Madame Lelica

¿Qué tan familiarizado está con las pautas de Medicare para la documentación de terapia física? ¿Qué hay de la documentación de terapia ocupacional? Si usted es un PT u OT, y tiene menos del 100% de confianza en su conocimiento de las reglas de documentación de Medicare que se aplican a su especialidad, entonces ha venido al lugar correcto., El incumplimiento de estas normas podría plantear problemas, tanto en forma de reembolsos denegados como de posibles auditorías. Por lo tanto, siga leyendo y asegúrese de que está totalmente a la altura de todos los requisitos de documentación de Terapia Física y ocupacional de Medicare Parte B. (Como nota al margen, si está buscando los requisitos de documentación de la terapia de Medicare Parte A, haga clic aquí.)

reglas de documentación de Medicare

Medicare reembolsa los servicios de terapia física y ocupacional de la Parte B cuando el formulario de reclamación y la documentación de apoyo informan con precisión los servicios cubiertos médicamente necesarios., Por lo tanto, desarrollar documentación legible y relevante es solo una pieza del rompecabezas del reembolso., Su documentación también debe:

• justificar los servicios que factura;
• cumplir con todas las regulaciones aplicables de Medicare (incluidas las asociadas con FLR);
• apoyar cualquier código CPT listado (incluidos estos que entraron en vigor en enero de 2017); y
• cumplir con las leyes estatales y locales, así como con las pautas profesionales de la Asociación Americana de Terapia Física (APTA) o la Asociación Americana de Terapia Ocupacional (Aota), incluso si los requisitos de Medicare son menos estrictos.,

En otras palabras, su documentación debe ser defendible (y esto se mantiene si está facturando a Medicare o a cualquier otro pagador). Como explicamos en este recurso, » la documentación defendible apoya la toma de decisiones clínicas y garantiza que los proveedores se adhieran a los estándares de práctica acordados. Es esencialmente un registro histórico de las condiciones y el progreso de sus pacientes, así como de sus intervenciones de tratamiento., Con ese fin, la documentación defendible sirve para tres propósitos principales:

1. Comunicación
2. justificación de pago
3. Protección Legal / mitigación de riesgos»

hacer que el cumplimiento de Medicare sea muy fácil. Vea cómo WebPT simplifica los requisitos de notas SOAP.

dicho esto, es completamente innecesario » documentar cada detalle minucioso de cada interacción del paciente.»En su lugar, asegúrese de estar contando con precisión la historia del paciente y de ser claro sobre su necesidad de servicios de terapia física.,»Esta última parte es especialmente importante, porque Medicare solo cubre los servicios que son médicamente necesarios, y la necesidad médica requiere que los pacientes no se beneficien de los servicios prestados por un proveedor sin licencia. Eso significa que su documentación debe demostrar explícitamente por qué sus pacientes necesitan sus servicios, en lugar de, por ejemplo, un entrenador personal.,

para lograr eso, usted querrá asegurarse de que está:

• «Teniendo en cuenta todos los factores que complican;
• «detallando déficits funcionales específicos;
• «explicando cómo esos déficits afectan la independencia del paciente y las actividades de la vida diaria;
• «comunicando si el paciente está mejorando o retrocediendo; y
• «proporcionando detalles relevantes y únicos que surgen durante cada visita del paciente (en otras palabras, evite ser repetitivo).,»

los elementos de Atención al paciente

para los beneficiarios de Medicare Parte B, los terapeutas deben documentar los siguientes elementos de atención al paciente:

la evaluación

antes de comenzar el tratamiento, el terapeuta licenciado debe completar una evaluación inicial de el paciente, que incluye:

• Diagnóstico Médico
• Tratamiento del deterioro o disfunción
• observación subjetiva
• observación objetiva (p. ej., evaluación (incluido el potencial de rehabilitación)
• Plan (información pertinente al plan de atención)

y, por supuesto, todo esto debe tenerse en cuenta en su documentación. Es posible que reconozca los últimos cuatro elementos como la base de sus notas de jabón.

El Plan de atención (POC)

• basado en la evaluación, el terapeuta debe crear un POC-completo con los detalles del tratamiento, el marco de tiempo estimado del tratamiento y los resultados anticipados del tratamiento., Como mínimo, Medicare requiere que el POC incluya:
• Diagnóstico Médico
• objetivos funcionales a largo plazo
• Tipo de servicios o intervenciones realizados
• cantidad de servicios o intervenciones (es decir, el número de veces por día que el terapeuta proporciona tratamiento; si el terapeuta no especifica un número, Medicare asumirá una sesión de tratamiento por día)
• frecuencia del tratamiento (es decir, el número de veces por semana; no use rangos) y duración del tratamiento (es decir, I. E.,

Además, si un paciente está recibiendo servicios de terapia en múltiples disciplinas (por ejemplo, PT, OT y SLP), entonces debe haber un POC para cada especialidad, y cada terapeuta debe establecer de forma independiente:

• Qué deterioro o disfunción está tratando, y
• Los objetivos para el tratamiento de la terapia.

certificación POC

Medicare requiere que un médico con licencia o un profesional no médico (NPP) feche y firme el POC dentro de los 30 días., Para hacer las cosas más fáciles, sin embargo, el médico certificador no tiene que ser el médico regular del paciente—o incluso ver al paciente en absoluto (aunque algunos médicos requieren una visita). Según CMS, el proveedor certificador puede ser » un doctor en medicina, osteopatía (incluyendo un profesional osteopático), medicina Podológica u Optometría (solo para rehabilitación de baja visión).,»Sin embargo,» los quiroprácticos y los médicos de cirugía dental o medicina dental no se consideran médicos para servicios de terapia y no pueden derivar pacientes para servicios de terapia de rehabilitación ni establecer planes de terapia de atención.»

otro consejo: para evitar una denegación automática de reclamación de Medicare, asegúrese de incluir el nombre del proveedor certificador y el número de NPI en el campo médico que ordena/refiere en el formulario de reclamación.

recertificación POC

Como mencionamos anteriormente, el plan de atención especifica la frecuencia y duración del tratamiento., Esencialmente, los proveedores denotan la cantidad de tiempo de terapia que esperan que un paciente necesitará para lograr sus objetivos funcionales. Sin embargo, las cosas no siempre salen según lo planeado, y a veces el progreso del paciente puede ser más lento de lo previsto. Cuando esto ocurre, el terapeuta licenciado debe documentar lo que ha sucedido y completar una recertificación, que debe ser firmada por un médico o PNP. En algunos casos, Medicare puede requerir documentación adicional para verificar que el paciente necesita terapia adicional más allá de lo que se propuso originalmente., E incluso cuando las cosas van de acuerdo con el plan, Medicare requiere recertificación después de 90 días de tratamiento.

si es miembro de WebPT, puede usar el informe de Plan de atención de WebPT para identificar qué planes de atención aún están pendientes de certificación, así como cuáles requieren certificación, antes de que pasen esos 90 días.

El Diario de Nota (un.k.una., La nota de tratamiento)

para completar una nota diaria, un proveedor debe actualizar el Archivo del paciente para cada visita de terapia, incluyendo al menos la siguiente información:

• La fecha del servicio
• Lo que tuvo lugar en esa sesión (es decir, todos los servicios prestados)
• cuánto tiempo pasó el proveedor realizando cada servicio
• Si algo cambió, incluidas las adiciones o supresiones de tratamientos o modalidades
• cualquier observación que el proveedor con el paciente

respecto a la especificidad de las notas diarias, el manual de cobertura, iom pub., 100-02, Capítulo 15, §220.3. E. La Nota de tratamiento dice: «el propósito de estas notas es simplemente crear un registro de todos los tratamientos e intervenciones especializadas que se proporcionan y registrar el tiempo de los servicios para justificar el uso de los códigos de facturación en el formulario de reclamación. Se requiere documentación para cada día de tratamiento y cada servicio de terapia., El formato no será dictado por el contratista y puede variar dependiendo de la práctica del médico responsable y/o el entorno clínico The La Nota de tratamiento no es necesaria para documentar la necesidad médica o la idoneidad de los servicios de terapia en curso. Las descripciones de las intervenciones calificadas deben incluirse en el plan o nota de progreso y Se Permiten, pero no se requieren diariamente.,

dicho esto, los expertos internos en facturación de WebPT Dianne Jewell, PT, DPT, PhD, FAPTA y John Wallace, PT, MS, creen que «incluir detalles más allá del estilo de notación de registro de gimnasio vale la pena el tiempo adicional, ya que puede ayudar a los auditores a comprender por qué envió los códigos que hizo en la reclamación.»

El papel de los asistentes de terapeuta

como explicamos en este artículo, según Medicare, un asistente de terapeuta puede proporcionar tratamiento—y completar la documentación de la nota diaria—para los pacientes en un entorno de práctica privada ambulatoria bajo la supervisión directa de un terapeuta con licencia., Sin embargo, para recibir el pago por los servicios prestados por un asistente, no solo debe cumplir con todas las condiciones de Medicare, sino también documentar que lo ha hecho. Estos son algunos consejos del experto en cumplimiento Tom Ambury para ayudarlo a hacer precisamente eso:

1. documento que ha revisado el POC con el asistente que proporciona los Servicios bajo su dirección.
2. Tome notas de las reuniones regulares de revisión del progreso del paciente con el Asistente.
3. explicar si / cuándo el tratamiento avanza a la siguiente tarea más compleja.,
4. firmar la nota diaria y solicitar que su asistente documente que él o ella «prestó servicios bajo la supervisión directa de (nombre del terapeuta supervisor).»

tenga en cuenta que las notas diarias son la única documentación que un asistente de terapeuta puede completar, ya que el terapeuta licenciado debe manejar cualquier cosa que requiera evaluación o Análisis Clínicos.

El Informe de progreso

como mínimo, un terapeuta con licencia debe completar una nota de progreso, también conocida como Informe de progreso, para cada paciente en su décima visita., En él, el terapeuta debe:

• incluir una evaluación del progreso del paciente hacia las metas actuales.
• haga un juicio profesional sobre la atención continua.
• modificar objetivos y / o tratamiento, si es necesario.
• rescindir los servicios, si es necesario(consulte la sección Nota de descarga a continuación).

según Jewell y Wallace, » El Informe de progreso de Medicare tiene la intención de abordar el progreso del paciente hacia sus metas como se indica en el plan de atención establecido., La simple documentación del tratamiento proporcionado en la décima visita no cumple con este requisito, incluso si realiza pruebas estandarizadas de seguimiento y registra los resultados.»

también es importante tener en cuenta que, si bien puede facturar por reevaluaciones, no puede facturar por notas de progreso. En una nota de progreso, simplemente está justificando la necesidad médica continua de su atención. Además, no es apropiado facturar por una reevaluación cuando solo estás completando una nota de progreso de rutina., Como hemos discutido aquí, las circunstancias bajo las cuales usted debe realizar y facturar para una re-evaluación son en realidad bastante limitadas. Hacerlo regularmente podría lanzar una gran bandera roja.

la nota de resumen de alta

para completar una nota de alta, el terapeuta licenciado debe detallar la conclusión de la atención del paciente y su posterior alta. Como explicamos en este post, al alta, la documentación defendible debe » incluir un resumen objetivo que compare el estado del paciente cuando comenzó el tratamiento con su estado al final del tratamiento.,»

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