con los informes ad-hoc, todo lo que el Usuario técnico hace es configurar la solución de BI, asegurarse de que los datos estén cargados y disponibles, establecer parámetros de seguridad y dar a los usuarios sus inicios de sesión de cuenta. A partir de ese momento, los informes reales son creados por los usuarios finales de la empresa.
los informes Ad hoc contrastan con los informes administrados, donde el Usuario técnico–el desarrollador del informe-crea y distribuye el informe., Como ya habrá adivinado, si su herramienta de BI de elección admite informes ad-hoc, será un gran ahorro de tiempo para sus desarrolladores de informes técnicos.
¿Quién utiliza este tipo de informes?
esto depende en gran parte de a) el tipo de solución ad-hoc empleada, b) las necesidades del usuario final y c) la confianza del usuario con la solución.
los creadores más comunes de informes ad-hoc son los usuarios empresariales y los analistas de datos departamentales., En algunas tiendas de BI, el acceso a informes ad hoc se puede compartir fuera de la organización con socios comerciales y auditores externos, que pueden necesitar un acceso seguro a esta información.
¿para qué se utilizan los informes y análisis Ad-Hoc?
el análisis Ad hoc es realizado por los usuarios empresariales según sea necesario para abordar las necesidades de análisis de datos no satisfechas por los Informes recurrentes establecidos de la empresa que ya se están produciendo diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente., Los beneficios del BI de autoservicio realizado por herramientas de análisis ad hoc incluyen:
- datos más actuales: el análisis Ad hoc puede permitir a los usuarios obtener información actualizada sobre datos que aún no se han analizado en un informe programado.
- nuevos informes producidos en tiempo récord: dado que estos informes pueden ser de un solo uso, desea producirlos de la manera más económica posible. Las funciones de informes Ad-hoc en una herramienta de BI permiten a los usuarios eludir el largo proceso que puede pasar a un informe normal, incluido el trabajo de diseño, desarrollo y pruebas.,
- Las decisiones de línea de negocio se pueden tomar más rápido: permitir a los usuarios, generalmente gerentes o ejecutivos, el acceso a los datos a través de una interfaz de apuntar y hacer clic elimina la necesidad de solicitar datos y análisis de otro grupo dentro de la empresa. Esta capacidad permite tiempos de respuesta más rápidos cuando surge una pregunta de negocio, lo que, a su vez, debería ayudar a los usuarios a responder a los problemas y tomar decisiones de negocio más rápido.
- Reducción de la carga de trabajo de TI: dado que los informes ad hoc permiten a los usuarios ejecutar sus propias consultas, los equipos de TI envían menos solicitudes para crear informes y pueden centrarse en otras tareas.,
aunque la mayoría de los informes y análisis ad hoc están destinados a ejecutarse solo una vez, en la práctica, a menudo terminan siendo reutilizados y ejecutados regularmente. Esto puede dar lugar a procesos de presentación de informes innecesarios que afectan a períodos de presentación de informes de gran volumen. Los informes deben revisarse periódicamente para determinar si son eficientes y si siguen siendo útiles para fines comerciales.,
el objetivo de la creación de informes Ad hoc
El objetivo de los informes Ad hoc es capacitar a los usuarios finales para que hagan sus propias preguntas sobre los datos de la empresa, sin sobrecargarla con la tarea de crear una gran cantidad de informes para cumplir diferentes funciones y propósitos. Por lo tanto, los informes Ad-hoc tienen más sentido cuando un gran número de usuarios finales necesitan ver, comprender y actuar sobre los datos de forma más o menos independiente, mientras siguen estando en la misma página en cuanto a qué conjunto de números miran.
por ejemplo, una empresa con una gran fuerza de ventas externa sería la opción perfecta para informes ad-hoc., Cada representante de ventas puede configurar su propio informe para su territorio, mostrando el rendimiento frente a los objetivos de ventas,pedidos recibidos, número de visitas a cada cliente, etc., en un formato que tiene más sentido para él. Y lo que es igualmente importante, los números utilizados se extraen de las mismas fuentes de datos que el resto de la empresa, promoviendo así la consistencia y minimizando las sorpresas al final del trimestre.,
los 3 principales beneficios de los informes Ad Hoc
capacitar a los usuarios finales para crear sus propios informes ahorra dinero y tiempo
en un estudio de más de 100 gerentes de análisis, el 50% del tiempo del equipo se dedicó a trabajar en solicitudes de informes ad hoc, en lugar de crear nuevos paneles y análisis. Dado que la gran mayoría de los informes ad hoc son de un solo uso y luego se descartan, eso es una pérdida importante de tiempo valioso para los analistas. ¿Por qué hacen esto los analistas? Por lo general, es porque son los únicos en la empresa con las habilidades para hacerlo. Pero esto es un enorme mal uso de los recursos., Ese costoso tiempo de analista que debería gastarse en la construcción de análisis reutilizables que pueden beneficiar a una gran población de usuarios. Poner esa capacidad en manos de todos los usuarios, con herramientas de informes ad hoc simples, logra tres cosas clave: 1) libera a los analistas costosos y les impide realizar tareas sin desafíos. 2) hace que los usuarios finales se sientan empoderados y autosuficientes 3) ahorra el tiempo perdido para que un usuario empresarial explique sus requisitos a un analista y les permite ponerse directamente a trabajar.,
alentar a los usuarios a explorar los datos Aumenta el descubrimiento de datos
Los informes ad hoc intuitivos estimulan el intercambio de información entre departamentos. Permite el reconocimiento de tendencias junto con cualquier posible correlación relevante basada en la disponibilidad inmediata de datos precisos y actualizados. Al aumentar las posibilidades de descubrimiento, aumenta las posibilidades de encontrar cosas como inconsistencias, nuevos mercados de ingresos y más. Dar a los usuarios finales herramientas de informes ad hoc flexibles y fáciles de usar les hace sentirse empoderados, les permite ser más prácticos con sus datos. ¿En qué confiarías más?, Un informe hecho por alguien en otra división, en una zona horaria diferente, o algo que te pones juntos y a prueba a ti mismo?
los informes Ad Hoc agilizan la toma de decisiones
de todas las cosas que los informes ad hoc pueden ser, en su núcleo, es una palanca para mejorar la toma de decisiones. Los informes ofrecen una instantánea del estado actual del negocio a través de una lente específica: ventas, marketing, rendimiento y otras medidas. Organizado en un formato compartible y fácil de leer, todos los empleados pueden tener los mismos recursos y conocimientos necesarios para una acción rápida. Hace que el análisis de datos sea un esfuerzo de equipo.,
beneficios de una solución basada en la Web
Obtenga información crítica a las personas adecuadas en el momento adecuado: los resultados de autoservicio más la programación / entrega automática de información le permiten facilitar la toma de decisiones oportuna. Los usuarios obtienen la información que necesitan cuando la necesitan para responder preguntas críticas en tiempo real.
flexibilidad para entornos en constante cambio: las necesidades empresariales deben evolucionar. Las respuestas a las cambiantes preguntas empresariales se vuelven más críticas. Es imposible predecir qué preguntas y respuestas pueden necesitar los usuarios en el futuro.,
ahorra costes de formación y tiempo-agiliza el acceso de los usuarios a la información crítica. Los asistentes fáciles de usar permiten a los usuarios ponerse en marcha rápidamente, lo que requiere menos tiempo para aprender la aplicación y proporciona una guía clara y ahorra tiempo para crear informes.
fomenta la colaboración y el intercambio de información: los usuarios pueden crear, organizar, publicar y poner informes a disposición de otros usuarios a través de la Web para su visualización bajo demanda.
reduce la carga de trabajo de TI: la propia aplicación de informes basada en la Web se puede implementar rápidamente para una disponibilidad generalizada para los usuarios finales., Una vez implementado, permite a los usuarios crear los informes ellos mismos en cualquier momento que necesiten la información. No hay que esperar a que los desarrolladores de informes de TI los construyan.
qué buscar en una buena solución de informes Ad-hoc
ahora que tiene una comprensión de lo que son los informes ad-hoc, una buena solución de informes debe marcar todas las casillas específicas en su lista de características. Debe ser intuitivo y fácil de usar tanto por los usuarios de negocios como por los tecnólogos. Debe ser ampliamente accesible con una huella ligera para que muchas personas puedan acceder a ella., Debe ser capaz de entregar las respuestas a las preguntas de los usuarios de forma rápida y limpia. En resumen, debe estar orientado hacia el BI de autoservicio y debe ser liviano, rápido y fácil de usar.
una buena solución de informes ad hoc ofrecerá las siguientes características:
fácil de usar. Si es o incluso parece ser complicado, muchos usuarios finales se apagarán y la adopción del usuario sufrirá., Por esta razón, algunas de las mejores soluciones ad-hoc disponibles hoy en día ofrecen un conjunto básico de características intuitivas que son impulsadas por asistentes y se verán fáciles incluso para la proverbial «persona no informática», mientras que también ofrecen conjuntos más avanzados de herramientas para el usuario que se siente seguro.
Robusto. Suponiendo que la adopción no es un problema (véase el punto anterior), la solución ad-hoc debe ofrecer a los usuarios finales lo que necesitan ver, comprender y actuar sobre sus datos., Lejos de ser una versión más de alta tecnología de Excel, debe ofrecer características interactivas como paneles ad-hoc, drill-down y drill-through, clasificación avanzada y filtrado, herramientas de visualización ricas como mapas de calor, tablas y gráficos, etc.
Ampliamente accesible. Para que sea realmente útil, una solución de BI (incluidos los informes ad-hoc) debe entregarse en la web y ser accesible con un navegador. Además de ofrecer navegabilidad familiar y seguridad, una solución basada en la Web está disponible desde prácticamente cualquier lugar y en cualquier dispositivo a través de la conexión a Internet., Otra ventaja de una solución ad-hoc basada en la Web es que el administrador del sistema no tendrá que configurarla individualmente en la máquina de cada usuario: instalarla en el servidor es suficiente, y todo lo que los usuarios necesitan para acceder a ella es una simple URL.
Las mejores soluciones ad hoc basadas en la Web de hoy en día son neutrales en cuanto a la fuente de datos, lo que significa que pueden conectarse prácticamente de inmediato a la mayoría de las fuentes de datos de uso común de hoy en día, incluidas bases de datos, servicios Web, archivos planos, etc., Esto ahorra al Departamento de TI la carga de crear estructuras de metadatos complejas como capa subyacente, lo que consume mucho tiempo, es engorroso y costoso.