Nogle gange er din faktura den sidste kommunikation, du har med din klient, og det er meget vigtigt at efterlade varigt indtryk. Hos ProfitBooks har vi set mange virksomheder lider af forsinkede betalinger på grund af ukorrekte faktura betalingsbetingelser. I dette indlæg har jeg forklaret, hvordan man skriver faktura betalingsbetingelser, der kan hjælpe dig med at få betalt hurtigere.,
en betalingsperiode angiver antallet af dage, der er tilgængelige for kunden til at betale for de varer eller tjenester, der er leveret af leverandøren. Enhver virksomhed kræver en stabil driftskapital til at opfylde sine driftsomkostninger som løn, logistik osv. samt midler til fortsat ekspansion. Betalingsforsinkelser kan forstyrre pengestrømmen, hvilket resulterer i mangel på kontanter, der kræves for at købe råvarer for at fremstille slutprodukterne og / eller vokse virksomheden gennem erhvervelse eller fusion., Dette er især udfordrende for små virksomheder eller nystartede virksomheder, der ikke har råd til betalingsforsinkelsen. Derfor opstår behovet for optimale betalingsbetingelser og klarhed i betalingsperioden repræsentation på fakturaer.
her er 5 tips til at skrive effektive faktura betalingsbetingelser
1) faktura ordlyd
det er vigtigt at komme på tværs som høflig og professionel, mens ordlyden din faktura. Venlige sætninger som ‘venligst foretage betalingen til tiden’, ‘venligst betale din faktura inden for 5.dage’ og ‘tak for benytter vores service’ kan øge betalingen Sandsynlighed med mere end 5 procent., Høflighed skaber et positivt billede af virksomheden og øger sandsynligheden for at blive betalt til tiden.2) specificeret Layout
En detaljeret beskrivelse af de fakturerede varer, f.eks. Dato for modtagelse af varer, beskrivelse af leverede varer, pris pr. enhed, samlet pris, afgiftsbeløb osv. vil sikre, at sælgeren er klar over, hvad han eller hun betaler for, og fakturaen har en bedre chance for at få betalt til tiden. Ligeledes er det vigtigt at fastslå med kunden om, hvad alle detaljer er obligatoriske og bør nævnes på fakturaen for at undgå faktura afvisning og betalingsforsinkelse., Mange leverandører har specifikke krav som levering af Indkøbsordrenummer, faktura, der skal gøres opmærksom på en bestemt person eller afdeling, regning til / skib til adresser osv. på fakturaen kopi. Manglende overholdelse af disse specifikationer kan påvirke rettidige betalinger negativt.
3) dage vs. Netto
mens udtryk som net 30 eller net 45 er almindelige i forretningsforretning, men de er mindre populære blandt dem, der har begrænset forståelse af finansterminologier. Udtryk som’ på grund af modtagelse ‘ er vage og underlagt ens egen fortolkning., Brug af ord som ‘dage’ i stedet for’ netto ‘og inkludering af specifikke betalingsbetingelser som’ på grund af 60 dage ‘ har et bedre udsigt til at komme igennem til kunden med øgede chancer for rettidige betalinger.4) antydning af et sent gebyr
det er en god ide at gentage virkningen af forsinket betaling ved at notere fakturaen om anvendeligheden af et sent gebyr, hvis betalingen krydser forfaldsdatoen. Dette tilføjer haster til fakturaen og sætter byrden af rettidig betaling på til kunden., Tilføjelse af en sen gebyr advarsel kan påvirke hurtigere betaling ved at uddanne kunden om konsekvenserne af at betale for sent og lette prioriteringen af disse fakturaer frem for andre verserende regninger.5) betalingspolitik med korte vilkår
mens længere betalingsbetingelser er mulige for få kunder, er det dog tilrådeligt, at du forhandler med kunder om kortere betalingsbetingelser som 15 eller 30 dage, mens du etablerer dit forhold til kunderne. En kortere lønperiode vil sikre hurtigere cash Flo.og tilstrækkelig driftskapital til at opfylde dine forretningsmæssige krav.,
optimale betalingsbetingelser
selvom forskellige virksomheder har deres egne tilpassede betalingsbetingelser i overensstemmelse med deres forretningstype og kapitalkrav, er der dog få fælles faktura betalingsbetingelser, der betragtes som industristandarder. Tjek disse betalingsbetingelser og deres betydning.,
- Net-7 – Betaling i 7 dage fra faktura dato
- Net 10 – Betaling i 10 dage fra faktura dato
- Netto 30 – Betaling i 30 dage fra faktura dato
- Net 60 – Betaling i 60 dage fra faktura dato
- Net 90 – Betaling i 90 dage fra faktura dato
- COD – Kontant ved Levering
- CIA – dankort
- PIA – Betaling på Forhånd
- 1% 10 Netto 30 – Kunden er berettiget til 1% rabat, hvis betalingen er modtaget senest 10 dage., Der opkræves fuld betaling efter 10 dage, og den samlede due date er 30 dage fra faktura dato
- Contra Betaling – Betaling fra kunden blive modregnet forbrugsstoffer købt hos kunden
Nu, at vi har forstået den kunst at skrive effektive faktura, betaling, vilkår,, lad os se på nogle måder at forkorte kvittering cyklus:
1) Faktura indsendelse metode
I fortiden, snail mail var den mest foretrukne mulighed for afsendelse af fakturaer til kunder eller leverandører., Imidlertid, Faldgruben ved denne tilgang er, at mange gange, fakturaer bliver forkert placeret i transit, og dette realiseres ikke, før det tidspunkt, hvor der er en betalingsforsinkelse, eller en påmindelse sendes til kunden. En alternativ til dette er e-fakturering, hvor leverandører nemt kan logge ind på en portal, uploade deres fakturaer og indsende deres fakturaer online. Leverandører og leverandører / kunder vil modtage en anmeldelse post vellykket indsendelse giver bedre kontrol over hele processen. Den anden mulighed er at udstede fakturaer via e-mail., Begge muligheder er papirløse, hurtige, omkostningseffektive, nemme at spore og bekvemme for begge parter.2) rabat for tidlig betaling
alle kan lide incitamenter, og dine kunder er ikke forskellige. At tillade en rabat for tidlig betaling kan motivere kunderne til at prioritere dine regninger over andre og betale dem på forhånd. Det er en almindelig praksis at tilbyde 1% eller 2% rabat på det samlede fakturabeløb, hvis fakturaen betales inden for en bestemt periode, der er forud for forfaldsdatoen. F. eks.1% 10 – 30 netto., Dette er en winin-.in for begge, da kunden kan nyde en nedsat sats, mens leverandøren kan drage fordel af tidsbetalinger.
3) Flere betalingsmuligheder
Dette er den æra af digitale bank-og forbrugerne er i stigende grad bevæger sig væk fra den traditionelle tilgang af kontanter eller check betaling til netbank. Betalingsmuligheder som EFT (Electronic Fund Transfer) og betalingskort / kredit betaling er hurtigere og sikrere, da de hjælper dig med at få betalt hurtigere og reducere chancerne for svig., Det er klogt at medtage online betalingsmuligheder i dine fakturaer, da kunderne er mere tilbøjelige til at få adgang til et betalingslink for at foretage betaling, mens de er på arbejde eller inden for deres hjem, snarere end at skulle besøge banken for at indbetale kontanter eller check.
Lær, hvordan du tilføjer ‘Betal nu’ – knappen på fakturaer ved at integrere en betalingsgate .ay.,4) rationalisering af betalingsbetingelser
periodisk rationalisering af inkonsekvente betalingsbetingelser er en god teknik til at identificere og afskaffe overflødige betalingsbetingelser, der er tilbøjelige til betalingsforsinkelser og ikke er justeret i henhold til den oprindelige kontrakt. En kortere lønperiode kan forbedre din arbejdskapital, mens en længere sigt er gavnlig for kunden. En metode til rationalisering af betalingsperioden ser på at afbalancere begge aspekter og vælge en periode, der er optimal og levedygtig.,5) påmindelser om tidlig betaling
En effektiv indsamlingsstrategi kan du overveje automatisk opsætning af betalingspåmindelser et par dage før den faktiske forfaldsdato. Ofte betaler kunderne ikke sent med vilje, men er sent, da de har tendens til at glemme, at de har for mange fakturaer til rådighed. Automatiske påmindelser kan fungere som et venligt skub for disse kunder og lette rettidig betaling, når de nærmer sig fakturaens forfaldsdato.,6) rettidig fakturering
det er vigtigt at generere din faktura, så snart ordren er leveret i modsætning til at vente på, at leverandøren begynder at jage efter betalingen. At have en defineret faktureringsdato sammen med en fast betalingsdato er nyttigt for dine kunder at forudsige den kommende faktureringsperiode og foretage rettidige betalinger. Planlægning af en forfaldsdato, der er tættere på kundens betalingskørsel, er en smart måde at sikre hurtige og hurtige betalinger.,
7) fremme sundt forhold til kunder
En god rapport og proaktiv kommunikation går langt i at løse betalingsrelaterede problemer med kunderne. Har en gennemsigtig og oprigtig diskussion med kunden, når du bemærker en tendens til tilbagevendende forsinkede betalinger. Et sundt forhold kan lette en konstruktiv diskussion mellem de to parter for at forstå de underliggende årsager til forsinket betaling og komme til en konstruktiv konklusion for at løse problemet hurtigt.,
8) Fastholde stringens med betalingsbetingelser
Mens en lejlighedsvis ophævelse kan være acceptabelt at opbygge relationer, men det er ikke en god ide at holde tilbyder afdragsfrie perioder til de kunder, som de har tendens til at blive eftergivende og har tendens til at være evigt sent ude med at betale deres fakturaer. Det er vigtigt, at du får dem til at indse, at betalingsbetingelserne er fastsat, medmindre de formelt er angivet, og forsinkede betalinger vil medføre sanktioner, herunder og op til suspension af enhver ny ordreudførelse indtil det tidspunkt, hvor den forsinkede betaling er realiseret.,9) ugentlig afstemning
Det er vigtigt at have et klart overblik over alle ubetalte fakturaer, både aktuelle og forfaldne, ved at gennemføre en ugentlig afstemning af dine tilgodehavender. Dette vil hjælpe dig med at identificere potentielle forsinkede betalinger, så du kan indlede rettidig opfølgning for at fremkalde betalinger til tiden.,
10) anmodning om en forhåndsbetaling
ikke helt egnet til små ordrer, denne tilgang er bedst egnet til bulkordrer, hvor du kan anmode kunden om at foretage et engangsbeløb forudbetaling ved projektets begyndelse med et løfte om at afvikle det resterende beløb efter ordreafslutning. Dette vil beskytte dig mod potentielle tab og også forbedre dit cash Flo..
endelige noter
skrivning perfekt faktura betalingsbetingelser kan være en vanskelig opgave. Brug af en brugervenlig regnskabssoft .are kan hjælpe dig med at automatisere dette., For eksempel tilbyder ProfitBooks forskellige faktura skabeloner og muligheder for at indstille faktura betalingsbetingelser. Når det er konfigureret, kan du stoppe med at bekymre dig om det og fokusere på at få betalt hurtigere.start med at oprette smukke fakturaer med ProfitBooks nu