la gestión del alcance del proyecto se refiere al conjunto de procesos que garantizan que el alcance de un proyecto se defina y mapee con precisión. Las técnicas de gestión del alcance permiten a los gerentes y supervisores del proyecto asignar la cantidad correcta de trabajo necesario para completar con éxito un proyecto, que se ocupa principalmente de controlar lo que es y lo que no es parte del alcance del proyecto.,
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para un gerente de proyecto, el área de conocimiento del alcance es crítica, y el Project Management Institute (PMI)® enfatiza esto.
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¿qué es el alcance del proyecto?
El alcance se refiere al conjunto detallado de entregables o características de un proyecto. Estos entregables se derivan de los requisitos de un proyecto. PMBOK ® define el alcance del proyecto como » el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.»
Los siguientes son los tres procesos de gestión del alcance del proyecto:
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planificación
el proceso de planificación es cuando se intenta capturar y definir el trabajo que se debe realizar.,
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Controlling
los procesos de control y monitoreo se centran en documentar el seguimiento, el desplazamiento del alcance, el seguimiento y la desaprobación/aprobación de los cambios del proyecto.
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cierre
en el proceso final, el cierre incluye una auditoría de los entregables del proyecto y una evaluación de los resultados en comparación con el plan original.
Declaración de alcance del proyecto
el alcance de un proyecto es la clara identificación del trabajo que se requiere para completar o entregar un proyecto con éxito., Una de las responsabilidades del director del proyecto es garantizar que solo se realice el trabajo necesario (el alcance) y que cada uno de los entregables se pueda completar en el tiempo asignado y dentro del presupuesto.
la documentación del alcance del proyecto explicará los límites del proyecto, establecerá las responsabilidades de cada miembro del equipo y establecerá procedimientos para verificar y aprobar un trabajo que se complete. Esta documentación puede ser referida como la declaración de alcance, la declaración de trabajo o los Términos de referencia.,
pasos involucrados en la administración del alcance del proyecto
como gerente de proyecto, deberá definir el alcance del proyecto sin importar la metodología que elija. Este es un ejemplo de un proceso sistemático para capturar, definir y monitorear el alcance.
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definir las necesidades del proyecto
definir las necesidades del proyecto es el primer paso para establecer un cronograma del proyecto, asignar recursos del proyecto y establecer objetivos del proyecto. Solo con estos pasos definidos, usted será capaz de entender el trabajo que debe hacerse, es decir, el alcance del proyecto debe ser definido., Una vez hecho esto, a los miembros del equipo se les pueden asignar tareas y proporcionar dirección para entregar un proyecto en el tiempo y presupuesto dados.
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comprender los objetivos del proyecto
para definir el alcance del proyecto, es importante primero establecer los objetivos del proyecto, que pueden incluir un nuevo producto, Crear un nuevo servicio dentro de la organización o desarrollar una nueva pieza de software. Hay varios objetivos que podrían ser centrales para un proyecto; el gerente del proyecto se asegura de que el equipo entregue resultados de acuerdo con las características o funciones especificadas.,
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Definir el Alcance del Proyecto
los recursos y El trabajo que conlleva la creación de un producto o servicio son esencialmente lo que define el alcance del proyecto. En general, el alcance esboza los objetivos que se alcanzarán para lograr un resultado satisfactorio.
Pasos para Definir el Alcance de un Proyecto
- los objetivos del Proyecto
- Objetivos
- Sub-fases
- Tareas
- Recursos
- Presupuesto
- Programación
Para definir el alcance del proyecto, identificar los parámetros anteriores.,
Una vez establecidos estos parámetros, es necesario aclarar las limitaciones del proyecto y identificar los aspectos que no deben incluirse en el proyecto. Al hacer esto, el alcance del proyecto aclarará a las partes interesadas, la alta gerencia y los miembros del equipo lo que se incluirá y lo que no se incluirá en el producto o servicio final.
Además, el alcance del proyecto debe tener un objetivo tangible para la organización que está llevando a cabo el proyecto., Esto es integral para el alcance del proyecto, ya que jugará un papel vital en cómo se aplican las metodologías del proyecto para completarlo.
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procesos de gestión del alcance del proyecto
Plan Scope Management
es el primer proceso en el proceso de gestión del alcance del proyecto., La Guía PMBOK®, Quinta Edición, agregó varios procesos para separar las actividades de planificación inicial de otras actividades. Este proceso crea el plan de gestión del alcance. El plan de gestión del alcance describe el alcance del proyecto y documenta cómo se definirá, validará y controlará.
la siguiente tabla muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y los resultados del proceso de gestión del alcance del Plan.
El Plan de gestión del alcance del proyecto cubre cómo se definirá, validará y controlará el alcance., También incluye información sobre la prevención o el manejo de la fluencia del alcance, el manejo de las solicitudes de cambio, la ruta de escalada para cualquier desacuerdo sobre los elementos del alcance entre las partes interesadas, el proceso para la creación de la declaración de alcance, WBS y cómo se aceptarán los entregables.
recopilar requisitos
Este proceso implica documentar las necesidades de las partes interesadas con la intención declarada de cumplir con los objetivos del proyecto. En este proceso, los gerentes utilizan varias técnicas y herramientas para recopilar los requisitos del proyecto de las partes interesadas., El proceso intenta no dejar Piedra sin remover, lo que resulta en una lista detallada de los requisitos del proyecto. Si este proceso se realiza a fondo y correctamente, puede reducir significativamente la posibilidad de sorpresas desagradables a medida que el proyecto avanza hacia la finalización.
la siguiente tabla muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y las salidas del proceso de recopilar requisitos.
Define Scope
Este proceso implica la preparación de una descripción detallada del proyecto y sus principales entregables., El alcance establece claramente lo que el proyecto debe lograr y lo que no puede lograr. Los documentos de apoyo se revisan para garantizar que el proyecto funcione de acuerdo con los objetivos establecidos. El alcance de los resultados indica las necesidades de las partes interesadas y comunica las expectativas de rendimiento del proyecto.
la siguiente tabla muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y salidas del proceso Define Scope.,
crear una estructura de desglose del trabajo (WBS)
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es un elemento importante del proceso de gestión del alcance, y el PMI® pone gran énfasis en este aspecto—muchos gerentes de proyecto a menudo omiten este paso, lo que conduce a una planificación inexacta. El WBS proporciona al gerente del proyecto y al equipo la oportunidad de desglosar una declaración de alcance de alto nivel en unidades de trabajo más pequeñas y manejables, llamadas paquetes de trabajo., El WBS resultante debe proporcionar una lista completa de todos los paquetes de trabajo necesarios para completar el proyecto
la tabla a continuación muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y los resultados del proceso crear estructura de desglose de trabajo.
validar el alcance
El proceso de validar el alcance se centra principalmente en la aceptación del cliente. Es cuando el cliente del proyecto acepta formalmente todos los entregables del proyecto. Este proceso ocurre al final de cada fase. Durante el proceso, el cliente da su opinión sobre el trabajo que se realizó.,
la siguiente tabla muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y salidas del proceso de validación de alcance.
Control Scope
Control Scope es el último grupo de procesos de gestión del alcance del proyecto. El proceso de alcance de Control implica monitorear el estado del proyecto y administrar los cambios en el alcance.
la siguiente tabla muestra las entradas, Herramientas y técnicas, y salidas del proceso de control de alcance.,
Este proceso implica evaluar los requisitos adicionales del cliente o pasar por alto proactivamente el alcance del proyecto. Los gerentes miden el producto de trabajo en comparación con la línea de base del alcance para garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino, y todos los cambios solicitados & las acciones correctivas o preventivas recomendadas se procesan a través del proceso de control de cambios integrado.,
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Gestión del Alcance del Proyecto Consejos
Algunos de los problemas comunes con la realización de Gestión del Alcance del Proyecto puede llevar a problemas una vez que el proyecto ha comenzado. Recomendamos revisar toda la documentación de la administración del alcance con la vista puesta en:
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Ambiguity
Ambiguity in scope often leads to unnecessary work and confusion., Para evitarlo, el ámbito de aplicación debe estar claramente definido y ser preciso.
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definición incompleta
los ámbitos incompletos conducen a errores de programación, que conducen a sobrecostos. Para evitar esto, el alcance debe ser completo y preciso.
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Transiency
los alcances transitorios conducen a la fluencia del alcance, la causa principal de las entregas tardías y los proyectos «interminables». Para evitar esto, el documento de alcance debe ser finalizado y permanecer inalterado durante la duración del proyecto.,
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ámbito No colaborativo
un ámbito que no está preparado de forma colaborativa causa interpretaciones erróneas en los requisitos y diseños. Para evitar esto, el documento de alcance debe compartirse con todas las partes interesadas en cada paso del proceso de definición de alcance.
¿por qué los gerentes de proyecto necesitan la administración del alcance?
la gestión efectiva del alcance del proyecto requiere una comunicación clara, para garantizar que las partes interesadas y los miembros del equipo entiendan el alcance del proyecto y acuerden cómo se cumplirán los objetivos del proyecto.,
La gestión del alcance ayuda a evitar los desafíos que un proyecto podría enfrentar con un alcance hinchado y una lista de requisitos ingobernables. El alcance del proyecto establece claramente lo que está o no incluido en el proyecto, y controla lo que se agrega o elimina a medida que se ejecuta el proyecto. Scope Management establece mecanismos de control para abordar los factores que pueden resultar en cambios durante el ciclo de vida del proyecto.
sin definir el alcance del proyecto, el costo y el tiempo que tomará el proyecto no se pueden estimar. A veces, debido a la falta de comunicación, el alcance puede necesitar cambiar., Afecta directamente el costo y perturba el calendario del proyecto, causando pérdidas.
conclusión
la gestión del alcance del proyecto no es difícil de implementar; sin embargo, requiere esfuerzo, tiempo y paciencia. Vale la pena la inversión porque la gestión adecuada del alcance le ayudará a especificar un alcance claro y entregar el proyecto con sobrecostos mínimos.
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