’ può aumentare la probabilità di pagamento di oltre il 5 per cento., La cortesia crea un’immagine positiva dell’azienda e aumenta la probabilità di essere pagati in tempo.
2) Layout dettagliato
Una descrizione dettagliata degli articoli fatturati, ad esempio Data di ricevimento della merce, descrizione della merce consegnata, prezzo unitario, prezzo totale, importo dell’imposta, ecc. farà in modo che che il venditore è chiaro su ciò che lui o lei sta pagando e la fattura ha una migliore possibilità di essere pagato in tempo. Allo stesso modo, è importante accertare con il cliente quali sono tutti i dettagli obbligatori e dovrebbero essere menzionati sulla fattura per evitare il rifiuto della fattura e il ritardo di pagamento., Molti fornitori hanno requisiti specifici come la fornitura di numero di ordine di acquisto, fattura da effettuare attenzione a una particolare persona o reparto, fattura / spedire agli indirizzi ecc. sulla copia della fattura. La mancata osservanza di queste specifiche può avere un impatto negativo sui pagamenti tempestivi.
3) Giorni vs. Net
Mentre termini come net 30 o net 45 sono comuni nel linguaggio commerciale, ma sono meno popolari tra coloro che hanno una comprensione limitata delle terminologie finanziarie. Termini come “Dovuto al ricevimento” sono vaghi e soggetti alla propria interpretazione., L’uso di parole come ‘giorni’ invece di ‘netto’ e l’inclusione di termini di pagamento specifici come ‘Dovuto in 60 giorni’ hanno una migliore prospettiva di ottenere attraverso al cliente con maggiori possibilità di pagamenti puntuali.
4) Suggerimento di una tassa tardiva
È una buona idea ripetere l’impatto del ritardo di pagamento inserendo una nota sulla fattura riguardante l’applicabilità di una tassa tardiva nel caso in cui il pagamento superi la data di scadenza. Ciò aggiunge urgenza alla fattura e mette l’onere del pagamento tempestivo al cliente., L’aggiunta di un avvertimento in ritardo può influenzare il pagamento più veloce istruendo il cliente sulle ripercussioni del pagamento in ritardo e facilitando la priorità di queste fatture rispetto ad altre fatture in sospeso.
5) Politica di pagamento con termini brevi
Mentre i termini di pagamento più lunghi sono fattibili per pochi clienti, tuttavia è consigliabile negoziare con i clienti per termini di pagamento più brevi come 15 o 30 giorni mentre si stabilisce il rapporto con i clienti. Un termine di paga più breve garantirà un flusso di cassa più veloce e un capitale circolante adeguato per soddisfare le esigenze aziendali.,
Termini di pagamento ottimali
Mentre diverse aziende hanno i propri termini di pagamento personalizzati in base al tipo di attività e ai requisiti patrimoniali, tuttavia ci sono pochi termini di pagamento delle fatture comuni che sono considerati standard di settore. Controlla questi termini di pagamento e il loro significato.,
- Net 7 – Pagamento dovuto in 7 giorni dalla data di fattura
- Net 10 – Pagamento dovuto entro 10 giorni dalla data di fattura
- Net 30 – Pagamento dovuto entro 30 giorni dalla data di fattura
- Net 60 – Pagamento dovuto in 60 giorni dalla data di fattura
- Net 90 – Pagamento dovuto in 90 giorni dalla data di fattura
- In contrassegno
- CIA – Contanti in Anticipo
- PIA – Pagamento in Anticipo
- 1% 10 Netto 30 – il Cliente è idoneo per sconto del 1% se il pagamento viene ricevuto entro 10 giorni., È richiesto il pagamento completo dopo 10 giorni e in generale la data di scadenza è di 30 giorni dalla data della fattura
- Contra di Pagamento – il Pagamento da parte del cliente di essere compensato con i materiali acquistati dal cliente
Ora che abbiamo capito l’arte della scrittura efficace condizioni di pagamento fattura, diamo un’occhiata ad alcuni modi per ridurre la ricevuta di pagamento del ciclo:
1) metodo di invio Fattura
In passato, snail mail è l’opzione preferita di spedizione delle fatture ai clienti o ai fornitori., Tuttavia, l’insidia di questo approccio è che molte volte, fatture ottenere fuori luogo in transito e questo non è realizzato fino a tale momento c’è un ritardo di pagamento o un promemoria viene inviato al cliente. Un’alternativa a questo è la fatturazione elettronica in cui i fornitori possono facilmente accedere a un portale, caricare le loro fatture e inviare le loro fatture online. Fornitori e fornitori / clienti riceveranno un messaggio di notifica invio di successo che consente un migliore controllo sull’intero processo. L’altra opzione è quella di emettere fatture via e-mail., Entrambe le opzioni sono senza carta, veloce, conveniente, facile da monitorare e conveniente per entrambe le parti.
2) Sconto per il pagamento anticipato
A tutti piacciono gli incentivi e i tuoi clienti non sono diversi. Consentire uno sconto per il pagamento anticipato può motivare i clienti a dare priorità alle bollette rispetto agli altri e pagarle in anticipo. È una pratica comune offrire uno sconto dell ‘ 1% o del 2% sull’importo totale della fattura se la fattura viene pagata entro un termine specifico che precede la data di scadenza. Ad esempio 1% 10 – netto 30., Questo è un win-win per entrambi in quanto il cliente può godere di una tariffa scontata mentre il fornitore può beneficiare di pagamenti puntuali.
3) Opzioni di pagamento multiple
Questa è l’era del digital banking e i consumatori si stanno sempre più allontanando dall’approccio tradizionale del pagamento in contanti o con assegno all’online banking. Le opzioni di pagamento come EFT (Electronic Fund Transfer) e Debit / Credit Payment sono più veloci e sicure in quanto ti aiutano a essere pagato più velocemente e ridurre le possibilità di frode., È prudente includere opzioni di pagamento online nelle fatture in quanto i clienti sono più inclini ad accedere a un link di pagamento per effettuare il pagamento mentre sono al lavoro o nel comfort delle loro case, piuttosto che dover visitare la banca per depositare contanti o assegno.
Scopri come aggiungere il pulsante ‘Paga ora’ sulle fatture integrando un gateway di pagamento.,
4) Razionalizzazione dei termini di pagamento
La razionalizzazione periodica dei termini di pagamento incoerenti è una buona tecnica per identificare e eliminare i termini di pagamento ridondanti che sono soggetti a ritardi di pagamento e non sono allineati come da contratto originale. Un termine di paga più breve può migliorare il vostro capitale circolante mentre un termine più lungo è vantaggioso per il cliente. Un approccio di razionalizzazione dei termini di pagamento mira a bilanciare entrambi gli aspetti e a optare per un termine ottimale e praticabile.,
5) Promemoria di pagamento anticipato
Una strategia efficace collezioni, si può considerare auto set up di promemoria di pagamento paio di giorni prima della data di scadenza effettiva. Spesso i clienti non pagano intenzionalmente in ritardo ma sono in ritardo in quanto tendono a dimenticare considerando il fatto che hanno troppe fatture a portata di mano. I promemoria automatici possono fungere da spinta amichevole per questi clienti e facilitare il pagamento tempestivo man mano che si avvicinano alla data di scadenza della fattura.,
6) Fatturazione tempestiva
È importante generare la fattura non appena l’ordine viene consegnato anziché attendere che il fornitore inizi a inseguire il pagamento. Avere una data di fatturazione definita insieme a una data di scadenza del pagamento fisso è utile per i tuoi clienti per prevedere il ciclo di fatturazione imminente ed effettuare pagamenti puntuali. La pianificazione di una data di scadenza più vicina alla corsa di pagamento del cliente è un modo intelligente per garantire pagamenti rapidi e tempestivi.,
7) Promuovere un rapporto sano con i clienti
Un buon rapporto e una comunicazione proattiva fa molto per risolvere i problemi relativi ai pagamenti con i clienti. Avere una discussione trasparente e sincera con il cliente ogni volta che si nota una tendenza di ricorrenti ritardi nei pagamenti. Un rapporto sano può facilitare una discussione costruttiva tra le due parti per comprendere le ragioni alla base del pagamento ritardato e giungere a una conclusione costruttiva per affrontare prontamente la questione.,
8) Mantenere il rigore con i termini di pagamento
Mentre una rinuncia occasionale potrebbe essere accettabile per costruire relazioni, tuttavia non è una buona pratica continuare a offrire periodi di grazia ai clienti in quanto tendono a diventare compiacenti e tendono ad essere perennemente in ritardo nel pagare le loro fatture. È essenziale che tu li renda conto che i termini di pagamento sono fissi a meno che i pagamenti in ritardo non siano formalmente intimati e che i pagamenti in ritardo incorrano in sanzioni, tra cui e fino alla sospensione di qualsiasi nuovo adempimento dell’ordine fino al momento in cui il pagamento in ritardo è realizzato.,
9) Riconciliazione settimanale
È importante avere una visione chiara di tutte le fatture non pagate, sia correnti che scadute, effettuando una riconciliazione settimanale dei crediti dei conti. Questo vi aiuterà a identificare i potenziali pagamenti in ritardo in modo da poter avviare tempestivi follow-up per ottenere i pagamenti in tempo.,
10) Richiesta di un pagamento anticipato
Non del tutto adatto per piccoli ordini, questo approccio è più adatto per gli ordini all’ingrosso in cui è possibile richiedere al cliente di effettuare un pagamento anticipato forfettario all’inizio del progetto con la promessa di saldare l’importo rimanente dopo il completamento dell’ordine. Questo ti proteggerà da potenziali perdite e migliorerà anche il tuo flusso di cassa.
Note finali
Scrivere i termini e le condizioni di pagamento della fattura perfetta può essere complicato. Utilizzando un software di contabilità facile da usare può aiutare ad automatizzare questo., Ad esempio, ProfitBooks offre vari modelli di fattura e opzioni per impostare i termini di pagamento della fattura. Una volta impostato, puoi smettere di preoccuparti e concentrarti su come essere pagato più velocemente.
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