pregúntele a cualquier atleta profesional o ejecutivo de negocios cómo tuvo éxito, y le dirán que dominó un proceso. Al averiguar cuáles de sus hábitos llevaron al éxito y cuáles no, pudieron mejorar su eficiencia, efectividad y productividad en el trabajo.
pero implementar un proceso en un negocio, departamento o incluso en un equipo es un animal completamente diferente que perfeccionar su propio proceso personal., Con tantas partes móviles, ¿cómo se realiza un seguimiento de cada aspecto del proceso de su negocio, y, más desafiante pero importante que eso, cómo refinarlo?
durante casi 50 años, los diagramas de flujo de datos han sido una de las herramientas más simples y efectivas para que las organizaciones entiendan, perfeccionen e implementen nuevos procesos o sistemas. Son representaciones visuales de su proceso o sistema, por lo que lo hacen fácil de entender y podar.
sin embargo, antes de profundizar en cómo los diagramas de flujo de datos pueden ayudarlo a refinar cualquiera de los sistemas o procesos de su negocio, repasemos qué es exactamente.,
¿qué es un diagrama de flujo de datos (DFD)?
Un diagrama de flujo de datos, o DFD, es una representación visual del flujo de información de cualquier proceso o sistema. Al mapear el flujo de datos de su proceso o sistema, Los DFDs lo ayudan a comprender mejor su proceso o sistema, descubrir sus torceduras, mejorarlo e incluso pueden ayudarlo a implementar un nuevo proceso o sistema. Los DFDs pueden ir desde simples vistas generales hasta pantallas complejas y granulares de un proceso o sistema.,
los DFDs se hicieron populares en la década de 1970 y han sido capaces de mantener su uso generalizado al ser fáciles de entender. Mostrar visualmente cómo funciona un proceso o sistema puede llamar la atención de las personas y explicar conceptos complejos mejor que los bloques de texto, por lo que los DFD pueden ayudar a casi cualquier persona a comprender la lógica y las funciones de un sistema o proceso.
Hay dos tipos de DFDs logical lógico y físico. Los diagramas lógicos muestran el proceso teórico de mover información a través de un sistema, como de dónde vienen los datos, a dónde van, cómo cambian y dónde terminan.,
Los diagramas físicos le muestran el proceso práctico de mover información a través de un sistema, como la forma en que el software, hardware, archivos, empleados y clientes específicos de su sistema influyen en su flujo de información.
Puede usar diagramas lógicos o físicos para describir el mismo flujo de información o puede usarlos en conjunto para comprender un proceso o sistema a un nivel más granular. Pero antes de que pueda usar un DFD para comprender el flujo de información de su sistema o proceso, necesita conocer las notaciones o símbolos estándar utilizados para describirlo.,
Símbolos de diagrama de flujo de datos
los símbolos de diagrama de flujo de datos son notaciones estandarizadas, como rectángulos, círculos, flechas y etiquetas de texto corto, que describen la dirección del flujo de datos de un sistema o proceso, entradas de datos, salidas de Datos, puntos de almacenamiento de datos y sus diversos subprocesos.
Yourdon & Coad y Gene & Sarson son los dos métodos principales de notación utilizados en DFDs, y ambos utilizan formas y etiquetas para representar los cuatro elementos principales de una entidad externa DFD entity, proceso, almacén de datos y flujo de datos.,
Foto Crédito: Lucidchart
1. Entidad externa
una entidad externa, que también se conoce como terminadores, fuentes, sumideros o actores, es un sistema o proceso externo que envía o recibe datos hacia y desde el sistema diagramado. Son las fuentes o los destinos de la información, por lo que generalmente se colocan en los bordes del diagrama.
2. Proceso
el proceso es un procedimiento que manipula los datos y su flujo tomando datos entrantes, cambiándolos y produciendo una salida con ellos., Un proceso puede hacer esto mediante la realización de cálculos y el uso de la lógica para ordenar los datos o cambiar su flujo de dirección. Los procesos generalmente comienzan desde la parte superior izquierda del DFD y terminan en la parte inferior derecha del diagrama.
3. Almacén de datos
los almacenes de datos contienen información para su uso posterior, como un archivo de documentos que está a la espera de ser procesado. Las entradas de datos fluyen a través de un proceso y luego a través de un almacén de datos, mientras que las salidas de datos fluyen desde un almacén de datos y luego a través de un proceso.
4., Flujo de datos
el flujo de datos es la ruta que la información del sistema toma de entidades externas a través de procesos y almacenes de datos. Con flechas y etiquetas sucintas, el DFD puede mostrarle la dirección del flujo de datos.
pero antes de comenzar a mapear diagramas de flujo de datos, debe seguir cuatro reglas generales para crear un DFD válido.
1. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.
2. Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de datos de entrada y salida.
3. Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.
4., Todos los procesos en un DFD deben vincularse a otro proceso o almacén de datos.
los diferentes niveles de DFDS y el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto
DFDs pueden variar desde simples vistas generales hasta representaciones complejas y granulares de un sistema o proceso con múltiples niveles, numerados desde 0 hasta más allá. Pero los DFDS más comunes e intuitivos son los DFDS de Nivel 0, que se denominan diagramas de contexto. Son resúmenes digeribles y de alto nivel del flujo de información a través de un sistema o proceso, para que casi cualquiera pueda entenderlo.,
Las DFD de Nivel 1 siguen siendo amplias descripciones de un sistema o proceso, pero también son más detalladas: descomponen el nodo de proceso único del sistema en subprocesos. Los DFD de Nivel 2 profundizan aún más en los detalles al desglosar cada proceso en subprocesos granulares. Cualquier DFD que pase el nivel 2 es raro there habría demasiados detalles, lo que frustra su propósito original de ser fácil de entender.,
ejemplo de DFD
los profesionales de diversas industrias, como ingeniería de software, TI, negocios y gestión de productos & design, pueden usar DFDS para comprender, refinar o implementar un nuevo sistema o proceso.
y para ayudarlo a desarrollar una comprensión concreta de cómo se ve un DFD y cómo puede simplificar los complejos sistemas y procesos de su organización, aquí hay un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel de contexto de un sistema de préstamo de DVD, como Redbox.,
en este DFD, el cliente es la fuente de información, el sistema de préstamo de DVD es el proceso, el flujo de datos y el almacén de datos, y el comerciante es el destino de la información.
crédito de la imagen: Lucidchart
perfeccionar su proceso
cada gran atleta, ejecutivo, negocio o servicio no solo se centran en seguir un proceso estelar, sino que también están obsesionados con perfeccionarlo. Dicho esto, crear y perfeccionar un proceso efectivo es una de las tareas más desafiantes en el mundo laboral., Pero si puede evaluar el proceso de su organización con diagramas de flujo de datos, su empresa tendrá un firme conocimiento de cómo dominarlo.
