Mit Ad-hoc-Berichten richtet der technische Benutzer lediglich die BI-Lösung ein, stellt sicher, dass die Daten geladen und verfügbar sind, legt Sicherheitsparameter fest und gibt den Benutzern ihre Kontoanmeldungen. Ab diesem Zeitpunkt werden die tatsächlichen Berichte von Geschäftsendbenutzern erstellt.
Ad hoc Reporting steht im Gegensatz zu Managed Reporting, bei dem der technische Anwender-der Berichtsentwickler-den Bericht erstellt und verteilt., Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist es eine große Zeitersparnis für Ihre technischen Berichtsentwickler, wenn Ihr BI-Tool Ihrer Wahl Ad-hoc-Berichte unterstützt.
Wer Verwendet Diese Arten von Berichten?
Dies hängt zum großen Teil von a) der Art der verwendeten Ad-hoc-Lösung, b) den Bedürfnissen des Endbenutzers und c) dem Vertrauen des Benutzers in die Lösung ab.
Die häufigsten Ersteller von Ad-hoc-Berichten sind Geschäftsanwender und Abteilungsdatenanalysten., In einigen BI-Shops kann der Zugriff auf Ad-hoc-Berichte außerhalb der Organisation mit Geschäftspartnern und externen Auditoren geteilt werden, die möglicherweise einen sicheren Zugriff auf diese Informationen benötigen.
Wofür wird Ad-Hoc Reporting und Analyse verwendet?
Die Ad-hoc-Analyse wird von den Geschäftsnutzern nach Bedarf durchgeführt, um den Anforderungen der Datenanalyse zu entsprechen, die von den etablierten, wiederkehrenden Berichten des Unternehmens, die bereits täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erstellt werden, nicht erfüllt werden., Zu den Vorteilen von Self-Service-BI, das von Ad-hoc-Analysetools durchgeführt wird, gehören:
- Aktuellere Daten: Mit der Ad-hoc-Analyse können Benutzer aktuelle Einblicke in Daten erhalten, die noch nicht von einem geplanten Bericht analysiert wurden.
- Neue Berichte, die in Rekordzeit erstellt wurden: Da diese Berichte möglicherweise einmalig verwendet werden, möchten Sie sie so kostengünstig wie möglich erstellen. Ad-hoc-Berichtsfunktionen in einem BI-Tool ermöglichen es Benutzern, den langwierigen Prozess, der in einen normalen Bericht eingehen kann, einschließlich Entwurfsarbeiten, Entwicklung und Tests, zu umgehen.,
- Geschäftsentscheidungen können schneller getroffen werden: Benutzer — in der Regel Manager oder Führungskräfte — können über eine Point-and-Click-Schnittstelle auf Daten zugreifen, sodass keine Daten und Analysen von einer anderen Gruppe innerhalb des Unternehmens angefordert werden müssen. Diese Kapazität ermöglicht schnellere Antwortzeiten, wenn eine Geschäftsfrage auftaucht, was wiederum den Benutzern helfen sollte, auf Probleme zu reagieren und Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen.
- Reduzierung der IT-Arbeitslast: Da Ad-hoc-Berichte Benutzern die Ausführung eigener Abfragen ermöglichen, stellen IT-Teams weniger Anforderungen an die Erstellung von Berichten und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.,
Obwohl die meisten Ad-hoc-Berichte und-Analysen nur einmal ausgeführt werden sollen, werden sie in der Praxis häufig wiederverwendet und regelmäßig ausgeführt. Dies kann zu unnötigen Berichtsprozessen führen, die sich auf Berichtsperioden mit hohem Volumen auswirken. Berichte sollten regelmäßig auf Effizienz überprüft werden, um festzustellen, ob sie weiterhin einem nützlichen Geschäftszweck dienen.,
Das Ziel der Erstellung von Ad-hoc-Berichten
Ziel des Ad-hoc-Berichts ist es, Endbenutzern die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Fragen zu Unternehmensdaten zu stellen, ohne sie mit der Aufgabe zu belasten, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, die verschiedenen Funktionen und Zwecken dienen. Ad-hoc-Berichte sind daher am sinnvollsten, wenn eine große Anzahl von Endbenutzern Daten mehr oder weniger unabhängig sehen, verstehen und auf sie einwirken muss, während sie sich immer noch auf derselben Seite befinden, was die Anzahl der Zahlen betrifft, die sie betrachten.
Zum Beispiel wäre ein Unternehmen mit einem großen Außendienst die perfekte Lösung für die Ad-hoc-Berichterstattung., Jeder Vertriebsmitarbeiter kann seinen eigenen Bericht für sein Gebiet erstellen und die Leistung anhand von Verkaufszielen, Bestellungen, Anzahl der Besuche bei jedem Kunden usw. anzeigen., in einem Format, das für ihn am sinnvollsten ist. Ebenso wichtig ist, dass die verwendeten Zahlen aus denselben Datenquellen stammen wie der Rest des Unternehmens, wodurch die Konsistenz gefördert und Überraschungen am Ende des Quartals minimiert werden.,
Top 3 Vorteile von Ad-hoc-Berichten
Endbenutzer zum Erstellen eigener Berichte zu befähigen, spart Geld und Zeit
In einer Studie mit über 100 Analytics-Managern wurden 50% der Zeit des Teams für die Arbeit an Ad-hoc-Berichtsanforderungen aufgewendet, anstatt neue Dashboards und Analysen zu erstellen. Da die überwiegende Mehrheit der Ad-hoc-Berichterstattung einmalig ist und dann verworfen wird, ist dies eine große Verschwendung wertvoller Analystenzeit. Warum machen die Analysten das? Normalerweise ist es, weil sie die einzigen im Unternehmen mit den Fähigkeiten sind, dies zu tun. Aber das ist ein riesiger Ressourcenmissbrauch., Diese teure Analystenzeit, die für die Erstellung wiederverwendbarer Analysen aufgewendet werden sollte, von denen eine große Anzahl von Benutzern profitieren kann. Wenn Sie diese Fähigkeit mit einfachen Ad-hoc-Reporting-Tools in die Hände aller Benutzer legen, werden drei wichtige Dinge erreicht: 1) Es befreit teure Analysten und hält sie davon ab, unangefochtene Aufgaben auszuführen. 2) es macht Endbenutzer fühlen sich ermächtigt und autark 3) es spart die Zeit für einen Business-Benutzer verschwendet, um ihre Anforderungen an einen Analysten zu erklären und lässt sie direkt an die Arbeit.,
Ermutigung von Benutzern zur Erkundung von Daten erhöht die Datenerkennung
Intuitive Ad-hoc-Berichterstattung regt den Informationsaustausch zwischen Abteilungen an. Es ermöglicht die Trenderkennung zusammen mit potenziellen relevanten Korrelationen basierend auf der sofortigen Verfügbarkeit genauer, aktueller Daten. Indem Sie die Chance auf Entdeckung erhöhen, erhöhen Sie die Chancen, Dinge wie Inkonsistenzen, neue Umsatzmärkte und mehr zu finden. Indem sie Endbenutzern flexible, einfach zu bedienende Ad-hoc-Reporting-Tools geben, fühlen sie sich ermächtigt und können mehr Hands-on mit ihren Daten sein. Wem würdest du mehr vertrauen?, Ein Bericht von jemandem in einer anderen Abteilung, in einer anderen Zeitzone oder etwas, das Sie selbst zusammengestellt und getestet haben?
Ad hoc Reporting Rationalisiert die Entscheidungsfindung
Von all den Dingen, die Ad hoc Reporting sein kann, ist es im Kern ein Hebel, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Berichte geben eine Momentaufnahme des aktuellen Geschäftszustands durch eine bestimmte Linse – Vertrieb, Marketing, Leistung und andere Maßnahmen. In einem gemeinsam nutzbaren und leicht lesbaren Format können alle Mitarbeiter über die gleichen Ressourcen und Kenntnisse verfügen, die für schnelles Handeln erforderlich sind. Es macht die Datenanalyse zu einer Teamarbeit.,
Vorteile einer webbasierten Lösung
Holen Sie sich kritische Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen – Self-Service-Ergebnisse sowie automatische Planung / Bereitstellung von Informationen erleichtern Ihnen die rechtzeitige Entscheidungsfindung. Benutzer erhalten die Informationen, die sie benötigen, wenn sie kritische Fragen in Echtzeit beantworten müssen.
Flexibilität für sich ständig verändernde Umgebungen-Unternehmen müssen sich weiterentwickeln. Antworten auf sich ändernde Geschäftsfragen werden kritischer. Es ist unmöglich vorherzusagen,welche Fragen und Antworten Benutzer in Zukunft benötigen.,
Spart Schulungskosten und Zeit – Rationalisiert den Zugriff der Benutzer auf kritische Informationen. Benutzerfreundliche Assistenten ermöglichen es Benutzern, schnell in Betrieb zu gehen, erfordern weniger Zeit zum Erlernen der Anwendung und bieten klare Anleitungen und sparen Zeit beim Erstellen von Berichten.
Fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch-Benutzer können auf einfache Weise Berichte erstellen, organisieren, veröffentlichen und anderen Benutzern über das Web zur On-Demand-Anzeige zur Verfügung stellen.
Reduziert die IT-Arbeitsbelastung – Die webbasierte Reporting-Anwendung selbst kann schnell für eine breite Verfügbarkeit für Endbenutzer bereitgestellt werden., Nach der Bereitstellung können Benutzer die Berichte jederzeit selbst erstellen, wenn sie die Informationen benötigen. Kein Warten darauf berichten Entwickler, um sie zu bauen.
Was ist in einer guten Ad-hoc-Berichtslösung zu suchen
Nachdem Sie nun verstanden haben, was Ad-hoc-Berichte sind, sollte eine gute Berichtslösung alle spezifischen Kontrollkästchen in Ihrer Funktionsliste überprüfen. Es sollte sowohl für Geschäftsanwender als auch für Technologen intuitiv und einfach zu bedienen sein. Es sollte mit einem leichten Fußabdruck allgemein zugänglich sein, damit viele Menschen darauf zugreifen können., Es sollte in der Lage sein, die Antworten auf Benutzerfragen schnell und sauber zu liefern. Kurz gesagt, es sollte sich an Self-Service-BI orientieren und leicht, schnell und einfach zu bedienen sein.
Eine gute Ad-hoc-Reporting-Lösung bietet folgende Eigenschaften:
Einfach zu bedienen. Wenn es kompliziert ist oder sogar erscheint, werden viele Endbenutzer deaktiviert und die Benutzerakzeptanz leidet., Aus diesem Grund bieten einige der besseren Ad-hoc-Lösungen, die heute verfügbar sind, eine Reihe grundlegender intuitiver Funktionen, die vom Assistenten gesteuert werden und selbst für die sprichwörtliche „Nicht-Computer-Person“ einfach aussehen und gleichzeitig erweiterte Tools für den Benutzer bieten, der sich sicher fühlt.
Robust. Unter der Annahme, dass die Annahme kein Problem darstellt (siehe vorherigen Punkt), sollte die Ad-hoc-Lösung den Endbenutzern das bieten, was sie brauchen, um ihre Daten zu sehen, zu verstehen und darauf zu reagieren., Weit davon entfernt, eine High-Tech-Version von Excel zu sein, sollte es interaktive Funktionen wie Ad-hoc-Dashboards, Drilldown und Drill-Through, erweiterte Sortierung und Filterung, umfangreiche Visualisierungstools wie Heatmaps, Diagramme und Grafiken usw. bieten.
Weit zugänglich. Damit es wirklich nützlich ist, sollte eine BI-Lösung (einschließlich Ad-hoc-Berichterstellung) im Internet bereitgestellt und mit einem Browser zugänglich sein. Neben der gewohnten Navigierbarkeit und Sicherheit ist eine webbasierte Lösung praktisch überall und auf jedem Gerät über eine Internetverbindung verfügbar., Ein weiterer Vorteil einer webbasierten Ad-hoc-Lösung besteht darin, dass der Systemadministrator sie nicht individuell auf dem Computer jedes Benutzers einrichten muss: Die Installation auf dem Server reicht aus und alle Benutzer müssen nur über eine einfache URL darauf zugreifen.
Die besseren webbasierten Ad-hoc-Lösungen von heute sind datenquellenneutral, was bedeutet, dass sie praktisch sofort mit den meisten gängigen Datenquellen von heute verbunden werden können, einschließlich Datenbanken, Webdienste, Flatfiles usw., Dies erspart der IT-Abteilung den Aufwand, komplexe Metadatenstrukturen als darunter liegende Schicht zu erstellen, was zeitaufwendig, umständlich und teuer ist.