La gestione dell’ambito del progetto si riferisce all’insieme di processi che assicurano che l’ambito di un progetto sia accuratamente definito e mappato. Le tecniche di gestione dell’ambito consentono ai project manager e ai supervisori di allocare la giusta quantità di lavoro necessaria per completare con successo un progetto, principalmente per controllare ciò che è e ciò che non fa parte dell’ambito del progetto.,
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Per un project manager ambito della conoscenza è fondamentale, e il Project Management Institute (PMI)® sottolinea questo.
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Che cos’è l’ambito del progetto?
Ambito si riferisce al set dettagliato di deliverable o caratteristiche di un progetto. Questi risultati sono derivati dai requisiti di un progetto. PMBOK ® definisce l’ambito del progetto come ” Il lavoro che deve essere svolto per fornire un prodotto, un servizio o un risultato con le caratteristiche e le funzioni specificate.”
Di seguito sono riportati i tre processi di Project Scope Management:
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Planning
Il processo di pianificazione è quando viene fatto un tentativo di catturare e definire il lavoro che deve essere fatto.,
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Controllo
I processi di controllo e monitoraggio si concentrano sulla documentazione di tracciamento, scorrimento dell’ambito, tracciamento e disapprovazione/approvazione delle modifiche al progetto.
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Closing
Nel processo finale, la chiusura include un audit dei risultati del progetto e una valutazione dei risultati rispetto al piano originale.
Project Scope Statement
L’ambito di un progetto è la chiara identificazione del lavoro necessario per completare o consegnare un progetto con successo., Una delle responsabilità del project manager è garantire che venga eseguito solo il lavoro necessario (l’ambito) e che ciascuno dei risultati finali possa essere completato nel tempo assegnato e nel budget.
La documentazione dello scopo del progetto spiegherà i confini del progetto, stabilirà le responsabilità di ciascun membro del team e stabilirà le procedure per verificare e approvare un lavoro completato. Questa documentazione può essere indicata come la dichiarazione di ambito, la dichiarazione di lavoro o i termini di riferimento.,
Passaggi coinvolti nella gestione dell’ambito del progetto
In qualità di project manager, è necessario definire l’ambito del progetto indipendentemente dalla metodologia scelta. Ecco un esempio di un processo sistematico per acquisire, definire e monitorare l’ambito.
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Definire le esigenze del progetto
Definire le esigenze del progetto è il primo passo per stabilire una timeline del progetto, allocare le risorse del progetto e impostare gli obiettivi del progetto. Solo con questi passaggi definiti, sarai in grado di capire il lavoro che deve essere fatto, ovvero, l’ambito del progetto deve essere definito., Una volta fatto ciò, ai membri del team possono essere assegnate attività e fornite indicazioni per consegnare un progetto nel tempo e nel budget prestabiliti.
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Comprendere gli obiettivi del progetto
Per definire l’ambito del progetto, è importante innanzitutto stabilire gli obiettivi del progetto, che possono includere un nuovo prodotto, la creazione di un nuovo servizio all’interno dell’organizzazione, o lo sviluppo di un nuovo pezzo di software. Ci sono diversi obiettivi che potrebbero essere centrali per un progetto; il project manager garantisce che il team fornisca risultati in base alle caratteristiche o alle funzioni specificate.,
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Definire l’ambito del progetto
Le risorse e il lavoro che va nella creazione di un prodotto o servizio sono essenzialmente ciò che definisce l’ambito del progetto. Il campo di applicazione delinea generalmente gli obiettivi che saranno raggiunti per ottenere un risultato soddisfacente.
Procedura per la Definizione dell’Ambito di un Progetto
- gli obiettivi del Progetto
- Obiettivi
- Sub-fasi
- Attività
- Risorse
- Bilancio
- Programma
Per definire la portata del progetto, identificare i parametri di cui sopra.,
Una volta stabiliti questi parametri, è necessario chiarire i limiti del progetto e identificare gli aspetti che non devono essere inclusi nel progetto. In questo modo, l’ambito del progetto chiarirà agli stakeholder, ai dirigenti e ai membri del team cosa sarà e non sarà incluso nel prodotto o servizio finale.
Inoltre, lo scopo del progetto dovrebbe avere un obiettivo tangibile per l’organizzazione che sta intraprendendo il progetto., Questo è parte integrante per la portata del progetto in quanto giocherà un ruolo fondamentale nel modo in cui le metodologie di progetto vengono applicate per completarlo.
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Processi di gestione dell’ambito di progetto
Gestione dell’ambito di progetto
È il primo processo nel processo di gestione dell’ambito di progetto., La Guida PMBOK®, quinta edizione, ha aggiunto diversi processi per separare le attività di pianificazione iniziale da altre attività. Questo processo crea il piano di gestione dell’ambito. Il piano di gestione dell’ambito descrive l’ambito del progetto e documenta come verrà ulteriormente definito, convalidato e controllato.
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo di gestione dell’ambito del piano.
Il piano di gestione dell’ambito del progetto copre il modo in cui l’ambito verrà definito, convalidato e controllato., Include anche informazioni su come prevenire o gestire lo scorrimento dell’ambito, gestire le richieste di modifica, il percorso di escalation per qualsiasi disaccordo sugli elementi dell’ambito tra le parti interessate, il processo per la creazione della dichiarazione dell’ambito, WBS e come i risultati finali saranno accettati.
Raccogliere i requisiti
Questo processo comporta la documentazione delle esigenze degli stakeholder con l’intento dichiarato di soddisfare gli obiettivi del progetto. In questo processo, i manager utilizzano diverse tecniche e strumenti per raccogliere i requisiti del progetto dalle parti interessate., Il processo tenta di non lasciare nulla di intentato, risultando in un elenco approfondito dei requisiti del progetto. Se questo processo viene eseguito accuratamente e correttamente, può ridurre significativamente la possibilità di spiacevoli sorprese man mano che il progetto si sposta verso il completamento.
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo di raccolta dei requisiti.
Definire Ambito
Questo processo comporta la preparazione di una descrizione dettagliata del progetto e dei suoi principali risultati., Lo scopo indica chiaramente ciò che il progetto dovrebbe raggiungere e ciò che non può realizzare. I documenti giustificativi sono esaminati per garantire che il progetto realizzi lavori in linea con gli obiettivi dichiarati. L’ambito di applicazione che risulta indica le esigenze degli stakeholder e comunica le aspettative per le prestazioni del progetto.
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo Definisci ambito.,
Creare una Work Breakdown Structure (WBS)
La Work Breakdown Structure (WBS) è un elemento importante in Ambito Gestione del processo, e il PMI® pone grande enfasi su questo aspetto—molti project manager spesso si salta questo passaggio, che conduce alla pianificazione inesatte. Il WBS offre al project manager e al team l’opportunità di suddividere una dichiarazione di ambito di alto livello in unità di lavoro più piccole e gestibili, chiamate pacchetti di lavoro., La WBS risultante dovrebbe fornire un elenco completo di tutti i pacchetti di lavoro necessari per completare il progetto
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo Create Work Breakdown Structure.
Validate Scope
Il processo Validate Scope si concentra principalmente sull’accettazione del cliente. È quando il cliente del progetto accetta formalmente tutti i risultati del progetto. Questo processo si verifica alla fine di ogni fase. Durante il processo, il cliente fornisce un feedback sul lavoro che è stato eseguito.,
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo Validate Scope.
Ambito di controllo
L’ambito di controllo è l’ultimo gruppo di processi di gestione dell’ambito del progetto. Il processo di ambito di controllo comporta il monitoraggio dello stato del progetto e la gestione delle modifiche all’ambito.
La tabella seguente mostra gli input, gli strumenti e le tecniche e gli output del processo di controllo dell’ambito.,
Questo processo comporta la valutazione di requisiti aggiuntivi da parte del cliente o in modo proattivo trascurando l’ambito del progetto. I manager misurano il prodotto di lavoro rispetto alla linea di base dell’ambito per garantire che il progetto rimanga in pista e tutte le modifiche richieste & le azioni correttive o preventive raccomandate vengono elaborate attraverso il processo di controllo delle modifiche integrato.,
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Ambito di un Progetto di Gestione di Suggerimenti
Alcuni dei problemi più comuni con l’esecuzione Ambito di un Progetto di Gestione può portare a problemi una volta che il progetto è iniziato. Si consiglia di rivedere tutta la documentazione di gestione dell’ambito con un occhio verso:
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Ambiguità
L’ambiguità nell’ambito spesso porta a lavori inutili e confusione., Per evitare ciò, il campo di applicazione deve essere chiaramente definito e preciso.
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Definizione incompleta
Gli ambiti incompleti portano a slittamenti di pianificazione, che portano a sforamenti dei costi. Per evitare ciò, l’ambito deve essere completo e accurato.
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Transitorietà
Gli ambiti transitori portano al creep dell’ambito—la causa principale delle consegne tardive e dei progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento dell’ambito deve essere finalizzato e rimanere inalterato per tutta la durata del progetto.,
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Ambito non collaborativo
Un ambito che non è preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate nei requisiti e nei progetti. Per evitare ciò, il documento dell’ambito dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione dell’ambito.
Perché i project manager hanno bisogno di gestione dell’ambito?
Una gestione efficace dell’ambito del progetto richiede una comunicazione chiara, per garantire che le parti interessate e i membri del team comprendano allo stesso modo l’ambito del progetto concordando su come saranno raggiunti gli obiettivi del progetto.,
La gestione dell’ambito aiuta a evitare le sfide che un progetto potrebbe affrontare con l’ambito di gonfiore e un elenco di requisiti indisciplinati. L’ambito del progetto stabilisce chiaramente cosa è o non è incluso nel progetto e controlla ciò che viene aggiunto o rimosso man mano che il progetto viene eseguito. La gestione dell’ambito stabilisce meccanismi di controllo per affrontare i fattori che possono comportare modifiche durante il ciclo di vita del progetto.
Senza definire l’ambito del progetto, il costo e il tempo necessari al progetto non possono essere stimati. A volte, a causa di una mancanza di comunicazione, l’ambito potrebbe dover cambiare., Influisce direttamente sul costo e disturba il programma del progetto, causando perdite.
Conclusione
La gestione dell’ambito del progetto non è difficile da implementare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza. Vale la pena l’investimento perché una corretta gestione dell’ambito ti aiuterà a specificare un ambito chiaro e consegnare il progetto con sforamenti minimi.
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