parafrasear una expresión familiar: nada es seguro sino muerte, impuestos y gastos generales. Si eres un gerente o propietario de un negocio, esta máxima suena tan cierta como su contraparte más corta.
esto se debe a que los gastos generales son algo con lo que siempre tienes que lidiar, quieras o no. Son parte de la base de su negocio y a menudo significan la diferencia entre el éxito y el fracaso.,
en este artículo, los expertos en Administración de Sling responderán todas sus preguntas sobre los costos generales y lo ayudarán a manejar este importante gasto comercial.
¿Qué son los gastos generales?
Los gastos generales son gastos recurrentes que sostienen su negocio pero no contribuyen a los ingresos. Estos gastos a menudo se llaman costos indirectos porque no son parte de las actividades comerciales que generan ingresos.
este tipo de costo se puede dividir en tres categorías: fijo, variable y semi-variable.,
los gastos generales fijos
los gastos generales fijos son los mismos de mes a mes. Algunos ejemplos incluyen:
- pagos de alquiler o hipoteca
- algunas utilidades
- impuestos a la propiedad
- seguros
gastos generales variables
los gastos generales variables se ven afectados por la actividad comercial. Cuando la actividad comercial aumenta, los costos generales variables también lo harán.,
Ejemplos de variables costos fijos incluyen:
- Envío
- Publicidad
- mantenimiento del Equipo
- Materiales
Semi-Variable Costos fijos
Semi-variable costos fijos fluctuar ligeramente de un mes a otro basado en el uso., Algunos ejemplos de gastos generales semi-variables incluyen:
- algunas utilidades
- salarios (y horas extras)
- Uso del vehículo
- reparaciones y mantenimiento
estas divisiones se vuelven menos importantes cuando se calculan los gastos generales, pero es vital para la operación de su negocio conocer la diferencia entre los tres tipos.
¿los gastos generales son los mismos para todas las empresas?
Los gastos generales no son los mismos para todas las empresas.
por ejemplo, si ejecuta un estudio de grabación, puede categorizar el alquiler como un costo directo porque contribuye a los ingresos., Pero si dirige una agencia de publicidad, puede categorizar el alquiler como un costo general porque el edificio en el que trabaja no afecta sus ingresos.
si no está seguro de cómo clasificar un gasto, hable con un contador familiarizado con su industria.
¿por qué son importantes los gastos generales?
Dependiendo de su negocio, los gastos generales constituyen una gran parte del dinero que gastas cada mes. Conocerlos y controlarlos puede significar la diferencia entre ganancias y pérdidas para su negocio.,
Aquí hay algunos beneficios de calcular sus costos generales:
- Le ayuda a establecer precios para sus bienes o servicios para producir ganancias
- Le dice cuánto dinero necesita para alcanzar el equilibrio
- le da una idea de su resultado final (también conocido como beneficio neto)
- revela gastos que luego puede trabajar para reducir
atención a cómo calcularlos y controlarlos.
¿cómo se calculan los gastos generales?,
1) Mira lo que gastaste el año pasado
la forma más fácil de empezar a calcular tus gastos generales es mirar una lista de gastos del año anterior. No necesita todas las transacciones, solo las categorías generales.
Aquí está una lista básica de anual de gastos:
- Electricidad
- Hipoteca
- gas Natural
- Seguros
- Suministros
- los Salarios
Si utiliza un programa de contabilidad, imprimir un informe que muestra estos gastos anuales. O eche un vistazo a su informe de impuestos sobre la Renta para ver lo que el IRS clasifica como gastos.,
2) Determine sus gastos generales mensuales
Los números anuales que ve en el paso uno son solo totales. Te darán una idea general de lo que estás gastando, pero es más útil reducir esos números a un componente mensual.
¿Por qué mirar un mes y no solo el año? Porque incluso si paga ciertos gastos anualmente, debe reservar dinero cada mes para cubrir el costo.
el seguro es un buen ejemplo., Su factura de seguro llega cada doce meses, pero no quiere dejar al azar que tendrá suficiente dinero para cubrir este gasto. Divida su prima por 12 y asigne esa cantidad solo para el seguro al final del año.
otros gastos, como la electricidad y el gas natural, son prácticamente los mismos de mes a mes, por lo que puede basar sus cálculos de gastos generales en la factura que le envían.,
he Aquí un ejemplo básico de gastos mensuales:
- Electricidad $100
- Hipoteca de $500
- gas Natural $100
- Seguro de $100
- Suministros de $100
- Salario $900
Recuerde, los costos fijos son de lo que gasta solo para mantener sus puertas abiertas. El dinero que gastas para comprar un pastel para el cumpleaños de tu camarera principal no es este tipo de gasto.
3) suma los gastos individuales
ahora que sabes lo que gastas cada mes en electricidad, seguros, salarios, etc., suma esos números para calcular tus gastos generales mensuales.,
- Electricidad $100
- Hipoteca de $500
- gas Natural $100
- Seguro de $100
- Suministros de $100
- Salario $900
un TOTAL de $1800
La suma de todos sus gastos mensuales recurrentes en los gastos generales.
¿cómo se calcula la tasa de gastos generales?
ahora que conoce sus gastos generales, puede calcular su tasa de gastos generales. La tasa de gastos generales es una comparación de sus gastos generales con sus ingresos. Este número se expresa generalmente como un porcentaje de sus ingresos., Aquí está la fórmula para la tasa de gastos generales:
tasa de gastos generales = gastos generales / Ingresos por ventas
digamos que trajo 2 28,000 el mes pasado y gastó $1,800 en costos generales. Cuando se utilizan los números en la ecuación, se parece a esto:
Sobrecarga = Tasa de $1,800 / $30,000
Sobrecarga de Tarifa = 0.06 o 6%
Por cada dólar que el mes pasado, se gastaron $0.06 en los gastos generales. Eso es bastante bueno. Pero, obviamente, cuanto más bajos sean sus costos generales, mayor será su beneficio.,
mejore su negocio con los datos de costos generales
armado con los datos de costos generales mencionados anteriormente, incluida la tasa de gastos generales, puede calcular otras métricas clave para su negocio.
dependiendo del tipo, tamaño y prácticas contables de su negocio, es posible que no necesite parte de esta información, pero siempre puede adaptar las ecuaciones a sus propias circunstancias particulares.
por ejemplo, su negocio puede encontrar más útil examinar los costos generales por unidad en lugar de según las horas facturables., Si ese es el caso, simplemente sustituya sus números por unidad en la ecuación de horas facturables.
examinemos algunas de las métricas más comunes que puede utilizar una vez que haya calculado sus costos generales.
análisis de punto de equilibrio
como su nombre indica, un análisis de punto de equilibrio es un conjunto de números que mide el punto en el que su negocio se rompe incluso (y luego comienza a obtener un beneficio).
idealmente, el precio que cobra por su producto o servicio debe cubrir sus costos generales y otros gastos, así como dejar un poco más como beneficio., El análisis de punto de equilibrio le ayudará a ver lo que necesita cobrar para maximizar los beneficios.
la ecuación para esta métrica es:
punto de equilibrio = costos generales / (precio de Venta-costos variables)
los costos variables, en este caso, son gastos como materiales, mano de obra y otros gastos que cambian según las horas trabajadas y las unidades producidas.
digamos que sus costos generales son de 1 10,000 por mes, su precio de venta es de 2 22 y su costo variable es de 2 2 por unidad.,
Conecte los números en la ecuación y se obtiene:
Punto de equilibrio = $10,000 / ($22 – $2)
Punto de equilibrio = $10,000 / ($20)
Punto de equilibrio = 500
Los resultados de este cálculo demuestra que usted necesita para vender 500 unidades en un mes para cubrir sus gastos generales, así como sus costos variables (es decir, el break even).
¿Es un número realista para su negocio? Si no, si estima que solo venderá 250 unidades por mes, tendrá que trabajar para reducir los costos generales, los costos variables y otros gastos para alcanzar el equilibrio.,
precio por hora facturable
el precio que cobra por hora debe ser suficiente para cubrir los gastos generales necesarios para hacer negocios.
si no incluye sus gastos generales en el precio que cobra por el trabajo realizado, en realidad está gastando más de lo que gana. Ese déficit se acumulará con el tiempo y se convertirá en un drenaje en su cuenta de resultados.,
Aquí está cómo calcular un precio de hora facturable que incluye los gastos generales:
precio de hora facturable = (gastos generales mensuales / total de horas facturables mensuales) + tarifa por hora
digamos que su negocio genera los siguientes números:
- gastos generales mensuales de 2 2,000
- horas facturables mensuales totales de 480
- tarifa por hora de $50
conecte esos números en la ecuación de precio por hora facturable y obtendrá:
precio por hora facturable = ($2,000 / 480) + $50
Precio por hora facturable = ($4.,17) + Hour 50
Precio facturable por hora = 4.17
con un precio facturable por hora de 5 54.17 (tal vez redondeado a 5 55), su negocio traerá suficiente capital en un mes para pagar a todos los miembros del equipo que hicieron el trabajo (5 50/hora) más los costos generales necesarios para hacer posible su trabajo.
precio por unidad
Como mencionamos al principio de esta sección, su negocio puede operar por unidad en lugar de por hora facturable. Está bien.,
Puede adaptar la ecuación de la hora facturable para determinar un precio por unidad que también paga los costos generales.
precio por unidad = (costos generales mensuales / unidades totales vendidas) + precio actual por unidad
para este ejemplo, nuestro negocio hipotético tiene costos generales mensuales de $2,000, 250 unidades totales vendidas y un precio actual por unidad de 5 50.,
Aquí está cómo calcular el precio por unidad con esos números:
precio por unidad = ($2,000 / 250) + $50
Precio por unidad = ($8) + 0
Precio por unidad =8
para cubrir el costo de los gastos generales en el precio que cobra por su producto, suponiendo que vende al menos 250 unidades, tendría que cobrar $58 por cada unidad.
como puede ver en esa ecuación, ocho dólares de ese costo van directamente a pagar gastos generales mientras que los otros 5 50 van a pagar gastos variables. Todo lo que sobra (después de deducir esas variables del precio unitario) es beneficio.,
tasa de absorción de gastos generales
La tasa de absorción de Gastos Generales es un cálculo de los costos indirectos que debe restar de su ingreso para variables como mano de obra indirecta, materiales y otros gastos que no se pueden rastrear directamente.
todo esto, como sugiere el título de este subtítulo, debe absorberse en sus costos generales para que no esté gastando en exceso.,
Hay varias maneras de calcular la tasa de absorción de gastos generales en función de los números que necesita para su negocio, incluyendo:
- porcentaje sobre el costo de material DIRECTO
- porcentaje de mano de Obra Directa
- porcentaje de costo primario
- Horas de trabajo
- Horas de máquina
- Precio de Venta
examinemos los tres primeros con más detalle.
porcentaje de Material directo
esta métrica le ayuda a separar el costo de material directo del costo total de su producto.,
la ecuación es:
porcentaje de Material directo = (costos de Material directo / costos generales) x 100
Aquí hay un cálculo hipotético:
así que, en este caso, el 35 por ciento de sus gastos generales se dedica a gastos de material DIRECTO.
porcentaje de mano de Obra Directa
El porcentaje de mano de Obra Directa es similar al porcentaje de material directo, excepto que muestra el porcentaje de mano de obra en lugar del porcentaje de material.,
la ecuación es:
Direct Labor Percentage = (Direct Labor Costs / Overhead Costs) x 100
nuevamente, usaremos un conjunto hipotético de números para proporcionar un ejemplo. En este caso, estamos utilizando datos de un mes de actividad, pero puede elegir cualquier marco de tiempo que sea útil para su negocio.
Direct Labor Percentage = (6 6,500 / 2 20,000) x 100
Direct Labor Percentage = (0.325) x 100
Direct Labor Percentage = 32.5 percent
Este número muestra que sus gastos generales incluyen 32.5 percent labor expenses.,
una vez que haya calculado el porcentaje de materiales directos y el porcentaje de mano de obra directa como parte de su absorción de gastos generales, puede usar esos dos puntos de datos para calcular su porcentaje de costo principal.
porcentaje de costo principal
El costo principal es la suma de su costo de material directo y sus costos de mano de obra directa (costo principal = costo de Material directo + costo de mano de obra directa) en función de los gastos generales.,
Aquí está la ecuación:
Prime Cost Percentage = (Prime Cost/Overhead) x 100
vamos a enchufar y chug con los dos costos directos de arriba para ver lo que obtenemos:
Overhead Rate Per Employee
otro cálculo basado en los gastos generales que puede utilizar para mejorar su negocio es la tasa de gastos generales por empleado.
para encontrar esto, primero calcule su costo total de mano de obra para un período de tiempo determinado (por ejemplo, un mes)., Asegúrese de incluir todo lo necesario para pagar a su equipo, incluyendo:
- beneficios de salud
- beneficios complementarios
- pago de vacaciones
- Pensión
- jubilación
- horas extras
a continuación, incluya ese número en la siguiente ecuación junto con los costos generales totales para el mismo período de tiempo:
digamos que su negocio tiene un costo total de gastos generales de $20,000 por mes y un costo total de mano de obra de 5 5,000 por mes.,
Aquí está el cálculo:
tasa de gastos generales por empleado = ($20,000/5 5,000)
tasa de gastos generales por empleado = 4 4 por hora
eso significa que por cada hora que trabajan sus empleados, goes 4 se destina a cubrir los costos de gastos generales.
Si necesita estos números ahora mismo depende de dónde se encuentre su negocio en su ciclo de vida. Sin embargo, independientemente del tamaño de su negocio o el número de empleados, puede reducir los costos generales al reducir la nómina.,
obtenga el Control de su nómina para reducir los costos generales
uno de los mayores costos generales con los que todas las empresas lidian es la nómina. Los salarios que paga a sus empleados probablemente constituyen la mayor parte de sus gastos mensuales.
puede controlar esos números y reducir los costos generales en el proceso aprovechando el poder de aplicaciones como Sling.
La función de costos de mano de obra de Sling le brinda la capacidad de optimizar su nómina a medida que programa para que sus gastos no se salgan de control., Puede establecer los salarios por empleado o puesto y ver cuánto va a costar cada turno.
Sling también le ayuda a realizar un seguimiento de su presupuesto de mano de obra y le alertará cuando es probable que exceda los números que ha establecido. Sling incluso le notificará cuando esté a punto de programar a alguien en horas extras para que pueda hacer los cambios necesarios.
y esa es solo una de las muchas características de Sling que optimizarán y simplificarán la forma en que se organiza y se comunica con sus empleados.