Las mejores estimaciones de proyectos provienen de ser específicas sobre lo que queremos decir. Hay tantas oportunidades para hacer suposiciones sobre los proyectos. Cuando usted está estimando no es el momento de tomar atajos con la comprensión! Tome este ejemplo:
- La tarea del proyecto se estima en 20 días.
- Claire cree que son 20 días naturales.,
- Julien cree que son 20 días laborables.
- Yan cree que se trata de 20 días laborables y sabe que en su país hay dos días festivos, por lo que mentalmente está teniendo esos en cuenta.
la diferencia en la fecha real de finalización entre la visión de Claire y la de Yan es significativa, y ha surgido debido a la falta de claridad en torno a la terminología.
La precisión en todas las cosas es importante, pero nunca más cuando está tratando de reunir estimaciones claras y precisas para ayudarlo a planificar su proyecto adecuadamente.,
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hay tres formas principales de discutir la precisión cuando se trata de estimaciones. Echemos un vistazo a esos de aquí.
orden aproximado de magnitud
verá un orden aproximado de magnitud acortado a ROM., Como rangos van, te da mucho espacio para jugar. Es un rango entre -25% y +75% de precisión. También he visto ROM como ±50%. De cualquier manera, tienes un lapso de 100%.
Si tiene sentido cambiar el rango para reflejar mejor el mensaje que está transmitiendo, entonces hágalo. Lo importante es que no solo informe una cifra y diga: «dentro de un orden aproximado de magnitud, este proyecto costará £150k». hágalo específico y llame al rango:
- «este proyecto costará entre £50K y £200K basado en el orden aproximado de la estimación de magnitud.,»
- » este proyecto costará £100k, pero tenemos que considerar que es una estimación ROM con ± 40% de precisión.»
cuándo usarlo: ROM es útil al iniciar el proyecto, o incluso antes de que el proyecto realmente haya comenzado. Úselo para mostrar el amplio rango objetivo de costo o esfuerzo cuando esté armando el caso de negocio. Puede ayudar a determinar si vale la pena continuar el proyecto en absoluto, y si hay valor en mover el proyecto hacia adelante a un análisis más detallado.
estimación del presupuesto
una estimación del presupuesto está entre -10% y +25%, lo que le da un rango de 35%., Eso sigue siendo un margen de error bastante grande, y a los ojos de muchos ejecutivos no sería visto como muy preciso.
notará que la cantidad que puede bajar aquí es menor que el rango por encima de su cifra predicha (como también es el caso con ROM). Creo que eso es porque la experiencia nos dice que es más probable que haya subestimado que sobrestimado, teniendo en cuenta el sesgo de optimismo y similares, por lo que necesita darse más espacio para la cabeza. Además, los patrocinadores de los proyectos normalmente están mucho más preocupados por el gasto excesivo que por llegar por debajo del presupuesto.,
Cuándo usarlo: este sigue siendo un rango bastante amplio y no es particularmente preciso. Sin embargo, debería ser suficiente para que lo use para reunir su pase inicial en un presupuesto del proyecto.
estimación definitiva
La Guía PMBOK® (Quinta Edición) dice que una estimación definitiva está entre -5% y +10%. A pesar de que la frase ‘definitivo’ está en el título que todavía le da un rango para trabajar dentro – de nuevo con más espacio en su estimación por encima de la cifra objetivo que a continuación.,
Cuándo usarlo: a medida que su proyecto avanza, debe estar en una mejor posición para aclarar sus estimaciones y trabajar dentro de rangos cada vez más pequeños. En este punto, puede refinar sus estimaciones presupuestarias y las estimaciones ROM restantes para aumentar los niveles de precisión a medida que obtiene mayor claridad y más y más información sobre las tareas del proyecto.
La precisión en todos estos formatos Es realmente una expresión de grados de confianza., Su metodología de gestión de proyectos puede especificar en qué momento se espera que refine sus estimaciones al siguiente nivel de confianza, o cuando se debe revisar la precisión. Para mí tiene sentido hacer esto en stage gates o al final de las fases a medida que pasas de un modo de proyecto a otro.
cualquiera que sea el rango de estimación que utilice, la precisión en la comprensión solo viene si la gente sabe de lo que está hablando., En mi experiencia, eso generalmente significa usar los rangos en el habla normal y los informes, en lugar de decir «£150k» y luego agregar una pequeña nota al pie con su nivel de confianza en la parte inferior del informe. Las partes interesadas toman atajos: no les facilite malinterpretar sus estimaciones deliberadamente o de otra manera.
cuanto más precisas sean tus estimaciones, más probable será que te vayan a servir bien a lo largo de tu proyecto y reflejen lo que realmente sucede durante el ciclo de vida del proyecto. Solo puede obtener esa precisión refinando a medida que avanza a medida que más información se da a conocer., Compartir eso con el equipo y con las partes interesadas significa que todos tienen la misma imagen del proyecto y pueden tomar mejores decisiones sobre cómo llevarlo adelante.