Madame Lelica

Für einen Projektmanager ist der Wissensbereich entscheidend, und das Projektmanagement Institute (PMI)® betont dies.

Nehmen Sie noch heute an unserem PMP® Zertifizierungskurs teil und entwickeln Sie ein starkes Fundament in den Prinzipien des Projektmanagements.,

Was ist Projekt-Bereich?

Scope bezieht sich auf den detaillierten Satz von Leistungen oder Funktionen eines Projekts. Diese Ergebnisse werden von den Anforderungen eines Projekts abgeleitet. PMBOK® definiert den Projektumfang als “ Die Arbeit, die ausgeführt werden muss, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Funktionen und Funktionen bereitzustellen.“

Im Folgenden sind die drei Prozesse des Projektbereichsmanagements aufgeführt:

• Planung

  Der Planungsprozess erfolgt, wenn versucht wird, die zu erledigende Arbeit zu erfassen und zu definieren.,

• Controlling

  Die Controlling-und Monitoring-Prozesse konzentrieren sich auf die Dokumentation von Tracking, Scope Creep, Tracking und die Ablehnung / Genehmigung von Projektänderungen.

• Schließen

  Im abschließenden Prozess umfasst der Abschluss eine Prüfung der Projektergebnisse und eine Bewertung der Ergebnisse anhand des ursprünglichen Plans.

Project Scope Statement

Der Umfang eines Projekts ist die eindeutige Identifizierung der Arbeit, die erforderlich ist, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen oder zu liefern., Eine der Aufgaben des Projektmanagers besteht darin, sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Arbeiten (der Umfang) ausgeführt werden und dass jedes der Ergebnisse in der zugewiesenen Zeit und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden kann.

In der Dokumentation des Projektumfangs werden die Projektgrenzen erläutert, die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds festgelegt und Verfahren festgelegt, wie eine abgeschlossene Arbeit überprüft und genehmigt wird. Diese Dokumentation kann als Scope-Anweisung, Arbeitserklärung oder Mandat bezeichnet werden.,

Schritte zur Projektbereichsverwaltung

Als Projektmanager müssen Sie den Projektumfang unabhängig von der gewählten Methodik definieren. Hier ist ein Beispiel für einen systematischen Prozess zum Erfassen, Definieren und Überwachen des Bereichs.

1. Projektbedarf definieren

   Das Definieren der Projektanforderungen ist der erste Schritt, um eine Projektzeitleiste festzulegen, Projektressourcen zuzuweisen und Projektziele festzulegen. Nur mit diesen definierten Schritten können Sie die Arbeit verstehen, die ausgeführt werden muss, dh der Umfang des Projekts muss definiert werden., Sobald dies erledigt ist, können Teammitglieder Aufgaben zugewiesen und Anweisungen zur Bereitstellung eines Projekts in der angegebenen Zeit und im angegebenen Budget gegeben werden.

2. Verstehen Sie die Projektziele

   Um den Projektumfang zu definieren, ist es wichtig, zuerst die Ziele des Projekts festzulegen, die ein neues Produkt, die Erstellung eines neuen Dienstes innerhalb der Organisation oder die Entwicklung einer neuen Software umfassen können. Es gibt mehrere Ziele, die für ein Projekt von zentraler Bedeutung sein könnten; Der Projektmanager stellt sicher, dass das Team Ergebnisse entsprechend den angegebenen Funktionen oder Funktionen liefert.,

3. Definieren Sie den Projektumfang

   Die Ressourcen und Arbeiten, die in die Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung fließen, definieren im Wesentlichen den Umfang des Projekts. Der Geltungsbereich beschreibt im Allgemeinen die Ziele, die erreicht werden, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.

Schritte zur Definition des Projektumfangs

1. Projektziele
2. Ziele
3. Unterphasen
4. Aufgaben
5. Ressourcen
6. Budget
7. Zeitplan

Um den Projektumfang zu definieren, identifizieren Sie die oben genannten Parameter.,

Sobald diese Parameter festgelegt sind, müssen die Einschränkungen des Projekts geklärt und die Aspekte identifiziert werden, die nicht in das Projekt aufgenommen werden sollen. Auf diese Weise wird der Projektumfang den Stakeholdern, der Geschäftsleitung und den Teammitgliedern klar machen, was im Endprodukt oder in der endgültigen Dienstleistung enthalten sein wird und was nicht.

Zusätzlich sollte der Umfang des Projekts ein greifbares Ziel für die Organisation haben, die das Projekt durchführt., Dies ist für den Umfang des Projekts von wesentlicher Bedeutung, da es eine wichtige Rolle bei der Anwendung der Projektmethoden zur Vervollständigung des Projekts spielen wird.

Projekt Scope Management Prozesse

Plan Scope Management

Es ist der erste prozess in die Projekt Umfang Management prozess., Der PMBOK ® Guide, fünfte Ausgabe, fügte mehrere Prozesse hinzu, um die anfänglichen Planungsaktivitäten von anderen Aktivitäten zu trennen. Dieser Prozess erstellt den Scope-Management-Plan. Der Scope Management Plan beschreibt den Projektumfang und dokumentiert, wie er weiter definiert, validiert und gesteuert wird.

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Planbereichsmanagementprozesses.

Der Projektbereichsmanagementplan behandelt, wie der Bereich definiert, validiert und gesteuert wird., Es enthält auch Informationen zum Verhindern oder Behandeln von Scope-Creeps, zum Behandeln von Änderungsanforderungen, zum Eskalationspfad für Meinungsverschiedenheiten über die Scope-Elemente zwischen Stakeholdern, zum Prozess zur Erstellung der Scope-Anweisung, WBS, und wie die Ergebnisse akzeptiert werden.

Anforderungen sammeln

Dieser Prozess beinhaltet die Dokumentation der Bedürfnisse der Stakeholder mit der erklärten Absicht, die Ziele des Projekts zu erreichen. In diesem Prozess verwenden Manager verschiedene Techniken und Tools, um Projektanforderungen von Stakeholdern zu sammeln., Der Prozess versucht, keinen Stein auf dem anderen zu lassen, was zu einer detaillierten Liste der Projektanforderungen führt. Wenn dieser Prozess gründlich und korrekt durchgeführt wird, kann dies die Möglichkeit unangenehmer Überraschungen erheblich verringern, wenn sich das Projekt in Richtung Abschluss bewegt.

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Collect Requirements-Prozesses.

Define Scope

Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung einer detaillierten Beschreibung des Projekts und seiner wichtigsten Ergebnisse., Der Umfang gibt klar an, was das Projekt erreichen soll und was es nicht erreichen kann. Die Belege werden überprüft, um sicherzustellen, dass das Projekt die Arbeit im Einklang mit den angegebenen Zielen liefert. Der Umfang, die Ergebnisse der Mitgliedstaaten, die den Bedürfnissen der Stakeholder und kommuniziert Erwartungen für die Projekt-performance.

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Define Scope-Prozesses.,

Erstellen Sie eine Work Breakdown Structure (WBS)

Die Work Breakdown Structure (WBS) ist ein wichtiges Element des Scope Management—Prozesses, und das PMI® legt großen Wert auf diesen Aspekt-viele Projektmanager überspringen diesen Schritt oft, was zu ungenauer Planung führt. Das WBS bietet dem Projektmanager und dem Team die Möglichkeit, eine übergeordnete Scope-Anweisung in kleinere, verwaltbare Arbeitseinheiten, sogenannte Arbeitspakete, aufzuteilen., Das resultierende WBS sollte eine vollständige Liste aller Arbeitspakete bereitstellen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Prozesses zum Erstellen einer Arbeitsaufschlüsselungsstruktur.

Validate Scope

Der Validate Scope-Prozess konzentriert sich hauptsächlich auf die Kundenakzeptanz. Es ist, wenn der Projektkunde formell alle Projektergebnisse akzeptiert. Dieser Vorgang erfolgt am Ende jeder Phase. Während des Prozesses gibt der Kunde Feedback zu den durchgeführten Arbeiten.,

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Validate Scope-Prozesses.

Control Scope

Control Scope ist die letzte Prozessgruppe der Projektbereichsverwaltung. Der Control Scope-Prozess umfasst die Überwachung des Status des Projekts und die Verwaltung von Änderungen am Umfang.

Die folgende Tabelle zeigt die Eingaben, Werkzeuge und Techniken sowie Ausgaben des Scope Control-Prozesses.,

Bei diesem Prozess werden zusätzliche Anforderungen des Kunden bewertet oder der Projektumfang proaktiv übersehen. Manager messen das Arbeitsprodukt anhand der Scope-Baseline, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, und alle angeforderten Änderungen & empfohlene Korrekturmaßnahmen oder vorbeugende Maßnahmen werden über den integrierten Änderungskontrollprozess verarbeitet.,

Projekt-Scope-Management-Tipps

Einige häufige Probleme, die mit der Durchführung des Project Scope Management zu Problemen führen kann, sobald das Projekt begonnen hat. Wir empfehlen, die gesamte Dokumentation zum Bereichsmanagement mit Blick auf Folgendes zu überprüfen:

• Mehrdeutigkeit

  Mehrdeutigkeit im Bereich führt häufig zu unnötiger Arbeit und Verwirrung., Um dies zu vermeiden, muss der Umfang klar definiert und präzise sein.

• Unvollständige Definition

  Unvollständige Bereiche führen zu Zeitplanlücken, die zu Kostenüberschreitungen führen. Um dies zu vermeiden, muss der Umfang vollständig und genau sein.

• Transienz

  Transiente Bereiche führen zu Scope creep—die Hauptursache für verspätete Lieferungen und“ nie endende “ Projekte. Um dies zu vermeiden, muss das Scope-Dokument finalisiert werden und für die Dauer des Projekts unverändert bleiben.,

• Nicht kollaborativer Bereich

  Ein nicht kollaborativ vorbereiteter Bereich führt zu Fehlinterpretationen in Anforderungen und Designs. Um dies zu vermeiden, sollte das Scope-Dokument bei jedem Schritt des Scope-Definitionsprozesses mit allen Beteiligten geteilt werden.

Warum Projektmanager Scope Management benötigen?

Ein effektives Projektbereichsmanagement erfordert eine klare Kommunikation, um sicherzustellen, dass Stakeholder und Teammitglieder gleichermaßen den Umfang des Projekts verstehen und sich darauf einigen, wie die Projektziele erreicht werden.,

Scope Management hilft dabei, die Herausforderungen zu vermeiden, denen ein Projekt mit aufgeblähtem Scope und einer widerspenstigen Anforderungsliste ausgesetzt sein könnte. Der Projektumfang legt klar fest, was im Projekt enthalten ist oder nicht, und steuert, was beim Ausführen des Projekts hinzugefügt oder entfernt wird. Das Scope-Management legt Kontrollmechanismen fest, um Faktoren zu berücksichtigen, die während des Projektlebenszyklus zu Änderungen führen können.

Ohne den Projektumfang zu definieren, können die Kosten und die Zeit, die das Projekt benötigt, nicht geschätzt werden. Manchmal muss sich der Umfang aufgrund mangelnder Kommunikation ändern., Es wirkt sich direkt auf die Kosten aus und stört den Zeitplan des Projekts, was zu Verlusten führt.

Schlussfolgerung

Das Projektbereichsmanagement ist nicht schwer zu implementieren; Es erfordert jedoch Aufwand, Zeit und Geduld. Es lohnt sich die Investition, da ein ordnungsgemäßes Scope-Management Ihnen hilft, einen klaren Umfang festzulegen und das Projekt mit minimalen Überschreitungen zu liefern.

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