Madame Lelica

Se Video – Hvordan at Sortere Efter efternavn I Excel

Hvis du arbejder med navne datasæt, sortering det er en af de fælles opgaver, som du ville have til at gøre ofte.

det er ret nemt at sortere data alfabetisk baseret på det fulde navn, hvor E .cel bruger det første tegn i navnet til at sortere.

men hvad nu hvis du vil sortere data efter efternavnet i E ?cel?,

selvom det ikke er så ligetil, kan det stadig gøres (meget afhænger også af, hvordan Navne data er struktureret).uanset hvilken metode du bruger, skal du på en eller anden måde udtrække efternavnet fra det fulde navn og sætte det i en separat kolonne. Du kan derefter bruge denne kolonne til at sortere dine data efter efternavnet alfabetisk.i denne e .cel-tutorial vil jeg vise dig, hvordan du sorterer en kolonne med navne baseret på efternavnet.

så lad os komme i gang!,

Uddrag og Sorter efter efternavn ved hjælp Find og erstat

det første trin til sortering efter efternavn er at få efternavnet i en separat kolonne.

Du kan gøre det ved at erstatte alt før efternavnet med et tomt, så du kun har efternavnet tilbage.antag, at du har et datasæt som vist nedenfor, og du vil sortere disse data alfabetisk ved hjælp af efternavnet.,

Nedenfor er de skridt til at sortere efter efternavn:

1. Vælg datasæt, herunder header (i dette eksempel, ville det være A1:A10)
2. Kopiér det i den tilstødende kolonne (hvis den tilstødende kolonne, ikke er tom, skal du indsætte en ny kolonne og derefter kopiere disse navne)
3. Omdøb den kopierede kolonneoverskriften. I dette eksempel vil jeg navngive ‘efternavn’
4. Vælg alle de kopierede navne (vælg ikke overskriften)
5. Hold kontroltasten nede, og tryk derefter på H-tasten. Dette åbner dialogboksen Find og erstat.,
6. I feltet søg, indtaste * (stjerne symbol efterfulgt af et mellemrum)
7. Efterlad feltet Erstat med tom
8. Klik på Erstat Alle. Dette vil øjeblikkeligt erstatte alle fornavne, og du vil kun blive efterladt med efternavne.

ovenstående trin ville beholde efternavnet og fjerne alt før det. Dette fungerer godt, selv når du har mellemnavne eller præfikser (såsom Mr. eller Ms).,

Når du har efternavne i den tilstødende kolonne, kan du nemt sortere datasættet (inklusive de fulde navne) alfabetisk baseret på efternavnet.

nedenfor er trinnene til at sortere efter efternavnet:

1. Vælg hele datasættet med overskrifter (inklusive de fulde navne og de udpakkede efternavne)., Du kan også medtage andre kolonner, som du ønsker at sortere, sammen med navne
2. Klik på fanebladet Data
3. Klik på Sorter
4. I dialogboksen Sorter, sørg for, at ‘Mine data har overskrifter’ er valgt.,
5. I ‘Sorter efter’ valgmulighed, skal du vælge navnet på den kolonne, der har bare den sidste navn
6. I ‘Sortere’, vælg ‘Celle Værdier’
7. I den Rækkefølge mulighed, vælg “A til Z”
8. Klik på OK

ovenstående trin vil sortere hele det valgte datasæt, baseret på det efternavn.

Når du er færdig, kan du slette den kolonne, der har efternavnet.,

Uddrag og Alfabetiser efter efternavn ved hjælp af Formel

mens metoden, der er vist ovenfor (ved hjælp af Find og erstat), er det, jeg foretrækker at få alle efternavne og sortere baseret på det, er en begrænsning af det, at de resulterende data er statisk.,

dette betyder, at hvis jeg tilføjer flere navne til min liste, bliver jeg nødt til at gøre den samme proces igen for at få efternavne.

Hvis dette er noget, du ikke ønsker, kan du bruge formelmetoden til at sortere data efter efternavne.

Antag, at du har datasættet som vist nedenfor.

nedenfor er formlen, der udtrækker efternavnet fra det fulde navn:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))

ovenstående formel er afhængig af mønsteret med et fuldt navn (der kun indeholder for-og efternavn i dette eksempel)., Mønsteret er, at der ville være et mellemrum mellem for-og efternavn.

FIND-funktionen bruges til at få placeringen af mellemrumstegnet. Denne værdi trækkes derefter fra den samlede længde af navnet for at få det samlede antal tegn i efternavnet.

denne værdi bruges derefter i den rigtige funktion til at få efternavnet.

Når du har kolonnen efternavn, Kan du sortere disse data (Dette er dækket i den første metode i detaljer).ovenstående formel fungerer, når du kun har for-og efternavne.

men hvad nu hvis du også har et mellemnavn., Mr eller Ms.)

i et sådant tilfælde skal du bruge nedenstående formel:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

ovenstående formel finder placeringen af det sidste rumtegn og bruger det derefter til at udtrække efternavnet.

Jeg anbefaler, at du bruger den anden formel i alle tilfælde, og den er mere idiotsikker og kan håndtere alle sager (så længe efternavnet er i slutningen af navnet).Bemærk: Disse to formler er afhængige af den betingelse, at der kun er et mellemrum mellem hvert navneelement., Hvis der er dobbelt mellemrum eller førende/efterfølgende mellemrum, giver denne formel forkerte resultater. I et sådant tilfælde er det bedst at bruge TRIM-funktionen til først at slippe af med ledende, efterfølgende og dobbelte mellemrum og derefter bruge ovenstående formel.selvom dette kan virke som en kompliceret metode, er fordelen ved at bruge en formel, at det gør resultaterne dynamiske. Hvis du tilføjer flere navne til din liste, skal du blot kopiere formlen, og den giver dig efternavnet.

brug af tekst til kolonner

tekst til kolonner er igen en enkel og nem måde at opdele celler i E .cel.,

Du kan angive afgrænseren (såsom komma eller mellemrum) og bruge den til at opdele indholdet af cellen. Når du har de delte elementer i separate kolonner, kan du bruge kolonnen, der har efternavnet til at alfabetisere dataene.

Antag at du har et datasæt, som vist nedenfor:

Nedenfor er de skridt til at bruge Tekst i Kolonne at sortere efter efternavn:

1. Vælg den kolonne, der har det navn (bortset fra overskriften)
2. Klik på fanebladet Data
3. I ‘Data Tools” – gruppe, klik på Tekst til Kolonner mulighed., Dette vil åbne Tekst til Kolonner guiden
4. i Trin 1 I ” Konverter Tekst til Kolonner-Guiden, skal du vælge ‘Afgrænset’ og klik på Næste
5. I Trin 2, skal du vælge “Space”, som Skilletegn (og fjerne markeringen af noget andet, hvis det er valgt), og klik derefter på Næste-knappen.
6. i Trin 3 skal du vælge kolonnen fornavn i dataeksemplet og derefter vælge indstillingen ‘Importer ikke kolonner (spring over)’. Dette sikrer, at fornavnet ikke er en del af resultatet, og at du kun får efternavnet.,
7. også i Trin 3 skal du ændre destinationscellen til den, der støder op til de originale data. Dette vil sikre dig, at du får efternavnet separat, og originale navne data er intakte.
8. Klik på Udfør

Når du har resultatet, kan du sortere efter efternavn.

Du kan også tekst til kolonner for at adskille for-og efternavne, når du har et komma som separator.,

brug af Flash Fill

en anden hurtig og hurtig måde at få efternavne på er at bruge Flash Fill-funktionen.

Flash Fill blev introduceret i e .cel 2013, og det hjælper med at manipulere dataene ved at identificere mønstre. For at dette skal fungere, skal du vise Flash Fill det resultat, du forventer et par gange.

Når det identificerer mønsteret, vil det hurtigt gøre resten af arbejdet for dig.

Antag, at du har nedenstående navne datasæt.,

nedenfor er trinnene til at bruge Flashfyldning for at få efternavnet og derefter sortere ved hjælp af det:

1. i celle B2 skal du indtaste teksten ‘Maury’. Dette er det resultat, du forventer i cellen.
2. gå til den næste celle og indtast efternavnet for navnet i den tilstødende celle (Elliot i dette eksempel).
3. Vælg begge celler
4. Hold markøren hen over den nederste højre del af markeringen. Du vil bemærke, at markøren skifter til et plus-ikon.
5. Dobbeltklik på det (eller klik og træk det ned)., Dette vil give dig noget resultat i cellerne (sandsynligvis ikke det ønskede resultat)
6. Klik på ikonet AutoFyld indstillinger.
7. Klik på Flash Fill

Dette vil give dig resultatet, som sandsynligvis vil være efternavne i alle cellerne.

Jeg siger sandsynligvis, da Flashfyldning muligvis ikke fungerer i nogle tilfælde. Da det afhænger af at identificere et mønster, kan det ikke være i stand til at gøre det altid. Eller nogle gange, det mønster, det dechiffrerer, er måske ikke det rigtige.,

i sådanne tilfælde skal du indtaste et forventet resultat i en eller to flere celler og derefter gøre trin 4-7.

Når du har alle efternavne i en kolonne, kan du sortere dataene baseret på disse efternavne.

så dette er fire forskellige måder, du kan bruge til at sortere data efter efternavnet. Den bedste metode ville være at bruge Find og erstat teknikken, men hvis du vil gøre dine resultater dynamiske, er formelmetoden vejen at gå.håber du fandt denne tutorial nyttig.,

Du kan også godt lide følgende Excel-tutorials:

• Hvordan at Sortere Efter Farve i Excel
• Hvordan til at Sortere Regneark i Excel
• Hvordan til at Sortere Data i Excel ved hjælp af VBA
• Automatisk Sortere Data i Alfabetisk Rækkefølge ved hjælp af Formel
• Hvordan man gør en Flere Plan Sortere Data i Excel