Con report ad hoc, tutto ciò che l’utente tecnico fa è impostare la soluzione BI, assicurarsi che i dati siano caricati e disponibili, impostare i parametri di sicurezza e dare agli utenti i loro account di accesso. Da quel momento in poi, i report effettivi vengono creati dagli utenti finali aziendali.
La segnalazione ad hoc è in contrasto con la segnalazione gestita, in cui l’utente tecnico–lo sviluppatore del report–crea e distribuisce il report., Come avrete già intuito, se il vostro strumento di BI di scelta supporta report ad-hoc, sarà un grande risparmio di tempo per gli sviluppatori di report tecnici.
Chi utilizza questi tipi di report?
Ciò dipende in gran parte da a) il tipo di soluzione ad hoc utilizzata, b) le esigenze dell’utente finale e c) la fiducia dell’utente con la soluzione.
I creatori più comuni di report ad-hoc sono gli utenti aziendali e gli analisti di dati dipartimentali., In alcuni negozi di BI, l’accesso ai report ad hoc può essere condiviso all’esterno dell’organizzazione con partner commerciali e revisori esterni, che potrebbero aver bisogno di un accesso sicuro a queste informazioni.
A cosa servono report e analisi ad hoc?
L’analisi ad hoc viene eseguita dagli utenti aziendali in base alle necessità per soddisfare le esigenze di analisi dei dati non soddisfatte dai report ricorrenti stabiliti dall’azienda che vengono già prodotti su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale., I vantaggi della BI self-service condotta da strumenti di analisi ad hoc includono:
- Dati più attuali: l’analisi ad hoc può consentire agli utenti di ottenere informazioni aggiornate sui dati non ancora analizzati da un report pianificato.
- Nuovi report prodotti a tempo di record: poiché questi report possono essere monouso, si desidera produrli nel modo più economico possibile. Funzionalità di report ad hoc in uno strumento di BI consentono agli utenti di eludere il lungo processo che può andare in un rapporto normale, tra cui il lavoro di progettazione, sviluppo e test.,
- Le decisioni line-of-business possono essere prese più velocemente: consentendo agli utenti — in genere, manager o dirigenti — l’accesso ai dati attraverso un’interfaccia point-and-click elimina la necessità di richiedere dati e analisi da un altro gruppo all’interno dell’azienda. Questa capacità consente tempi di risposta più rapidi quando si presenta una domanda aziendale, che a sua volta dovrebbe aiutare gli utenti a rispondere ai problemi e prendere decisioni aziendali più velocemente.
- Riduzione del carico di lavoro IT: poiché il reporting ad hoc consente agli utenti di eseguire le proprie query, i team IT accedono a un minor numero di richieste per creare report e possono concentrarsi su altre attività.,
Sebbene la maggior parte dei report e delle analisi ad hoc siano pensati per essere eseguiti una sola volta, in pratica, spesso finiscono per essere riutilizzati ed eseguiti regolarmente. Ciò può portare a processi di reporting non necessari che influiscono sui periodi di reporting ad alto volume. I rapporti dovrebbero essere rivisti periodicamente per le efficienze per determinare se continuano a servire uno scopo aziendale utile.,
L’obiettivo della creazione di report ad hoc
L’obiettivo di Ad hoc reporting è quello di consentire agli utenti finali di porre le proprie domande sui dati aziendali, senza gravare con il compito di creare una miriade di report per servire diverse funzioni e scopi. La segnalazione ad hoc ha quindi più senso quando un gran numero di utenti finali ha bisogno di vedere, capire e agire sui dati in modo più o meno indipendente, pur rimanendo sulla stessa pagina per quanto riguarda l’insieme di numeri che guardano.
Ad esempio, un’azienda con una grande forza vendita esterna sarebbe la soluzione perfetta per report ad hoc., Ogni rappresentante di vendita può impostare il proprio rapporto per il suo territorio, mostrando le prestazioni rispetto agli obiettivi di vendita, gli ordini presi, il numero di visite a ciascun cliente, ecc., in un formato che fa il più senso a lui. E altrettanto importante, i numeri utilizzati vengono estratti dalle stesse fonti di dati del resto dell’azienda, promuovendo così la coerenza e riducendo al minimo le sorprese alla fine del trimestre.,
I 3 principali vantaggi del reporting ad hoc
Consentire agli utenti finali di creare i propri report Consente di risparmiare tempo e denaro
In uno studio condotto su oltre 100 analytics manager, il 50% del tempo del team è stato dedicato a richieste di reporting ad hoc, piuttosto che creare nuovi dashboard e analisi. Poiché la stragrande maggioranza dei report ad hoc è monouso, quindi scartata, questo è uno spreco importante di tempo prezioso per gli analisti. Perché gli analisti stanno facendo questo? Di solito è perché sono gli unici in azienda con le competenze per farlo. Ma questo è un enorme abuso di risorse., Quel tempo analista costoso che dovrebbe essere speso per la costruzione di analisi riutilizzabili che possono beneficiare di una vasta popolazione di utenti. Mettere questa capacità nelle mani di tutti gli utenti, con semplici strumenti di reporting ad hoc, realizza tre cose fondamentali: 1) Libera costosi analisti e impedisce loro di svolgere compiti incontrastati. 2) rende gli utenti finali si sentono autorizzati e autosufficienti 3) si risparmia il tempo sprecato per un utente aziendale per spiegare le loro esigenze a un analista e consente loro di ottenere direttamente al lavoro.,
Incoraggiare gli utenti a esplorare i dati Aumenta la scoperta dei dati
La segnalazione intuitiva ad hoc stimola la condivisione delle informazioni tra i reparti. Consente il riconoscimento delle tendenze insieme a qualsiasi potenziale correlazione rilevante basata sulla disponibilità immediata di dati accurati e aggiornati. Aumentando le possibilità di scoperta, si aumentano le possibilità di trovare cose come incongruenze, nuovi mercati di entrate e altro ancora. Dare agli utenti finali strumenti di reporting ad hoc flessibili e facili da usare li fa sentire potenziati, consente loro di essere più pratici con i loro dati. Di chi ti fideresti di più?, Un rapporto fatto da qualcuno in un’altra divisione, in un fuso orario diverso, o qualcosa che hai messo insieme e testato te stesso?
Ad Hoc Reporting Semplifica il processo decisionale
Di tutte le cose ad hoc reporting può essere, al suo interno, è una leva per migliorare il processo decisionale. I rapporti forniscono un’istantanea dello stato attuale del business attraverso un obiettivo specifico: vendite, marketing, prestazioni e altre misure. Organizzati in un formato condivisibile e di facile lettura, tutti i dipendenti possono disporre delle stesse risorse e conoscenze necessarie per un’azione rapida. Rende l’analisi dei dati un lavoro di squadra.,
Vantaggi di una soluzione basata sul Web
Ottieni informazioni critiche alle persone giuste al momento giusto-I risultati self – service e la pianificazione / consegna automatica delle informazioni consentono di facilitare il processo decisionale tempestivo. Gli utenti ottengono le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno per rispondere a domande critiche in tempo reale.
Flessibilità per ambienti in continua evoluzione: le aziende devono evolversi. Le risposte alle mutevoli domande aziendali diventano più critiche. È impossibile prevedere quali domande e risposte gli utenti potrebbero aver bisogno in futuro.,
Consente di risparmiare tempo e costi di formazione-Semplifica l’accesso degli utenti alle informazioni critiche. Le procedure guidate facili da usare consentono agli utenti di essere operativi rapidamente, richiedendo meno tempo per apprendere l’applicazione e fornendo una guida chiara e risparmiando tempo per creare report.
Incoraggia la collaborazione e la condivisione delle informazioni-Gli utenti possono facilmente creare, organizzare, pubblicare e rendere i report disponibili ad altri utenti tramite il Web per la visualizzazione on-demand.
Riduce il carico di lavoro IT – l’applicazione di reporting basata sul Web può essere implementata rapidamente per una disponibilità diffusa agli utenti finali., Una volta distribuito, consente agli utenti di creare i report stessi ogni volta che hanno bisogno delle informazioni. Nessuna attesa per gli sviluppatori di report IT per costruirli.
Cosa cercare in una buona soluzione di report ad-hoc
Ora che hai una comprensione di quali sono i report ad-hoc, una buona soluzione di reporting dovrebbe controllare tutte le caselle specifiche nell’elenco delle funzionalità. Dovrebbe essere intuitivo e facile da usare sia dagli utenti aziendali che dai tecnologi. Dovrebbe essere ampiamente accessibile con un’impronta leggera in modo che molte persone possano accedervi., Dovrebbe essere in grado di fornire le risposte alle domande degli utenti in modo rapido e pulito. In breve, dovrebbe essere orientato verso la BI self-service e dovrebbe essere leggero, veloce e facile da usare.
Una buona soluzione di reporting ad hoc offrirà le seguenti caratteristiche:
Facile da usare. Se è o addirittura sembra essere complicato, molti utenti finali saranno disattivati e l’adozione degli utenti ne risentirà., Per questo motivo, alcune delle migliori soluzioni ad-hoc disponibili oggi offrono un set di base di funzionalità intuitive che sono guidate da wizard e sembreranno facili anche alla proverbiale “persona non computer”, offrendo allo stesso tempo set di strumenti più avanzati per l’utente che si sente sicuro.
Robusto. Supponendo che l’adozione non sia un problema (vedi il punto precedente), la soluzione ad hoc dovrebbe offrire agli utenti finali ciò di cui hanno bisogno per vedere, capire e agire sui loro dati., Lungi dall’essere una versione più hi-tech di Excel, dovrebbe offrire funzionalità interattive come dashboard ad hoc, drill-down e drill-through, ordinamento e filtraggio avanzati, strumenti di visualizzazione ricchi come mappe di calore, grafici e grafici, ecc.
Ampiamente accessibile. Per essere veramente utile, una soluzione di BI (tra cui report ad-hoc) dovrebbe web-consegnato e accessibile con un browser. Oltre ad offrire navigabilità familiare e sicurezza, una soluzione basata sul Web è disponibile praticamente ovunque e su qualsiasi dispositivo tramite connessione Internet., Un altro vantaggio di una soluzione ad-hoc basata sul Web è che l’amministratore di sistema non dovrà configurarlo individualmente sulla macchina di ogni utente: installarlo sul server è sufficiente e tutti gli utenti devono accedervi è un semplice URL.
Le migliori soluzioni ad-hoc basate sul Web di oggi sono neutre per le fonti di dati, il che significa che possono connettersi praticamente fuori dalla scatola alla maggior parte delle fonti di dati di uso comune di oggi, inclusi database, servizi Web, file flat, ecc., Ciò consente di risparmiare al reparto IT l’onere di creare strutture di metadati complesse come livello sottostante, che richiede tempo, è ingombrante e costoso.