¿Qué es el Formulario W-2?
El formulario W-2 incluye información sobre los salarios de los empleados pagados el año calendario anterior y la retención de esos salarios, así como información sobre beneficios y otras deducciones de los salarios.
¿cuándo deben presentarse los formularios W-2?
Los W-2 deben pagarse a los empleados antes del 31 de enero, para el año calendario anterior. Si el 31 de enero es un fin de semana o feriado, los informes deben presentarse el siguiente día hábil. Consulte este artículo para conocer las fechas de vencimiento específicas para la presentación de informes de impuestos sobre la nómina al final del año para el año en curso.,
los formularios W-2 deben entregarse a la administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero. Después de haber entregado los formularios W-2 a los empleados, también debe presentar estos formularios, junto con el formulario W-3 de transmisión, a la administración del Seguro Social (SSA).
la fecha límite de presentación de enero con la SSA es un intento de frenar el fraude fiscal, pero significa que debe dar formularios W-2 a los empleados a principios de enero, para que tengan la oportunidad de revisarlos y encontrar errores.,
cambios en los informes W-2 para los pagos de COVID-19
dos medidas de alivio de COVID-19 de 2020 que afectan los salarios y salarios de los empleados deben notificarse en los formularios W-2 de 2020.
aplazamiento del impuesto a la Seguridad Social de los empleados. Una acción ejecutiva en agosto de 2020 permitió a los empleados aplazar su retención de impuestos del Seguro Social entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de 2020., Usted debe:
- incluir cualquier salario por el cual diferió esta retención de impuestos en el recuadro 3 (salarios del Seguro Social) y/o el recuadro 7 (propinas del Seguro Social)
- pero no incluir estos montos en el recuadro 4 (impuestos del Seguro Social retenidos), si diferió la retención.
licencia por enfermedad con goce de sueldo y licencia familiar. La Ley Families First Coronavirus Relief Act (Ffcra) requería que los empleadores pagaran a los empleados por ausencia relacionada con la COVID, con pago por enfermedad y pagos de licencia familiar., declaración separada
también debe etiquetar los pagos, dependiendo del tipo de pago:
- «salarios de licencia por enfermedad sujetos al límite de 5 511 por día»
- «salarios de licencia por enfermedad sujetos al límite de 2 200 por día»
- «salarios de licencia familiar de emergencia»
la información de este formulario proviene de su registro de nómina, que muestra los totales del año hasta la fecha para cada empleado por salarios y retenciones, junto con deducciones para planes médicos, cuentas de ahorros para la salud y otros artículos.,
asegúrese de que está utilizando la correcta formulario W-2. Utilice el formulario fechado para el año fiscal, no el año en que está preparando el formulario. Por ejemplo, si está preparando W-2 en enero de 2021 para el año fiscal 2020, use el formulario con fecha de 2020.
Partes del Formulario W-2
Las partes de este formulario y para qué se utilizan:
- Copia de Una que va a la Social Security Administration (SSA). La copia A generalmente se imprime en un formulario rojo.,
- La copia 1 es para la ciudad, estado o localidad
- La copia B es para presentar la declaración de impuestos federales del empleado
- La copia C es para los registros del empleado
- La copia 2 es otra copia para otra ciudad, estado o localidad
- La copia D es para los registros del empleador.
Cómo Preparar el Formulario W-2
Esta información es una descripción general del proceso para completar un formulario W-2. Vea las instrucciones para el Formulario W-2 para más detalles.,
información del empleador: para cada W-2 que prepare, deberá incluir información sobre su negocio, incluido el número de identificación del empleador (ein) y el nombre y la dirección del empleador.
número de Control: Es posible que desee agregar un número de control interno en cada W-2 si está pagando a muchos empleados. Puede generar el número usted mismo, o su software de preparación de nómina puede generar este número.
ganancias de los empleados:
- salarios totales, propinas y otras compensaciones (recuadro 1). Este es el salario bruto para todos los empleados por hora y asalariados.,
- importe total de la retención (Recuadro 2)
- salario total de la Seguridad Social (hasta el máximo de la Seguridad Social) (recuadro 3).
los salarios del Seguro Social y los salarios de Medicare pueden ser diferentes de los salarios totales en el recuadro 1. Parte del pago no está incluido en los salarios del Seguro Social o Medicare, por lo que es posible que deba reducir la entrada en los recuadros 3 y 5 en estos montos.
- Total de impuestos del Seguro Social retenidos (recuadro 4)
- total de salarios y propinas de Medicare (recuadro 5)
- impuestos de Medicare retenidos (recuadro 6)., Esta cantidad incluye la cantidad del impuesto adicional de Medicare para los empleados mejor pagados.
- propinas del Seguro Social (recuadro 7) y propinas asignadas(recuadro 8) (marque para asegurarse de separar las propinas reportadas de las propinas asignadas.)
a continuación, necesitará información sobre los empleados y los salarios totales y la retención de cada empleado para el año pasado:
otros pagos. Es posible que haya pagado pagos anticipados de EIC (crédito por ingresos del trabajo)(recuadro 9) y beneficios por cuidado de dependientes (recuadro 10) pagados a los empleados.,
información sobre la participación en el Plan de jubilación y los empleados estatutarios
en cada W-2 debe marcar la casilla correspondiente si el empleado participa en un plan de jubilación (casilla 13) o un plan no calificado (casilla 11), si este empleado es un empleado estatutario (casilla 13), o si el empleado recibió la paga por enfermedad de un tercero (casilla 13.
el recuadro 12 corresponde a las cantidades correspondientes a otras compensaciones o informes. Puede introducir hasta 4 tipos de compensación.,ans
costo de la cobertura de a los requisitos de Reporte de la ley de cuidado de salud asequible (aca)
las entradas en el recuadro 14 son para otras deducciones o compensaciones que deben ser reveladas a los empleados para sus declaraciones de impuestos.,ple
- pensión después de impuestos
- reembolsos de automóviles
- impuestos especiales para California, Nueva York, Nueva Jersey y Washington
- contribuciones caritativas deducidas de la paga de los empleados
- seguro de Salud y deducciones de beneficios complementarios
- deducciones uniformes (por el costo de los uniformes)
- deducciones de cuotas sindicales
- ingresos no imponibles
- gastos del vehículo incluidos en los salarios (100% del valor de arrendamiento del vehículo suministrado al empleado e incluido en el cuadro 1 salarios)
- También hay un cuadro para «otros-no en la lista» artículos que ha deducido de los empleados.,
información estatal y Local
en esta sección, ingresará información sobre los salarios estatales y locales y las retenciones. Tenga en cuenta que hay espacio para dos estados y dos localidades en el formulario. Si un empleado ha trabajado en más de dos estados o localidades durante el año, use un segundo W-2 para incluir la información adicional., Ingrese:
- Su código Estatal de dos letras y el número de identificación fiscal estatal de su empresa (verifique con el Departamento de ingresos de su estado) (casilla 15)
- salarios estatales (casilla 16)
- impuestos estatales retenidos (casilla 17)
- salarios locales, si los hubiera (casilla 18)
- impuestos locales retenidos (casilla 19)
- Nombre de la localidad (casilla 20)
¡compruebe la precisión!
si no informa correctamente la información de los empleados, puede estar sujeto a multas y sanciones. Asegúrese de que la información en los formularios sea correcta., Consulte con un profesional de impuestos de nómina si no está seguro de qué información debe incluirse y dónde debe incluirse en el formulario W-2.
envío de formularios W-2 o presentación en línea
si está imprimiendo y enviando por correo sus propios formularios W-2, puede obtenerlos de varias fuentes.
- EL SITIO WEB de pedidos de formularios del IRS (tarda de 7 a 15 días)
- Un proveedor de formularios en línea o una tienda de suministros de oficina.,
- su preparador de impuestos o servicio de nómina
- algún software de preparación de impuestos comerciales
no puede imprimir los formularios W-2 de una página web porque la copia a no se puede escanear.
puede presentar su Formulario W-2 en línea con la administración del Seguro Social, inscribiéndose en el servicio en línea de Servicios empresariales. Debe presentar en línea si tiene 250 o más W-2 para presentar. Si está presentando sus formularios W-2 en línea con la administración del Seguro Social, no necesita incluir un formulario de transmisión W-3.,
distribuir y presentar los formularios W-2
al empleado: copias B, C, 1 y 2
a la administración del Seguro Social – copia A. la SSA requiere que envíe la copia a del Formulario W-2 de cada empleado antes del 31 de enero del año siguiente.
mantenga la copia D para sus registros.
Todavía confundido acerca de la Forma W-2? Aquí hay un artículo con respuestas a sus preguntas sobre los formularios W-2
consejos para preparar el Formulario W-2
- El número de identificación fiscal estatal de su empresa no es su número de identificación fiscal estatal., Muchos estados usan el número de identificación fiscal federal (ein) y agregan dígitos al final. Consulte con el Departamento de ingresos de su estado para obtener información.
- Ingresos por propina. Los ingresos por propinas de los empleados están sujetos a los impuestos del Seguro Social y a los impuestos de Medicare, incluido el impuesto adicional de Medicare.
- cuadro 12-Más de 4 artículos. Si tiene más de 4 artículos para la casilla 12, tendrá que poner los artículos adicionales en un segundo W-2. Pero no incluya el salario del empleado y la retención en este w-2 adicional.
- El SSA tiene un proceso específico para corregir los errores W-2, dependiendo del tipo de error., Este artículo contiene información sobre cómo corregir errores W-2.
Descargo de responsabilidad: La información en este «Cómo» es para propósitos generales. No pretende ser asesoramiento fiscal ni información detallada sobre cómo preparar este formulario. Si no registra correctamente la información de los empleados, puede estar sujeto a multas y sanciones. Obtenga ayuda de su profesional de impuestos para completar estos formularios.,