La contabilidad de doble entrada es un método de contabilidad que mantiene las cuentas de una empresa equilibradas, mostrando una verdadera imagen financiera de las finanzas de la empresa. Este método se basa en el uso de la ecuación contable activos = pasivos + patrimonio neto.
Los créditos a una cuenta deben ser iguales a los débitos a otra para mantener la ecuación en equilibrio. Los contadores utilizan asientos de débito y crédito para registrar las transacciones en cada cuenta, y cada una de las cuentas en esta ecuación se muestran en el balance de una empresa.,
la contabilidad de doble entrada ha estado en uso durante cientos, si no miles, de años; fue documentada por primera vez en un libro de Luca Pacioli en Italia en 1494.
contabilidad de doble entrada definida
fiel a su nombre, la contabilidad de doble entrada es un método de contabilidad estándar que implica registrar cada transacción en al menos dos cuentas, lo que resulta en un débito a una o más cuentas y un crédito a una o más cuentas.
El monto total de las transacciones en cada caso debe equilibrar, asegurando que todos los dólares son contabilizadas., Los débitos se anotan típicamente en el lado izquierdo del libro mayor, mientras que los créditos se anotan típicamente en el lado derecho.
Las empresas públicas deben seguir las normas y métodos contables dictados por los principios contables generalmente aceptados (PCGA), que están controlados por una entidad no gubernamental llamada Junta de normas de Contabilidad Financiera (FASB).
La contabilidad de doble entrada también sirve como la forma más eficiente para que una empresa monitoree su crecimiento financiero, especialmente a medida que crece la escala del negocio.,
mantener libros precisos
a medida que crece el negocio de una empresa, aumenta la probabilidad de errores administrativos. Aunque la contabilidad de doble entrada no evita los errores por completo, limita el efecto que cualquier error tiene en las cuentas generales.
debido a que las cuentas están configuradas para verificar cada transacción para asegurarse de que se equilibra, los errores se marcarán a los contadores rápidamente, antes de que el error produzca errores posteriores en un efecto dominó., Además, la naturaleza de la estructura de la cuenta hace que sea más fácil rastrear las entradas para averiguar dónde se originó un error.
tipos de cuentas
cuando emplee una contabilidad de doble entrada, deberá usar varios tipos de cuentas. Algunos tipos de cuentas clave incluyen:
- Las cuentas de activos muestran dólares asociados con cosas que posee una empresa, como el efectivo en su cuenta de cheques o el precio pagado por su almacén.
- Las cuentas de Responsabilidad Civil muestran lo que la empresa debe, como una hipoteca de construcción, un préstamo de equipo o saldos de tarjetas de crédito.,
- Las cuentas de ingresos representan el dinero recibido, como los ingresos por ventas y los ingresos por intereses.
- Las cuentas de gastos muestran el dinero gastado, incluidos los bienes comprados para la venta, los costos de nómina, el alquiler y la publicidad.
el sistema de doble entrada requiere un plan de cuentas, que consiste en todas las cuentas de balance y estado de resultados en las que los contables hacen asientos. Una empresa determinada puede agregar cuentas y adaptarlas para reflejar más específicamente las operaciones, la contabilidad y las necesidades de informes de la empresa.,
uso de Software de contabilidad
La mayoría de software de contabilidad para empresas utiliza contabilidad de doble entrada; sin esa función, un contador tendría dificultades para rastrear información como inventario y cuentas por pagar y preparar registros de fin de año e impuestos. La estructura básica de contabilidad de doble entrada viene con paquetes de software de contabilidad para empresas. Al configurar el software, una empresa configuraría su plan genérico de cuentas para reflejar las cuentas reales que ya están en uso por la empresa.,
El software de contabilidad generalmente produce varios tipos diferentes de informes financieros y contables, además del balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo. Un informe de uso común, llamado balance de prueba, enumera todas las cuentas en el libro mayor que tienen alguna actividad.
El balance de prueba etiqueta Todas las cuentas que tienen un saldo de débito normal y aquellas con un saldo de crédito normal. El total del balance de prueba siempre debe ser cero, y el total de débitos debe ser exactamente igual al total de créditos.,
ejemplos de contabilidad de doble entrada
como ejemplo de contabilidad de doble entrada, si fuera a registrar ingresos por ventas de 5 500, tendría que hacer dos entradas: una entrada de débito de 5 500 para aumentar la cuenta de balance llamada «efectivo» y una entrada de crédito de 5 500 para aumentar la cuenta de estado de ingresos llamada «ingresos.»
otro ejemplo podría ser la compra de una nueva computadora por $1,000., En este ejemplo, tendría que ingresar un débito de 1 1,000 para aumentar su cuenta de gastos de «tecnología» de estado de resultados y un crédito de $1,000 para disminuir su cuenta de «efectivo» de balance.
lo contrario también es cierto: si su empresa pide dinero prestado a un banco, sus activos aumentarán, pero sus pasivos también aumentarán en la misma cantidad., La contabilidad de doble entrada verifica la precisión porque después de completar sus entradas, la suma de las cuentas con saldos deudores debe ser igual a la suma de las cuentas de saldo acreedor, asegurando que haya capturado ambas partes de la transacción.,