Fragen Sie jeden professionellen Athleten oder Geschäftsführer, wie sie erfolgreich wurden, und sie werden Ihnen sagen, dass sie einen Prozess gemeistert haben. Indem sie herausfanden, welche ihrer Gewohnheiten zum Erfolg führten und welche nicht, konnten sie ihre Effizienz, Effektivität und Produktivität bei der Arbeit verbessern.
Die Implementierung eines Prozesses in ein Unternehmen, eine Abteilung oder sogar ein Team ist jedoch ein völlig anderes Tier als die Verfeinerung Ihres persönlichen Prozesses., Wie verfolgen Sie bei so vielen beweglichen Teilen jeden Aspekt des Prozesses Ihres Unternehmens und wie verfeinern Sie ihn, was noch herausfordernder und wichtiger ist?
Seit fast 50 Jahren sind Datenflussdiagramme eines der einfachsten und effektivsten Werkzeuge für Unternehmen, um neue Prozesse oder Systeme zu verstehen, zu perfektionieren und zu implementieren. Sie sind visuelle Darstellungen Ihres Prozesses oder Systems, sodass sie leicht zu verstehen und zu beschneiden sind.
Bevor wir uns damit befassen, wie Datenflussdiagramme Ihnen helfen können, die Systeme oder Prozesse Ihres Unternehmens zu verfeinern, gehen wir jedoch darüber hinaus, was genau es ist.,
Was ist ein Datenflussdiagramm (DFD)?
Ein Datenflussdiagramm oder ein DFD ist eine visuelle Darstellung des Informationsflusses eines Prozesses oder Systems. Durch die Abbildung des Datenflusses Ihres Prozesses oder Systems helfen DFDs Ihnen, Ihren Prozess oder Ihr System besser zu verstehen, seine Knicke aufzudecken, zu verbessern und Ihnen sogar bei der Implementierung eines neuen Prozesses oder Systems zu helfen. DFDs können von einfachen Übersichten bis hin zu komplexen, granularen Darstellungen eines Prozesses oder Systems reichen.,
DFDs wurden in den 1970er Jahren populär und konnten ihre weit verbreitete Verwendung beibehalten, indem sie leicht verständlich waren. Die visuelle Darstellung der Funktionsweise eines Prozesses oder Systems kann die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen und komplexe Konzepte besser erklären als Textblöcke, sodass DFDs fast jedem helfen können, die Logik und Funktionen eines Systems oder Prozesses zu erfassen.
Es gibt zwei Arten von DFDs-logisch und physisch. Logische Diagramme zeigen den theoretischen Prozess des Verschiebens von Informationen durch ein System an, z. B. woher die Daten stammen, wohin sie gehen, wie sie sich ändern und wo sie landen.,
Physikalische Diagramme zeigen Ihnen den praktischen Prozess des Verschiebens von Informationen durch ein System, z. B. wie die spezifische Software, Hardware, Dateien, Mitarbeiter und Kunden Ihres Systems den Informationsfluss beeinflussen.
Sie können entweder logische oder physikalische Diagramme verwenden, um denselben Informationsfluss zu beschreiben, oder Sie können sie in Verbindung verwenden, um einen Prozess oder ein System auf einer detaillierteren Ebene zu verstehen. Bevor Sie jedoch eine DFD verwenden können, um den Informationsfluss Ihres Systems oder Prozesses zu verstehen, müssen Sie die Standardnotationen oder Symbole kennen, die zur Beschreibung verwendet werden.,
Datenflussdiagrammsymbole
Datenflussdiagrammsymbole sind standardisierte Notationen, wie Rechtecke, Kreise, Pfeile und Kurztextbeschriftungen, die die Datenflussrichtung eines Systems oder Prozesses, Dateneingaben, Datenausgaben, Datenspeicherpunkte und seine verschiedenen Teilprozesse beschreiben.
Yourdon & Coad und Gene & Sarson sind die beiden Hauptnotationsmethoden, die in DFDs verwendet werden, und beide verwenden Formen und Beschriftungen, um die vier Hauptelemente einer DFD darzustellen-externe Entität, Prozess, Datenspeicher und Datenfluss.,
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1. Externe Entität
Eine externe Entität, die auch als Terminatoren, Quellen, Senken oder Akteure bezeichnet wird, ist ein externes System oder Prozess, der Daten zum und vom Diagrammsystem sendet oder empfängt. Sie sind entweder die Quellen oder Ziele von Informationen, daher werden sie normalerweise an den Rändern des Diagramms platziert.
2. Prozess
Prozess ist eine Prozedur, die die Daten und ihren Fluss manipuliert, indem eingehende Daten genommen, geändert und eine Ausgabe damit erzeugt werden., Ein Prozess kann dies tun, indem er Berechnungen durchführt und Logik verwendet, um die Daten zu sortieren oder ihren Richtungsfluss zu ändern. Prozesse beginnen normalerweise oben links im DFD und enden unten rechts im Diagramm.
3. Datenspeicher
Datenspeicher enthalten Informationen für die spätere Verwendung, z. B. eine Datei mit Dokumenten, die auf die Verarbeitung warten. Dateneingaben fließen durch einen Prozess und dann durch einen Datenspeicher, während Datenausgänge aus einem Datenspeicher und dann durch einen Prozess fließen.
4., Datenfluss
Datenfluss ist der Pfad, den die Systeminformationen von externen Entitäten durch Prozesse und Datenspeicher nehmen. Mit Pfeilen und prägnanten Beschriftungen kann der DFD Ihnen die Richtung des Datenflusses anzeigen.
Bevor Sie jedoch mit der Zuordnung von Datenflussdiagrammen beginnen, müssen Sie vier Faustregeln befolgen, um eine gültige DFD zu erstellen.
1. Jeder Prozess sollte mindestens einen Eingang und einen Ausgang haben.
2. Jeder Datenspeicher sollte mindestens einen Datenfluss und einen Datenfluss haben.
3. Die gespeicherten Daten eines Systems müssen einen Prozess durchlaufen.
4., Alle Prozesse in einem DFD müssen mit einem anderen Prozess oder Datenspeicher verknüpft sein.
Die verschiedenen Ebenen von DFDs und das Datenflussdiagramm auf Kontextebene
DFDs können von einfachen Übersichten bis hin zu komplexen, granularen Darstellungen eines Systems oder Prozesses mit mehreren Ebenen reichen, nummeriert von 0 bis darüber hinaus. Die gebräuchlichsten und intuitivsten DFDs sind jedoch DFDs der Stufe 0, die als Kontextdiagramme bezeichnet werden. Sie sind verdauliche, hochrangige Übersichten über den Informationsfluss durch ein System oder einen Prozess, so dass fast jeder es verstehen kann.,
Level 1 DFDs sind immer noch breite Übersichten eines Systems oder Prozesses, aber sie sind auch detaillierter-sie zerlegen den einzelnen Prozessknoten des Systems in Unterprozesse. DFDs der Stufe 2 tauchen noch tiefer ins Detail ein, indem sie jeden Prozess in körnige Unterprozesse aufteilen. Jede DFD, die über Level 2 hinausgeht, ist selten – es gäbe zu viele Details, die ihren ursprünglichen Zweck, leicht zu verstehen, zunichte machen.,
DFD-Beispiel
Fachleute in verschiedenen Branchen wie Software Engineering, IT, Business und Produktmanagement & können DFDs verwenden, um ein neues System oder einen neuen Prozess besser zu verstehen, zu verfeinern oder zu implementieren.
Um Ihnen zu helfen, ein konkretes Verständnis dafür zu entwickeln, wie ein DFD aussieht und wie es die komplexen Systeme und Prozesse Ihres Unternehmens vereinfachen kann, finden Sie hier ein Beispiel für ein Datenflussdiagramm auf Kontextebene eines DVD-Ausleihsystems wie Redbox.,
In diesem DFD ist der Kunde die Informationsquelle, das DVD-Ausleihsystem der Prozess, der Datenfluss und der Datenspeicher und der Ladenbesitzer das Ziel der Informationen.
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Perfektionieren Sie Ihren Prozess
Jeder große Sportler, Manager, Geschäftsmann oder Service konzentriert sich nicht nur darauf, einem herausragenden Prozess zu folgen, sondern sie sind auch besessen davon, ihn zu perfektionieren. Das Erstellen und Verfeinern eines effektiven Prozesses ist jedoch eine der schwierigsten Aufgaben in der Arbeitswelt., Wenn Sie jedoch den Prozess Ihres Unternehmens anhand von Datenflussdiagrammen bewerten können, wird Ihr Unternehmen genau wissen, wie es zu meistern ist.
