Kirjastot ja kulttuurilaitokset koko valtion kannustetaan esittämään skannattuja historiallisia sanomalehtiä osallisuutta. Isännöintisyytteitä ei ole.
Skannattujen sanomalehtien olisi täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset:
– Pdf (suositeltavin) tai TIFF-tiedostoja, jokaisen sanomalehden otsikko yksilöllisesti tunnistaa.
– 300 dpi/musta ja valkoinen (korkeampi päätöslauselmat ja harmaa mittakaavassa on sallittua)
– Jokainen sivu on jätetty seuraavasti: VVVVKKPP – p#
esimerkiksi:
takapajula-gazette-18590621 – 001.,pdf
nowheresville-gazette-18590621-002.pdf
nowheresville-gazette-18590622-001.pdf
nowheresville-gazette-18590622-002.pdf
OCR-tiedostot tulee sisällyttää, jos ne ovat saatavilla.
kirjastot, jotka haluavat digitoida sanomalehtensä mikrofilmillä, voivat tehdä niin toimittamalla sen pohjois-New Yorkin kirjastoverkon Digitointikeskukseen. Maksu on 0,15 dollaria per sivu. Kirjastojen, jotka haluavat ladata vuoden 1923 jälkeisiä sanomalehtiä, tulisi tutkia julkaisun hankkimista, joka on saatavilla NNYLNISTÄ.,
Skannattu, alustettu sanomalehti tiedostoja voi lähettää:
NYS Historiallisen Sanoma-Hanke
NNYLN
6721 US HWY 11
Potsdam, NY 13676,