às Vezes, a sua factura é a última comunicação que você tem com o seu cliente e é muito importante sair de impressão duradoura. No ProfitBooks, vimos muitas empresas sofrer de atrasos de pagamento devido a condições de pagamento de faturas inadequadas. Neste post, eu expliquei como escrever as condições de pagamento da fatura que pode ajudá-lo a ser pago mais rápido.,
um prazo de pagamento indica o número de dias que estão disponíveis para o cliente pagar pelos bens ou serviços prestados pelo fornecedor. Qualquer negócio requer um capital de exploração estável para cobrir suas despesas operacionais como Salário, logística, etc. bem como fundos para a expansão contínua. Os atrasos de pagamento podem perturbar o fluxo de caixa que resulta na falta de dinheiro necessário para comprar matérias-primas a fim de fabricar os produtos finais e / ou crescer o negócio através da aquisição ou fusão., Isto constitui um desafio especial para as pequenas empresas ou para as empresas em fase de arranque que não podem pagar o atraso dos pagamentos. Por conseguinte, torna-se necessário optimizar as condições de pagamento e clarificar a representação em termos de prazos de pagamento nas facturas.
Aqui estão 5 dicas para escrever as condições efetivas de pagamento da fatura
1) Texto da fatura
é importante encontrar-se como educado e profissional, enquanto a formulação da sua fatura. Frases amistosas como “por favor, faça o pagamento a tempo”, “por favor, pague sua fatura dentro de XX dias” e “obrigado por aproveitar o nosso serviço” pode aumentar a probabilidade de pagamento em mais de 5 por cento., A delicadeza cria uma imagem positiva da empresa e aumenta a probabilidade de ser pago a tempo.
2) disposição detalhada
Uma descrição pormenorizada dos itens facturados, por exemplo, Data de recepção das mercadorias, descrição das mercadorias entregues, preço por unidade, preço total, montante fiscal, etc. irá garantir que o vendedor é claro sobre o que ele ou ela está pagando e a fatura tem uma melhor chance de ser pago a tempo. Da mesma forma, é importante verificar com o cliente o que todos os detalhes são obrigatórios e devem ser mencionados na fatura para evitar a rejeição da fatura e atraso de pagamento., Muitos vendedores têm requisitos específicos como o fornecimento de Número de ordem de compra, fatura a ser feita atenção a uma pessoa ou departamento particular, bill to / ship para endereços, etc. na cópia da factura. O não cumprimento destas especificações pode ter um impacto negativo nos pagamentos atempados.
3) Dias vs. Net
enquanto termos como net 30 ou net 45 são comuns em linguagem de negócios, mas eles são menos populares entre aqueles que têm compreensão limitada de terminologias financeiras. Termos como “devido na recepção” são vagos e sujeitos à própria interpretação., O uso de palavras como “dias” em vez de ” net “e a inclusão de termos de pagamento específicos como” devido em 60 dias ” têm uma melhor perspectiva de chegar ao cliente com maiores chances de pagamentos em tempo hábil.
4) Sugestão de uma taxa de atraso
é uma boa idéia para reiterar o impacto dos atrasos de pagamento por colocar uma nota na fatura, sobre a aplicabilidade de uma taxa de atraso, no caso de o pagamento atravessa a data de vencimento. Isto aumenta a urgência da factura e coloca o ónus do pagamento atempado ao cliente., A adição de uma reserva de taxas tardias pode influenciar o pagamento mais rápido, educando o cliente sobre as repercussões do pagamento tardio e facilitando a priorização dessas faturas sobre outras contas pendentes.
5) Política de pagamento com prazos curtos, enquanto os prazos de pagamento mais longos são viáveis para poucos clientes, no entanto, é aconselhável que você negoceie com clientes para prazos de pagamento mais curtos, como 15 ou 30 dias, ao estabelecer o seu relacionamento com os clientes. Um prazo de pagamento mais curto irá garantir um fluxo de caixa mais rápido e um capital de trabalho adequado para atender às suas necessidades de Negócio.,
Ideal Condições de Pagamento
Enquanto diferentes empresas têm o seu próprio personalizado, condições de pagamento, de acordo com o seu tipo de negócio e os requisitos de capital, ainda há poucos comum termos de pagamento da factura que são considerados como padrões da indústria. Confira estes Termos de pagamento e seu significado.,
- Net 7 – o Pagamento devido, em 7 dias a partir da data da factura
- Net 10 – Pagamento devido em 10 dias a partir da data da factura
- Net 30 – o Pagamento devido no prazo de 30 dias a partir da data da factura
- Net 60 – o Pagamento devido no prazo de 60 dias a partir da data da factura
- Net 90 – Pagamento em 90 dias a partir da data da factura
- COD – Dinheiro na Entrega
- CIA – Dinheiro Antecipadamente
- PIA – Pagamento Antecipado
- 1% 10 30 rede – Cliente é elegível para 1% de desconto se o pagamento for recebido no prazo de 10 dias., É necessário o pagamento integral após 10 dias e a data de conclusão é de 30 dias a contar da data da factura
- Contra Pagamento – Pagamento do cliente, que é compensado contra o material comprado do cliente
Agora que compreendi a arte de escrever efetivo pagamento da nota fiscal termos, vejamos algumas maneiras de reduzir o recibo de pagamento do ciclo:
1) Fatura método de envio
No passado, snail mail foi a opção preferida de envio de faturas para os clientes ou fornecedores., No entanto, a desvantagem desta abordagem é que muitas vezes, as faturas são deslocados em trânsito e isso não é realizado até que haja um atraso de pagamento ou um lembrete é enviado ao cliente. Uma alternativa a isso é a facturação eletrônica, em que os fornecedores podem facilmente entrar em um portal, fazer upload de suas faturas e enviar suas faturas on-line. Os fornecedores e Fornecedores / Clientes receberão uma notificação após apresentação bem sucedida, permitindo um melhor controle de todo o processo. A outra opção é emitir faturas por e-mail., Ambas as opções são sem papel, rápida, econômica, fácil de rastrear e conveniente para ambas as partes.
2) DESCONTO para pagamento antecipado
Todos gostam de incentivos e seus clientes não são diferentes. Permitir um desconto para o pagamento antecipado pode motivar os clientes a priorizar suas contas sobre os outros e pagá-las com antecedência. É uma prática comum oferecer um desconto de 1% ou 2% no montante total da fatura se a fatura for paga dentro de um prazo específico que está à frente da data de vencimento. Por exemplo, 1% 10 – net 30., Este é um win-win para ambos como o cliente pode desfrutar de uma taxa descontada, enquanto o fornecedor pode se beneficiar de pagamentos em tempo real.esta é a era da banca digital e os consumidores estão cada vez mais se afastando da abordagem tradicional do pagamento em dinheiro ou cheque para a banca online. Opções de pagamento como EFT (Electronic Fund Transfer) e débito / crédito pagamento são mais rápidas e mais seguras, pois ajudam você a ser pago mais rápido e reduzir as chances de fraude., É prudente incluir opções de pagamento on-line em suas faturas, uma vez que os clientes estão mais inclinados a acessar um link de pagamento para fazer o pagamento durante o trabalho ou dentro do conforto de suas casas, em vez de ter que visitar o banco para depositar dinheiro ou cheque.
Aprenda a adicionar o botão “Pagar Agora” nas facturas, integrando um gateway de pagamento.,a racionalização periódica de termos de pagamento inconsistentes é uma boa técnica para identificar e eliminar os Termos de pagamento redundantes que são propensos a atrasos de pagamento e não estão alinhados conforme o contrato original. Um prazo de pagamento mais curto pode melhorar o seu capital de exploração, enquanto um prazo mais longo é benéfico para o cliente. Uma abordagem de racionalização dos prazos de pagamento procura equilibrar ambos os aspectos e optar por um termo que seja óptimo e viável.,
5) chamadas de atenção para pagamentos antecipadas uma estratégia de cobrança eficaz, você pode considerar a criação automática de chamadas de atenção para pagamentos alguns dias antes da data de vencimento real. Muitas vezes os clientes não pagam tarde intencionalmente, mas são atrasados, pois tendem a esquecer, considerando o fato de que eles têm muitas faturas na mão. As chamadas de atenção automáticas podem funcionar como um empurrão amigável para estes clientes e facilitar o pagamento atempado à medida que se aproximam da data de vencimento da factura.,
6) facturação atempada
é importante gerar a sua factura assim que a encomenda é entregue, em vez de esperar que o fornecedor comece a perseguir o pagamento. Ter uma data de faturação definida, juntamente com uma data de pagamento fixo é útil para os seus clientes para prever o próximo ciclo de faturação e fazer pagamentos em tempo hábil. Agendar uma data de vencimento que está mais perto da execução de pagamento do cliente é uma maneira inteligente de garantir pagamentos rápidos e rápidos.,
7) promover uma relação saudável com os clientes uma boa relação e uma comunicação proativa vai de longe na resolução de problemas relacionados com pagamentos com os clientes. Ter uma discussão transparente e franca com o cliente sempre que você notar uma tendência de atrasos de pagamentos recorrentes. Uma relação saudável pode facilitar uma discussão construtiva entre as duas partes para compreender as razões subjacentes aos atrasos de pagamento e chegar a uma conclusão construtiva para abordar a questão prontamente.,manter o rigor com os Termos de pagamento enquanto uma isenção ocasional pode ser aceitável para construir relacionamentos, mas não é uma boa prática continuar oferecendo períodos de graça para os clientes, uma vez que eles tendem a se tornar complacentes e tendem a ser perenemente atrasados no pagamento de suas faturas. É essencial que você os Faça perceber que as condições de pagamento são fixadas a menos que formalmente intimados e os atrasos de pagamento irão incorrer em sanções, incluindo e até a suspensão de qualquer novo cumprimento da ordem até o momento em que o pagamento em atraso é realizado.,
9) reconciliação semanal
é importante ter uma visão clara de todas as faturas não pagas, tanto atuais como em atraso, através da realização de uma reconciliação semanal das suas contas a receber. Isto irá ajudá-lo a identificar potenciais atrasos de pagamento para que possa iniciar o acompanhamento atempado para obter pagamentos a tempo.,
10) solicitando um pagamento inicial
não inteiramente adequado para encomendas de pequenas dimensões, esta abordagem é mais adequada para encomendas de grandes quantidades, em que você pode solicitar ao cliente para fazer um pagamento único no início do projeto com a promessa de liquidar o montante restante após a conclusão da ordem. Isto irá protegê-lo de perdas potenciais e também melhorar o seu fluxo de caixa.
notas finais
escrever os Termos e condições de pagamento perfeitos da factura Pode ser complicado. Usar um software de contabilidade amigável pode ajudá-lo a automatizar isto., Por exemplo, ProfitBooks oferece vários modelos de fatura e opções para definir as condições de pagamento de fatura. Uma vez que é configurado, você pode parar de se preocupar com isso e se concentrar em ser pago mais rápido.
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