Che cos’è il modulo W-2?
Modulo W-2 include informazioni sui salari dei dipendenti pagati l’anno civile precedente e trattenute da tali salari, così come le informazioni sulle prestazioni, e altre detrazioni dai salari.
Quando sono dovuti i moduli W-2?
I W-2 sono dovuti ai dipendenti entro il 31 gennaio dell’anno civile precedente. Se il 31 gennaio è un fine settimana o una vacanza, i rapporti sono dovuti il giorno lavorativo successivo. Controllare questo articolo per le specifiche di fine anno payroll tax reporting date di scadenza per l’anno in corso.,
I moduli W-2 sono dovuti alla Social Security Administration (SSA) entro il 31 gennaio. Dopo aver dato i moduli W-2 ai dipendenti, è necessario inviare questi moduli, insieme al modulo di trasmissione W-3, alla Social Security Administration (SSA).
La scadenza del deposito di gennaio con l’SSA è un tentativo di frenare le frodi fiscali, ma significa che dovresti dare i moduli W-2 ai dipendenti all’inizio di gennaio, in modo che abbiano l’opportunità di esaminarli e trovare errori.,
Modifiche alla segnalazione W-2 per i pagamenti COVID-19
Due misure di sollievo COVID-19 del 2020 che influenzano i salari e gli stipendi dei dipendenti devono essere segnalate sui moduli W-2 del 2020.
Differimento dell’imposta sulla previdenza sociale dei dipendenti. Un’azione esecutiva nell’agosto 2020 ha permesso ai dipendenti di differire la ritenuta fiscale sulla previdenza sociale tra il 1 ° settembre e il 31 dicembre 2020., È necessario:
- Includere tutti i salari per i quali è stata differita questa ritenuta fiscale nella Casella 3 (salari di sicurezza sociale) e/o nella casella 7 (suggerimenti di sicurezza sociale)
- Ma non includere questi importi nella Casella 4 (ritenuta fiscale di sicurezza sociale), se si è differita la ritenuta.
Congedo per malattia retribuito e congedo familiare. Il Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) richiedeva ai datori di lavoro di pagare i dipendenti per l’assenza correlata alla COVID, con pagamenti per malattia e congedo familiare., dichiarazione separata
È inoltre necessario etichettare i pagamenti, a seconda del tipo di pagamento:
- “congedo per malattia dei salari soggetti a $511 al giorno limite”
- “congedo per malattia dei salari soggetti a $200 al giorno limite”
- “Emergenza famiglia a lasciare i salari”
la Raccolta di Informazioni per Preparare i Moduli W-2
Le informazioni per questo modulo viene dal vostro registro di libro paga, che mostra l’anno-to-date i totali per ogni dipendente per stipendi e ritenuta, insieme con le deduzioni per i piani sanitari, la salute conti di risparmio, e di altri elementi.,
Assicurati di utilizzare il modulo W-2 corretto. Utilizzare il modulo datato per l’anno fiscale, non l’anno in cui si sta preparando il modulo. Ad esempio, se si sta preparando W-2s a gennaio 2021 per l’anno fiscale 2020, utilizzare il modulo datato 2020.
Parti del modulo W-2
Le parti di questo modulo e a cosa servono:
- La copia A va alla Social Security Administration (SSA). La copia A viene solitamente stampata su un modulo rosso.,
- La copia 1 è per la città, lo stato o la località
- La copia B è per il deposito con la dichiarazione dei redditi federale del dipendente
- La copia C è per i record del dipendente
- La copia 2 è un’altra copia per un’altra città, stato o località
- La copia
Come preparare il modulo W-2
Questa informazione è una panoramica generale del processo per la compilazione di un modulo W-2. Vedere le istruzioni per il modulo W-2 per maggiori dettagli.,
Informazioni sul datore di lavoro: per ogni W-2 che prepari, dovrai includere informazioni sulla tua attività, incluso il numero ID del datore di lavoro (EIN) e il nome e l’indirizzo del datore di lavoro.
Numero di controllo: Si consiglia di aggiungere un numero di controllo interno su ogni W-2 se si pagano molti dipendenti. È possibile generare il numero da soli, o il vostro software di preparazione del libro paga può generare questo numero.
Guadagni dei dipendenti:
- Salari totali, mance e altri compensi (Riquadro 1). Questa è la retribuzione lorda per tutti i dipendenti orari e salariati.,
- Importo totale della ritenuta alla fonte(Riquadro 2)
- Retribuzione totale della previdenza sociale (fino al massimo della previdenza sociale)(Riquadro 3).
I salari di sicurezza sociale e i salari Medicare possono essere diversi dai salari totali nella casella 1. Alcuni pagano non è incluso nella previdenza sociale o Medicare salari, quindi potrebbe essere necessario ridurre la voce nella casella 3 e Casella 5 da questi importi.
- Total Social Security Tax Withheld (Box 4)
- Total Medicare wages and tips (Box 5)
- Medicare tax withheld (Box 6)., Questo importo include l’importo della tassa Medicare aggiuntiva per i dipendenti più pagati.
- Social Security tips (Box 7) e allocated tips(Box 8) (Controlla per assicurarti di separare i suggerimenti segnalati dai suggerimenti allocati.)
Successivamente, avrai bisogno di informazioni sui dipendenti e sui salari totali e sulla ritenuta per ciascun dipendente per l’anno scorso:
Altri pagamenti. Si può avere pagato anticipi pagamenti EIC (reddito da lavoro di credito) (Box 9) e prestazioni di assistenza a carico (Box 10) pagati ai dipendenti.,
Informazioni sulla partecipazione al piano pensionistico e sui dipendenti statutari
Su ogni W-2 è necessario selezionare la casella appropriata se il dipendente partecipa a un piano pensionistico (Casella 13) o a un piano non qualificato (Casella 11), se questo dipendente è un dipendente statutario (Casella 13) o se il dipendente ha ricevuto una retribuzione per malattia di terzi (Casella 13.
La casella 12 indica gli importi per altre compensazioni o segnalazioni. È possibile inserire fino a 4 tipi di compensazione.,ans
il Costo di datore di lavoro sponsorizzato copertura sanitaria, utilizzando il Codice DD, secondo i requisiti di segnalazione di Affordable Care Act
le Voci nella Casella 14 sono per le altre detrazioni o di compensazione che devono essere comunicati ai dipendenti per le loro dichiarazioni dei redditi.,ple
- Dopo le imposte pensione
- Auto rimborsi
- tasse Speciali per la California, New York, New Jersey e Washington
- contributi di Beneficenza detratto dal dipendente paga
- assicurazione Sanitaria e fringe benefit deduzioni
- Uniforme detrazioni (per il costo delle uniformi)
- quote sindacali trattenute
- Nontaxable reddito
- Veicolo, spese in stipendi (100% del valore di locazione di veicolo arredato al dipendente e inclusi nella confezione 1 salari)
- C’è anche una casella “Altro-non in elenco” elementi dedotti da parte dei dipendenti.,
Stato e informazioni locali
In questa sezione, si inseriscono le informazioni sui salari statali e locali e trattenute. Si noti che c’è spazio per due stati e due località sul modulo. Se un dipendente ha lavorato in più di due stati o località durante l’anno, utilizzare un secondo W-2 per includere le informazioni aggiuntive., Invio:
- le Tue due lettere codice di stato e della tua attività commerciale statale delle imposte, il numero di ID (controllare con il vostro stato dipartimento delle entrate) (Casella 15)
- Stato salari (Box 16)
- imposte Statali sul reddito trattenuta (Box 17)
- stipendi Locali, se presenti (Box 18)
- imposta Locale sul reddito trattenuta (Casella 19)
- Località nome (Box 20)
Verificare l’Esattezza!
Se non si segnalano correttamente le informazioni dei dipendenti, si può essere soggetti a multe e sanzioni. Faccia che le informazioni sui moduli siano corrette., Verifica con un professionista delle imposte sui salari se non sei sicuro di quali informazioni dovrebbero essere incluse e dove dovrebbero essere incluse nel modulo W-2.
Invio di moduli W-2 o Archiviazione online
Se stai stampando e spedendo i tuoi moduli W-2, puoi ottenerli da diverse fonti.
- Il sito Web dell’ordine dei moduli IRS (richiede 7-15 giorni)
- Un fornitore di moduli online o un negozio di forniture per ufficio.,
- Il tuo preparatore fiscale o servizio paghe
- Alcuni software di preparazione fiscale aziendale
NON è possibile stampare i moduli W-2 da una pagina Web perché la copia A non può essere scansionata.
È possibile presentare il modulo W-2 online con la Social Security Administration, iscrivendosi al servizio online Business Services. È NECESSARIO archiviare online se si dispone di 250 o più W-2 da archiviare. Se stai archiviando i tuoi moduli W-2 online con la Social Security Administration, non è necessario includere un modulo di trasmissione W-3.,
Distribuire e archiviare i moduli W-2
al dipendente: Copie B, C, 1 e 2
Alla Social Security Administration – Copia A. L’SSA richiede di inviare la copia A da W-2 di ciascun dipendente entro il 31 gennaio dell’anno successivo.
Mantieni la copia D per i tuoi record.
Ancora confuso sul modulo W-2? Ecco un articolo con le risposte alle tue domande sui moduli W-2
Suggerimenti sulla preparazione del modulo W-2
- Il numero di identificazione fiscale dello stato della tua azienda NON è il numero di identificazione fiscale dello stato., Molti stati utilizzano il numero di identificazione fiscale federale (EIN) e aggiungere cifre alla fine. Verificare con il dipartimento di stato delle entrate per informazioni.
- Reddito punta. Employee tip reddito è soggetto a tasse di sicurezza sociale e le tasse Medicare, tra cui la tassa supplementare Medicare.
- Scatola 12-Più di 4 articoli. Se si dispone di più di 4 elementi per la casella 12, sarà necessario mettere gli elementi aggiuntivi su un secondo W-2. Ma non includere il salario e la ritenuta del dipendente su questo W-2 aggiuntivo.
- L’SSA ha un processo specifico per correggere gli errori W-2, a seconda del tipo di errore., Questo articolo contiene informazioni su come correggere gli errori W-2.
Disclaimer: le informazioni contenute in questo “How To” sono per scopi generali. Non è inteso come consulenza fiscale o per essere informazioni dettagliate su come preparare questo modulo. Se non si riesce a registrare correttamente le informazioni dei dipendenti, si può essere soggetti a multe e sanzioni. Ottenere aiuto dal vostro professionista fiscale per completare questi moduli.,