Ver Video – Cómo ordenar por el apellido en Excel
Si trabaja con conjuntos de datos de nombres, ordenarlo es una de las tareas comunes que tendría que hacer a menudo.
es bastante fácil ordenar los datos alfabéticamente en función del nombre completo, donde Excel utiliza el primer carácter del nombre para ordenar.
Pero ¿qué pasa si desea ordenar los datos por el apellido en Excel?,
si bien no es tan sencillo, todavía se puede hacer (mucho también depende de la forma en que se estructuran los datos de nombres).
no importa qué método utilice, tendrá que, de alguna manera, extraer el apellido del nombre completo y ponerlo en una columna separada. A continuación, puede utilizar esta columna para ordenar sus datos por el apellido alfabéticamente.
en este tutorial de Excel, le mostraré cómo ordenar una columna con nombres basados en el apellido.
Así que vamos a empezar!,
este Tutorial cubre:
extraer y Ordenar por apellido usando Buscar y reemplazar
el primer paso para ordenar por apellido es obtener el apellido en una columna separada.
Puede hacerlo reemplazando todo antes del apellido con un espacio en blanco para que solo quede el apellido.
supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar estos datos alfabéticamente utilizando el apellido.,
a continuación se muestran los pasos para ordenar por el apellido:
- seleccione el conjunto de datos que incluye el encabezado (en este ejemplo, sería A1:A10)
- cópielo en la columna adyacente (si la columna adyacente no está vacía, inserte una nueva columna y luego copie estos nombres)
- cambie el nombre del encabezado de columna copiado. En este ejemplo, el nombre es ‘apellido’
- Seleccione todos los nombres copiados (no seleccione el encabezado)
- mantenga presionada la tecla Control y luego presione la tecla H. Esto abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.,
- En el campo Buscar, escriba * (asterisco seguido por un carácter de espacio)
- Dejar el campo Reemplazar con vacío
- haga Clic en Reemplazar Todo. Esto reemplazaría instantáneamente todo el nombre y te quedarás con solo los apellidos.
Los pasos anteriores mantendrían el apellido y eliminarían todo lo anterior. Esto funciona bien incluso cuando tienes segundos nombres o prefijos (como Mr.o Ms).,
Una vez que tenga los apellidos en la columna adyacente, puede ordenar fácilmente el conjunto de datos (incluidos los nombres completos) alfabéticamente en función del apellido.
a continuación se muestran los pasos para ordenar por apellido:
- seleccione el conjunto de datos completo con encabezados (incluidos los nombres completos y los apellidos extraídos)., También puede incluir otras columnas que desee ordenar junto con los nombres
- haga clic en la pestaña Datos
- haga clic en Ordenar
- En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que ‘mis datos tienen encabezados’ esté seleccionado.,
- en la opción ‘Ordenar por’, seleccione el nombre de la columna que solo tiene el apellido
- En El ‘Ordenar por’, seleccione ‘Valores de celda’
- En la opción de orden, seleccione ‘a A Z’
- haga clic en Aceptar
los pasos anteriores ordenarían todo el conjunto de datos seleccionado en función del apellido.
una Vez hecho esto, usted puede eliminar la columna que tiene el apellido.,
extraer y alfabetizar por apellido usando la fórmula
mientras que el método que se muestra arriba (usando Buscar y reemplazar) es lo que prefiero obtener todos los apellidos y ordenar en función de él, una limitación es que los datos resultantes en estático.,
esto significa que si agrego más nombres a mi lista, tendré que hacer el mismo proceso de nuevo para obtener los apellidos.
si esto es algo que no desea, puede usar el método de fórmula para ordenar los datos por apellidos.
supongamos que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación.
a continuación se muestra la fórmula que extraerá el apellido del nombre completo:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))
la fórmula anterior se basa en el patrón con un nombre completo (que contiene solo el nombre y el apellido en este ejemplo)., El patrón es que habría un carácter de espacio entre el nombre y el apellido.
la función FIND se utiliza para obtener la posición del carácter del espacio. Este valor se resta de la longitud total del nombre para obtener el número total de caracteres en el apellido.
Este valor se usa en la función correcta para obtener el apellido.
una vez que tenga la columna apellido, puede ordenar estos datos (esto se cubre en el primer método en detalle).
la fórmula anterior funcionaría cuando solo tiene nombre y apellido.
pero qué pasa si también tienes un segundo nombre., O puede que haya un saludo antes del nombre (como Mr o MS.)
en tal caso, debe usar la siguiente fórmula:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
la fórmula anterior encuentra la posición del último carácter de espacio y luego lo usa para extraer el apellido.
te recomiendo usar la segunda fórmula en todos los casos, y es más infalible y puede manejar todos los casos (siempre y cuando el apellido esté al final del nombre).
Nota: Estas dos fórmulas se basan en la condición de que solo hay un carácter de espacio entre cada elemento name., En caso de que haya espacios dobles, o espacios iniciales/finales, esta fórmula dará resultados incorrectos. En tal caso, lo mejor es usar la función TRIM para deshacerse primero de los espacios iniciales, finales y dobles, y luego usar la fórmula anterior.
si bien esto puede parecer un método complicado, el beneficio de usar una fórmula es que hace que los resultados sean dinámicos. Si agrega más nombres a su lista, todo lo que tiene que hacer es copiar la fórmula y le dará el apellido.
usar texto a columnas
Text To Columns es nuevamente una manera simple y fácil de dividir celdas en Excel.,
Puede especificar el delimitador (como coma o espacio) y usarlo para dividir el contenido de la celda. Una vez que tenga los elementos divididos en columnas separadas, puede usar la columna que tiene el apellido para alfabetizar los datos.
supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación:
a continuación se muestran los pasos para usar texto a columna para ordenar por el apellido:
- seleccione la columna que tiene el nombre (excluyendo el encabezado)
- haga clic en la pestaña Datos
- En el Grupo ‘Herramientas de Datos’, Haga clic en la opción Texto a columnas., Esto abrirá el Asistente de texto a columnas
- En El Paso 1 del’ convertir texto a columnas asistente’, seleccione ‘delimitado’ y haga clic en Siguiente
- En El Paso 2, Seleccione ‘espacio’ como delimitador (y desmarque cualquier otra cosa si está seleccionado) y luego haga clic en el botón Siguiente.
- En El Paso 3, Seleccione la columna nombre en la vista previa de datos y luego seleccione la opción’ no importar columnas (omitir)’. Esto asegura que el nombre no sea parte del resultado y que solo obtenga el apellido.,
- También en El Paso 3, cambie la celda de destino a la que está adyacente a los datos originales. Esto asegurará que obtenga el apellido por separado y los datos de los nombres originales estén intactos.
- haga Clic en Finalizar
una Vez que tenga el resultado, usted puede ordenar por apellido.
también puede Columnas de Texto para separar nombres y apellidos cuando usted tiene una coma como separador.,
usando Flash Fill
otra forma rápida y rápida de obtener los apellidos es usando la función Flash Fill.
Flash Fill se introdujo en Excel 2013 y ayuda a manipular los datos mediante la identificación de patrones. Para que esto funcione, debe mostrar Flash Fill el resultado que espera un par de veces.
una vez que identifique el patrón, rápidamente hará el resto del trabajo por usted.
supongamos que tiene el siguiente conjunto de datos de nombres.,
a continuación se muestran los pasos para usar Flash Fill para obtener el apellido y luego ordenarlo usando:
- en la celda B2, ingrese el texto ‘Maury’. Este es el resultado que espera en la celda.
- vaya a la celda siguiente e ingrese el apellido para el nombre en la celda adyacente (Elliot en este ejemplo).
- seleccione ambas celdas
- pase el cursor sobre la parte inferior derecha de la selección. Notará que el cursor cambia a un icono más.
- haga Doble clic en él (o haga clic y arrastre hacia abajo)., Esto le dará algún resultado en las celdas (no es probable que sea el resultado que desea)
- haga clic en el icono de Opciones de Autocompletar.
- haga clic en Flash Fill
esto le dará el resultado que probablemente serán los apellidos en todas las celdas.
digo probable, ya que el relleno Flash puede no funcionar en algunos casos. Dado que depende de identificar un patrón, es posible que no pueda hacerlo siempre. O a veces, el patrón que descifra puede no ser el correcto.,
en tales casos, debe ingresar un resultado esperado en una o dos celdas más y luego hacer los pasos 4-7.
una vez que tenga todos los apellidos en una columna, puede ordenar los datos en función de estos apellidos.
estas son cuatro formas diferentes que puede usar para ordenar los datos por el apellido. El mejor método sería utilizar la técnica de buscar y reemplazar, pero si desea que sus resultados sean dinámicos, el método de fórmula es el camino a seguir.
espero que haya encontrado este tutorial útil.,
también le pueden gustar los siguientes tutoriales de Excel:
- Cómo ordenar por Color en Excel
- Cómo ordenar hojas de trabajo en Excel
- Cómo ordenar datos en Excel usando VBA
- ordenar automáticamente los datos en orden alfabético usando fórmula
- Cómo hacer una clasificación de datos de múltiples niveles en Excel