a veces, su factura es la última comunicación que tiene con su cliente y es muy importante dejar una impresión duradera. En ProfitBooks, hemos visto que muchas empresas sufren retrasos en los pagos debido a condiciones de pago de facturas incorrectas. En este post, he explicado cómo escribir las condiciones de pago de facturas que pueden ayudarte a que te paguen más rápido.,
un término de pago indica el número de días que están disponibles para el cliente para pagar por los bienes o servicios que han sido prestados por el proveedor. Cualquier negocio requiere un capital de trabajo estable para cubrir sus gastos operativos como salario, logística, etc. así como fondos para la expansión continua. Los retrasos en los pagos pueden interrumpir el flujo de efectivo que resulta en la escasez de efectivo que se requiere para comprar materias primas con el fin de fabricar los productos finales y / o hacer crecer el negocio a través de la adquisición o fusión., Esto es especialmente difícil para las pequeñas empresas o empresas emergentes que no pueden permitirse el retraso en el pago. Por lo tanto, surge la necesidad de condiciones de pago óptimas y claridad en la representación de los plazos de pago en las facturas.
aquí hay 5 consejos para escribir las condiciones de pago efectivas de la factura
1) redacción de la factura
Es importante venir a través como cortés y profesional mientras que la redacción de su factura. Frases amigables como «por favor, haga el pago a tiempo», «amablemente pague su factura dentro de los XX días» y «gracias por hacer uso de nuestro servicio» pueden aumentar la probabilidad de pago en más del 5 por ciento., La cortesía crea una imagen positiva de la empresa y aumenta la probabilidad de recibir el pago a tiempo.
2) disposición detallada
Una descripción detallada de los artículos facturados, por ejemplo, fecha de recepción de las mercancías, Descripción de las mercancías entregadas, precio por unidad, precio total, importe del impuesto, etc. se asegurará de que el proveedor tenga claro lo que está pagando y que la factura tenga una mejor oportunidad de recibir el pago a tiempo. Del mismo modo, es importante determinar con el cliente cuáles son todos los detalles obligatorios y deben mencionarse en la factura para evitar el rechazo de la factura y el retraso en el pago., Muchos proveedores tienen requisitos específicos como la provisión de Número de orden de compra, factura que se debe hacer atención a una persona o departamento en particular, factura a / enviar a direcciones, etc. en la copia de la factura. El incumplimiento de estas especificaciones puede afectar negativamente a la puntualidad de los pagos.
3) días vs. Net
mientras que términos como net 30 o net 45 son comunes en el lenguaje comercial, sin embargo, son menos populares entre aquellos que tienen una comprensión limitada de las terminologías financieras. Términos como «debido al recibo» son vagos y están sujetos a la propia interpretación., El uso de palabras como «días» en lugar de «NETO» y la inclusión de términos de pago Específicos como «vencimiento en 60 días» tienen una mejor perspectiva de llegar al cliente con mayores posibilidades de pagos oportunos.
4) indicio de un cargo por demora
Es una buena idea reiterar el impacto de la demora en el pago poniendo una nota en la factura con respecto a la aplicabilidad de un cargo por demora en caso de que el pago cruce la fecha de vencimiento. Esto añade urgencia a la factura y pone la carga del pago puntual sobre el cliente., Agregar una advertencia de cargo por demora puede influir en un pago más rápido al educar al cliente sobre las repercusiones de pagar tarde y facilitar la priorización de estas facturas sobre otras facturas pendientes.
5) política de pago con términos cortos
mientras que los Términos de pago más largos son factibles para pocos clientes, sin embargo, es aconsejable que negocie con los clientes para términos de pago más cortos como 15 o 30 días mientras establece su relación con los clientes. Un plazo de pago más corto garantizará un flujo de efectivo más rápido y un capital de trabajo adecuado para satisfacer los requisitos de su negocio.,
Condiciones de pago óptimas
mientras que las diferentes empresas tienen sus propias condiciones de pago personalizadas de acuerdo con su tipo de negocio y los requisitos de capital, sin embargo, hay pocos términos de pago de facturas comunes que se consideran como estándares de la industria. Echa un vistazo a estas Condiciones de pago y su significado.,
- Net 7 – pago vencido en 7 días desde la fecha de factura
- Net 10 – pago vencido en 10 días desde la fecha de factura
- Net 30 – pago vencido en 30 días desde la fecha de factura
- Net 60 – pago vencido en 60 días desde la fecha de factura
- Net 90 – pago vencido en 90 días desde la fecha de factura
- COD – contra reembolso
- CIA – /li>
- pia – pago por adelantado
- 1% 10 Net 30 – el cliente es elegible para un 1% de descuento si el pago se recibe dentro de los 10 días., El pago completo se requiere después de 10 días y la fecha de vencimiento total es de 30 días a partir de la fecha de la factura
- Contra pago – el pago del cliente se compensa contra los suministros comprados al cliente
Ahora que hemos entendido el arte de escribir las condiciones de pago de facturas efectivas, veamos algunas maneras de acortar el ciclo de recibo de pago:
1) Método de envío de facturas
En el pasado, el correo postal era la opción más preferida para enviar facturas a los clientes o proveedores., Sin embargo, la trampa de este enfoque es que muchas veces, las facturas se extravían en tránsito y esto no se realiza hasta el momento en que se produce un retraso en el pago o se envía un recordatorio al cliente. Una alternativa a esto es la facturación electrónica, en la que los proveedores pueden iniciar sesión fácilmente en un portal, cargar sus facturas y enviar sus facturas en línea. Los proveedores y vendedores / clientes recibirán una notificación después de la presentación exitosa que permitirá un mejor control sobre todo el proceso. La otra opción es emitir facturas por correo electrónico., Ambas opciones son sin papel, rápidas, rentables, fáciles de rastrear y convenientes para ambas partes.
2) descuento por pago anticipado
a todos les gustan los incentivos y sus clientes no son diferentes. Permitir un descuento por pago anticipado puede motivar a los clientes a priorizar sus facturas sobre otras y pagarlas con anticipación. Es una práctica común ofrecer un 1% o 2% de descuento sobre el monto total de la factura si la factura se paga dentro de un plazo específico que se adelanta a la fecha de vencimiento. Por ejemplo, 1%10-neto 30., Esto es un beneficio mutuo para ambos, ya que el cliente puede disfrutar de una tarifa con descuento, mientras que el proveedor puede beneficiarse de los pagos a tiempo.
3) múltiples opciones de pago
Esta es la era de la banca digital y los consumidores se están alejando cada vez más del enfoque tradicional de pago en efectivo o cheque a la banca en línea. Las opciones de pago como EFT (Transferencia Electrónica de fondos) y el pago de débito / crédito son más rápidas y seguras, ya que le ayudan a cobrar más rápido y reducen las posibilidades de fraude., Es prudente incluir opciones de pago en línea en sus facturas, ya que los clientes están más inclinados a acceder a un enlace de pago para realizar el pago mientras están en el trabajo o dentro de la comodidad de sus hogares, en lugar de tener que visitar el banco para depositar efectivo o cheque.
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4) racionalización de los plazos de pago la racionalización periódica de los plazos de pago inconsistentes es una buena técnica para identificar y eliminar los plazos de pago redundantes que son propensos a retrasos en los pagos y no están alineados según el contrato original. Un plazo de pago más corto puede mejorar su capital de trabajo, mientras que un plazo más largo es beneficioso para el cliente. Un enfoque de racionalización de los plazos de pago busca equilibrar ambos aspectos y optar por un plazo que sea óptimo y viable.,
5) recordatorios de pago temprano
Una estrategia efectiva de cobros, puede considerar la configuración automática de recordatorios de pago un par de días antes de la fecha de vencimiento real. A menudo, los clientes no pagan tarde intencionalmente, pero llegan tarde, ya que tienden a olvidar el hecho de que tienen demasiadas facturas a mano. Los recordatorios automáticos pueden actuar como un empujón amistoso para estos clientes y facilitar el pago oportuno a medida que se acercan a la fecha de vencimiento de la factura.,
6) facturación oportuna
Es importante generar su factura tan pronto como se entrega el pedido en lugar de esperar a que el proveedor comience a perseguir el pago. Tener una fecha de facturación definida junto con una fecha de vencimiento de pago fija es útil para que sus clientes puedan predecir el próximo ciclo de facturación y realizar pagos oportunos. Programar una fecha de vencimiento que esté más cerca de la ejecución de pago del cliente es una forma inteligente de garantizar pagos rápidos y rápidos.,
7) fomentar una relación saludable con los clientes
Una buena relación y comunicación proactiva va un largo camino en la resolución de problemas relacionados con el pago con los clientes. Tenga una discusión transparente y franca con el cliente cada vez que note una tendencia de pagos atrasados recurrentes. Una relación sana puede facilitar un debate constructivo entre las dos partes para comprender las razones subyacentes del retraso en el pago y llegar a una conclusión constructiva para abordar la cuestión con prontitud.,
8) mantener el rigor con las condiciones de pago
mientras que una renuncia ocasional podría ser aceptable para construir relaciones, sin embargo, no es una buena práctica seguir ofreciendo períodos de gracia a los clientes, ya que tienden a ser complacientes y tienden a ser perennemente tarde en el pago de sus facturas. Es esencial que usted les haga darse cuenta de que las condiciones de pago son fijas a menos que formalmente intimado y los pagos atrasados incurrirán en sanciones, incluyendo y hasta la suspensión de cualquier nuevo cumplimiento de la orden hasta el momento en que se realiza el pago vencido.,
9) conciliación semanal
Es importante tener una visión clara de todas las facturas impagadas, tanto actuales como vencidas, mediante la realización de una conciliación semanal de sus cuentas por cobrar. Esto le ayudará a identificar posibles pagos atrasados para que pueda iniciar un seguimiento oportuno para obtener pagos a tiempo.,
10) solicitar un pago por adelantado
no es del todo adecuado para pedidos pequeños, este enfoque es el más adecuado para pedidos a granel en el que puede solicitar al cliente que realice un pago anticipado de suma global al inicio del proyecto con la promesa de liquidar la cantidad restante después de la finalización del pedido. Esto le protegerá de posibles pérdidas y también mejorar su flujo de caja.
notas finales
escribir términos y Condiciones de pago de facturas perfectas puede ser complicado. El uso de un software de contabilidad fácil de usar puede ayudarlo a automatizar esto., Por ejemplo, ProfitBooks ofrece varias plantillas de factura y opciones para establecer las condiciones de pago de la factura. Una vez que esté configurado, puede dejar de preocuparse por él y centrarse en recibir el pago más rápido.
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