Manchmal ist Ihre Rechnung die letzte Kommunikation, die Sie mit Ihrem Kunden haben, und es ist sehr wichtig, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Bei ProfitBooks haben wir gesehen, dass viele Unternehmen unter verspäteten Zahlungen aufgrund unsachgemäßer Rechnungszahlungsbedingungen leiden. In diesem Beitrag habe ich erklärt, wie Sie Zahlungsbedingungen für Rechnungen schreiben, mit denen Sie schneller bezahlt werden können.,
Eine Zahlungsfrist gibt die Anzahl der Tage an, die dem Kunden zur Bezahlung der vom Lieferanten erbrachten Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stehen. Jedes Unternehmen benötigt ein stabiles Betriebskapital, um seine Betriebskosten wie Gehalt, Logistik usw. zu decken. sowie Mittel für den weiteren Ausbau. Zahlungsverzögerungen können den Cashflow stören, was zu einem Mangel an Bargeld führt, das zum Kauf von Rohstoffen erforderlich ist, um die Endprodukte herzustellen und / oder das Geschäft durch Akquisition oder Fusion auszubauen., Dies ist besonders schwierig für kleine Unternehmen oder Start-ups, die sich die Zahlungsverzögerung nicht leisten können. Daher ergibt sich das Bedürfnis nach optimalen Zahlungsbedingungen und Klarheit bei der Darstellung der Zahlungsfristen auf Rechnungen.
Hier sind 5 Tipps zum Schreiben effektiver Rechnungszahlungsbedingungen
1) Rechnungsformulierung
Es ist wichtig, beim Formulieren Ihrer Rechnung höflich und professionell zu wirken. Freundliche Sätze wie „Bitte pünktlich bezahlen“, „Bitte zahlen Sie Ihre Rechnung innerhalb von XX Tagen“ und „Danke, dass Sie unseren Service in Anspruch nehmen“ können die Zahlungswahrscheinlichkeit um mehr als 5 Prozent erhöhen., Höflichkeit schafft ein positives Image des Unternehmens und erhöht die Wahrscheinlichkeit, pünktlich bezahlt zu werden.
2) Aufgeschlüsseltes Layout
Eine detaillierte Beschreibung der fakturierten Artikel z.B. Datum des Wareneingangs, Beschreibung der gelieferten Waren, Preis pro Stück, Gesamtpreis, Steuerbetrag etc. stellt sicher, dass der Verkäufer sich darüber im Klaren ist, wofür er bezahlt, und die Rechnung eine bessere Chance hat, pünktlich bezahlt zu werden. Ebenso ist es wichtig, mit dem Kunden zu klären, welche Angaben obligatorisch sind und auf der Rechnung angegeben werden sollten, um eine Rechnungsabweisung und einen Zahlungsverzug zu vermeiden., Viele Anbieter haben spezifische Anforderungen wie die Bereitstellung von Bestellnummer, Rechnung Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Person oder Abteilung gemacht werden, Rechnung / Versand an Adressen usw. auf der Rechnungskopie. Die Nichteinhaltung dieser Spezifikationen kann sich nachteilig auf rechtzeitige Zahlungen auswirken.
3) Tage vs. Net
Während Begriffe wie net 30 oder net 45 im Geschäftsjargon üblich sind, sind sie bei denjenigen, die nur ein begrenztes Verständnis von Finanzterminologien haben, weniger beliebt. Begriffe wie „Bei Erhalt fällig“ sind vage und unterliegen der eigenen Interpretation., Die Verwendung von Wörtern wie „Tage“ anstelle von „Netto“ und die Einbeziehung bestimmter Zahlungsbedingungen wie „Fällig in 60 Tagen“ haben eine bessere Aussicht auf den Kunden mit erhöhten Chancen auf rechtzeitige Zahlungen.
4) Hinweis auf eine verspätete Gebühr
Es ist eine gute Idee, die Auswirkungen einer verspäteten Zahlung erneut zu wiederholen, indem auf der Rechnung ein Vermerk über die Anwendbarkeit einer verspäteten Gebühr angebracht wird, falls die Zahlung das Fälligkeitsdatum überschreitet. Dies erhöht die Dringlichkeit der Rechnung und setzt den Auftrag der rechtzeitigen Zahlung an den Kunden., Das Hinzufügen einer Gebühr für verspätete Zahlungen kann eine schnellere Zahlung beeinflussen, indem der Kunde über die Auswirkungen einer verspäteten Zahlung aufgeklärt und die Priorisierung dieser Rechnungen gegenüber anderen ausstehenden Rechnungen erleichtert wird.
5) Zahlungs-Politik mit kurzen Laufzeiten
Während längere Zahlungsziele sind möglich, für einige Kunden, aber es ist ratsam, dass Sie verhandeln mit den Kunden bei kürzeren zahlen, Begriffe wie 15 oder 30 Tage, während Sie über Ihre Beziehung mit den Kunden. Eine kürzere Zahlungsfrist sorgt für einen schnelleren Cashflow und ein angemessenes Betriebskapital, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen.,
Optimale Zahlungsbedingungen
Während verschiedene Unternehmen ihre eigenen maßgeschneiderten Zahlungsbedingungen in Übereinstimmung mit ihrer Geschäftsart und Kapitalanforderungen haben, gibt es nur wenige gemeinsame Rechnungszahlungsbedingungen, die als Industriestandards betrachtet werden. Schauen Sie sich diese Zahlungsbedingungen und ihre Bedeutung an.,
- Netto 7 – Zahlung fällig in 7 Tagen ab Rechnungsdatum
- Netto 10 – Zahlung fällig in 10 Tagen ab Rechnungsdatum
- Netto 30 – Zahlung fällig in 30 Tagen ab Rechnungsdatum
- Netto 60 – Zahlung fällig in 60 Tagen ab Rechnungsdatum
- Netto 90 – Zahlung fällig in 90 Tagen ab Rechnungsdatum
- COD – Nachnahme
- Net – Nachnahme
- PIA – Zahlung im Voraus
- 1% 10 Netto 30 – Der Kunde hat Anspruch auf 1% Rabatt, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen eingegangen ist., Die vollständige Zahlung ist nach 10 Tagen erforderlich und die Gesamtfälligkeit beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum
- Contra Zahlung-Zahlung vom Kunden wird mit vom Kunden gekauften Lieferungen verrechnet
Nachdem wir die Kunst des Schreibens effektiver Rechnungszahlungsbedingungen verstanden haben, schauen wir uns einige Möglichkeiten an, um den Zahlungsempfangszyklus zu verkürzen:
1) Rechnungseinreichungsmethode
In der Vergangenheit war Schneckenpost die am meisten bevorzugte Möglichkeit, Rechnungen an Kunden oder Lieferanten zu versenden., Der Fallstrick dieses Ansatzes besteht jedoch darin, dass Rechnungen oft während des Transports verlegt werden und dies erst dann realisiert wird, wenn ein Zahlungsverzug vorliegt oder eine Erinnerung an den Kunden gesendet wird. Eine Alternative dazu ist die E-Invoicing, bei der sich Lieferanten einfach bei einem Portal anmelden, ihre Rechnungen hochladen und ihre Rechnungen online einreichen können. Lieferanten und Lieferanten / Kunden erhalten nach erfolgreicher Einreichung eine Benachrichtigung, die eine bessere Kontrolle über den gesamten Prozess ermöglicht. Die andere Möglichkeit besteht darin, Rechnungen per E-Mail auszustellen., Beide Optionen sind papierlos, schnell, kostengünstig, einfach zu verfolgen und bequem für beide Parteien.
2) Rabatt für vorzeitige Zahlung
Jeder mag Anreize und Ihre Kunden sind nicht anders. Wenn Sie einen Rabatt für eine vorzeitige Zahlung gewähren, können Kunden motiviert werden, Ihre Rechnungen anderen vorzuziehen und sie im Voraus zu bezahlen. Es ist gängige Praxis, einen Rabatt von 1% oder 2% auf den gesamten Rechnungsbetrag anzubieten, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist vor dem Fälligkeitsdatum bezahlt wird. Z. B. 1%10-netto 30., Dies ist eine Win-Win für beide, da der Kunde einen ermäßigten Preis genießen kann, während der Lieferant von pünktlichen Zahlungen profitieren kann.
3) Mehrere Zahlungsoptionen
Dies ist die Ära des digitalen Bankwesens und die Verbraucher bewegen sich zunehmend weg von der traditionellen Herangehensweise der Bar-oder Scheckzahlung an Online-Banking. Zahlungsoptionen wie EFT (Electronic Fund Transfer) und Debit / Credit Payment sind schneller und sicherer, da sie Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden und die Betrugschancen zu verringern., Es ist ratsam, Online-Zahlungsoptionen in Ihre Rechnungen aufzunehmen, da Kunden eher dazu neigen, auf einen Zahlungslink zuzugreifen, um bei der Arbeit oder im Komfort ihres Hauses zu bezahlen, anstatt die Bank besuchen zu müssen, um Bargeld oder Scheck einzuzahlen.
Erfahren Sie, wie Sie die Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ zu Rechnungen hinzufügen, indem Sie ein Zahlungsgateway integrieren.,
4) Rationalisierung der Zahlungsbedingungen
Die periodische Rationalisierung inkonsistenter Zahlungsbedingungen ist eine gute Technik, um redundante Zahlungsbedingungen zu identifizieren und zu beseitigen, die anfällig für Zahlungsverzögerungen sind und nicht gemäß dem ursprünglichen Vertrag ausgerichtet sind. Eine kürzere Zahlungsfrist kann Ihr Betriebskapital verbessern, während eine längere Laufzeit für den Kunden von Vorteil ist. Bei einem Rationalisierungsansatz für Zahlungsfristen geht es darum, beide Aspekte in Einklang zu bringen und sich für eine optimale und praktikable Laufzeit zu entscheiden.,
5) Vorzeitige Zahlungserinnerungen
Eine effektive Inkassostrategie, können Sie die automatische Einrichtung von Zahlungserinnerungen paar Tage vor dem tatsächlichen Fälligkeitsdatum in Betracht ziehen. Oft zahlen Kunden nicht absichtlich zu spät, sondern zu spät, da sie angesichts der Tatsache, dass sie zu viele Rechnungen zur Hand haben, vergessen. Automatische Erinnerungen können für diese Kunden ein freundlicher Anstoß sein und die rechtzeitige Zahlung erleichtern, wenn sie sich dem Fälligkeitsdatum der Rechnung nähern.,
6) Rechtzeitige Rechnungsstellung
Es ist wichtig, Ihre Rechnung zu generieren, sobald die Bestellung geliefert wird, anstatt darauf zu warten, dass der Lieferant nach der Zahlung jagt. Ein definiertes Abrechnungsdatum zusammen mit einem festen Fälligkeitsdatum ist hilfreich für Ihre Kunden, um den bevorstehenden Abrechnungszyklus vorherzusagen und pünktliche Zahlungen zu leisten. Die Planung eines Fälligkeitsdatums, das näher am Zahlungslauf des Kunden liegt, ist eine intelligente Möglichkeit, schnelle und schnelle Zahlungen sicherzustellen.,
7) Förderung einer gesunden Beziehung zu Kunden
Eine gute Beziehung und proaktive Kommunikation tragen wesentlich zur Lösung zahlungsbezogener Probleme mit Kunden bei. Führen Sie ein transparentes und offenes Gespräch mit dem Kunden, wenn Sie einen Trend wiederkehrender verspäteter Zahlungen bemerken. Eine gesunde Beziehung kann eine konstruktive Diskussion zwischen den beiden Parteien erleichtern, um die zugrunde liegenden Gründe für Zahlungsverzug zu verstehen und zu einem konstruktiven Abschluss zu kommen, um das Problem unverzüglich anzugehen.,
8) Aufrechterhaltung der Striktheit mit Zahlungsbedingungen
Während ein gelegentlicher Verzicht akzeptabel sein könnte, um Beziehungen aufzubauen, ist es jedoch keine gute Praxis, den Kunden weiterhin Gnadenfristen anzubieten, da sie dazu neigen, selbstgefällig zu werden und ihre Rechnungen ständig zu spät zu bezahlen. Es ist wichtig, dass Sie ihnen klar machen, dass die Zahlungsbedingungen festgelegt sind, es sei denn, sie werden offiziell angedeutet, und bei verspäteten Zahlungen werden Strafen einschließlich und bis zur Aussetzung der Erfüllung neuer Bestellungen bis zum Zeitpunkt der überfälligen Zahlung verhängt.,
9) Wöchentlicher Abgleich
Es ist wichtig,eine klare Sicht auf alle unbezahlten Rechnungen zu haben, sowohl aktuelle als auch überfällige, durch eine wöchentliche Abgleich Ihrer Forderungen. Dies wird Ihnen helfen, mögliche verspätete Zahlungen zu identifizieren, so dass Sie rechtzeitig Follow-ups initiieren können Zahlungen rechtzeitig zu entlocken.,
10) Anfordern einer Vorauszahlung
Dieser Ansatz eignet sich am besten für Großaufträge, bei denen Sie den Kunden bitten können, zu Beginn des Projekts eine pauschale Vorauszahlung zu leisten, mit dem Versprechen, den verbleibenden Betrag nach Abschluss der Bestellung zu begleichen. Dies schützt Sie vor potenziellen Verlusten und verbessert auch Ihren Cashflow.
Final Notes
Das Schreiben perfekter Rechnungszahlungsbedingungen kann schwierig sein. Die Verwendung einer benutzerfreundlichen Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, dies zu automatisieren., ProfitBooks bietet beispielsweise verschiedene Rechnungsvorlagen und Optionen zum Festlegen von Rechnungszahlungsbedingungen. Sobald es eingerichtet ist, können Sie aufhören, sich Gedanken darüber zu machen und sich darauf konzentrieren, schneller bezahlt zu werden.
Erstellen Sie jetzt schöne Rechnungen mit ProfitBooks